La première propose uniquement un support ambulatoire tandis que l’asbl Regenboog offre à la fois un support (semi-)résidentiel et une assistance à caractère ambulatoire à des adultes souffrant d’entraves en matière de logement et d’emploi du temps.
Les trois asbl sont des personnes juridiques distinctes, disposant chacune de leurs propres implantations à travers la région. Cette situation génère souvent des problèmes dans deux domaines spécifiques: la prise en charge des tâches; d’une part, et l’administration, de l’autre. Il est évident que l’une des priorités de Feniks est de pouvoir opérer de manière optimale en tant que réseau. L’asbl a dès lors déployé d’importants efforts ces dernières années afin de mettre en oeuvre une intégration et une informatisation poussée devant permettre un fonctionnement nettement plus ciblé du personnel et une extension de l’offre de services à destination des clients.
Des pionniers
Feniks utilise des logiciels comptables d’Exact Software depuis le début des années 90. Les potentiels technologiques ont sensiblement progressé depuis l’époque de ‘Cubic DOS’ et, ensuite, de ‘Cubic Pro’. En 2005, Feniks a franchi le pas vers le logiciel comptable en-ligne Exact Online. “Nous avons toujours eu une mentalité de pionnier. Lorsque nous avons l’impression que nous pouvons tirer avantage de quelque chose, nous n’hésitons pas à franchir un nouveau pas. Ce fut à nouveau le cas pour le passage à Exact Online”, déclare Gudrun Tack, responsable de la comptabilité.
“Dès l’instant où la décision de principe fut prise d’assurer une gestion centrale des 3 asbl, il devenait évident que la comptabilité devait, elle aussi, être intégrée. Dans la mesure où nous travaillons à partir de trois sites distincts, nous étions à la recherche d’un système souple et convivial, transparent, qui puisse être consulté par toutes les personnes des trois sites. Exact Online satisfaisait à l’ensemble de ces besoins”, poursuit-elle.
Transparence
Il est important pour Feniks de pouvoir effectuer des comparaisons entre les trois asbl. Pour ce faire, il lui faut pouvoir s’en référer à un historique. “Exact Online tient systématiquement à jour la totalité de l’historique de la comptabilité et nous permet d’interpeller les fournisseurs à propos de leurs prix. Par ailleurs, il est plus facile d’exporter et d’importer les données se trouvant dans Exact Online de telle sorte que nous puissions nous-mêmes effectuer les traitements nécessaires”, déclare Johan Baert, directeur administratif.
Convivialité
“Exact Online nous fait économiser une belle dose de paperasserie et de travail de recherche. Nous pouvons par exemple envoyer automatiquement des rappels de paiement par voie électronique ou associer directement un nouveau contrat signé et scanné à une fiche fournisseur. Lorsqu’on veut rechercher quelque chose, on ne doit dès lors plus perdre de temps à farfouiller dans les dossiers”, poursuit Johan Baert. “La page cockpit est l’une de mes favorites”, ajoute pour sa part Gudrun Tack. “Elle vous offre, en un seul coup d’oeil, une vue d’ensemble sur la solvabilité, les factures impayées et le nombre de jours restant avant de devoir procéder à la déclaration TVA. Je trouve cela très pratique et d’une grande clarté. Par ailleurs, grâce à Exact Online, je ne dois plus me préoccuper de sauvegardes ou de mises à jour dans la mesure où elles s’effectuent de manière entièrement automatique.”
Flexibilité
Exact Online répond également à l’exigence de flexibilité posée par Feniks. Le système modulaire, lui permet par exemple de déployer une comptabilité “sur mesure”, en ne payant que pour les modules dont elle a besoin. Il est par ailleurs à tout moment possible de rectifier des erreurs et d’effectuer des corrections. “Auparavant, il était par exemple nécessaire de finaliser la clôture de l’exercice avant de pouvoir poursuivre les enregistrements. Désormais, il demeure possible d’effectuer entre-temps d’autres opérations”, explique Gudrun Tack.
Exact Online permet également à l’utilisateur de solliciter le logiciel comptable à distance, une souplesse qu’apprécie tout particulièrement Feniks. “Nos collaborateurs peuvent ainsi consulter la comptabilité à partir des différents sites et suivre ce que les autres ont effectué. Nous évitons ainsi de devoir nous rencontrer physiquement, ce qui nous fait gagner beaucoup de temps et d’argent. Grâce à Exact Online, nous avons également toujours notre comptabilité “sous la main”, même lorsque nous sommes en déplacement”, confirme Johan Baert.
Service
Les deux collaborateurs de Feniks se disent enfin très satisfaits des services. “Le helpdesk apporte une assistance rapide et efficace”, confirment en choeur Gudrun Tack et Johan Baert. “Nous bénéficions d’un contact direct. Exact Software est également ouvert aux suggestions et aux retours d’information venant des utilisateurs. Nous leur avons par exemple signalé que nous n’utilisions pas pour l’instant le module de facturation existant parce qu’il n’est pas adapté à nos besoins spécifiques (*). Nous utilisons à la place une application qui a été développée au sein de notre secteur. Exact étudie actuellement la manière dont une connexion pourrait être établie entre les deux programmes de telle sorte que nos factures ne doivent plus être saisies manuellement à l’avenir. Ils écoutent leurs utilisateurs et essaient de fournir des solutions là où elles sont nécessaires.”
*Feniks est une asbl subventionnée qui opère dans le cadre d’un système strictement normé et sur base de ressources et d’un personnel qui lui sont alloués. En raison de son statut particulier, l’asbl est ce qu’on appelle un “assujetti mixte”. Cela signifie concrètement que sa facturation s’organise selon deux axes: une comptabilité clients, d’une part, et une comptabilité fournisseur, de l’autre. L’asbl n’est pas soumise à la TVA sur les 350 factures qu’elle envoie chaque mois aux clients qui bénéficient de ses prestations de services. Par contre, la législation sur la TVA est bel et bien d’application pour tout ce qui touche aux achats et ventes intervenant dans le cadre du fonctionnement de son atelier technique.
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