La transparence budgétaire est d’une extrême importance pour une petite association n’employant que deux permanents. “Notre fonctionnement tout entier dépend des chiffres”, déclare Evelien Dekens, responsable Politique & Recherche au KeM. “Un concours de circonstances a fait que l’on m’a demandé d’assumer également la comptabilité. Cela mobilisait une bonne partie de mon temps: me familiariser avec le logiciel, saisir les données, vérifier les saisies, etc. Nous nous sommes finalement tournés vers un comptable professionnel mais je continuais d’assurer moi-même une bonne partie du travail de préparation. Le logiciel existant s’avéra rapidement être un obstacle. Il était beaucoup trop complexe et pas le moins du monde convivial, ce qui me rendait trop dépendante du comptable et du fournisseur du logiciel.”
Outre Outre l’encaissement annuel des abonnements au trimestriel ‘Thuiszorgkrant’, le traitement des subsides et des dons , ainsi que l’édition et la vente de diverses publications engendrent toute une série d’opérations comptables. “Etant donné que je devais combiner la comptabilité avec mes autres activités et que je ne suis pas moi-même comptable de formation, j’avais besoin d’un programme convivial que je puisse maîtriser rapidement”, souligne Evelien Dekens. “Il était par ailleurs important pour moi de pouvoir travailler efficacement. J’estimais par exemple nécessaire de pouvoir intégrer directement les données existantes dans un nouveau système comptable. L’un des directeurs nous a finalement fait découvrir Exact Online.”
La convivialité et les potentiels du logiciel comptable en-ligne furent déterminants dans le choix du KeM. “Exact Online me permettait de me jeter à l’eau tout de suite. Pas besoin, pour cela, d’être une spécialiste. J’utilise essentiellement Exact Online pour l’administration, la facturation et le suivi des paiements” , poursuit Evelien Dekens. “En passant à un mode de boutique en-ligne, le KeM a déjà réussi à réduire considérablement le nombre de factures de vente. Un autre grand avantage d’Exact Online réside dans le fait que la version Premium me permet d’envoyer aussi bien les factures que les rappels de paiement aux clients sous forme numérique, directement à partir du système comptable. C’est beaucoup plus efficace. Et je ne dois plus me casser la tête avec des mises à jour de logiciel, , le renouvellement de licences et la prise de sauvegardes.” Evelien Dekens apprécie aussi beaucoup le fait qu’Exact Online, de par son caractère modulaire , riche en fonctionnalités, rend la comptabilité sensiblement plus transparente: “Je peux désormais procéder très facilement à des analyses des relevés de paiements ou tester certains scénarios de pistes comptables à l’aide du module Budgets. C’était certes également possible auparavant mais on ne pouvait pas le trouver dans le logiciel en un temps, deux mouvements.”
Exact Online offre également la possibilité à l’utilisateur de travailler avec le logiciel comptable à distance. Chose qui convient tout particulièrement au KeM étant donné que le trésorier et d’autres dirigeants n’habitent pas tous à proximité. Ils peuvent désormais ‘jeter un oeil’, eux aussi, sur la comptabilité. Et le site principal y gagne, lui aussi, une solution bien pratique dans la mesure où seuls une poignée de portables sont disponibles. “Dès l’instant où un visiteur externe vient s’ajouter, c’est la bagarre pour bénéficier d’un PC. Grâce à Exact Online, je peux accéder au logiciel comptable à partir de n’importe quel PC. Je pourrais donc également travailler à partir de chez moi”, déclare Evelien Dekens.
Le KeM est une petite association et les subsides des pouvoirs publics ne suffisent pas à garantir un fonctionnement confortable. Chaque nouvel investissement est donc soigneusement soupesé tandis que la direction veille à ce que l’argent de la communauté soit géré avec rigueur et efficacité. “Exact Online nous a d’ores et déjà permis d’améliorer pas mal de choses dans la gestion de notre comptabilité. Nous estimons que les avantages à long terme se définiront essentiellement en termes de gestion autonome et indépendante de notre comptabilité”, conclut Evelien Dekens.
>> Exact Online est un programme convivial à la mesure des asbl.
L’asbl Kenniscentrum Mantelzorg, en abrégé KeM, est la plus ancienne association d’assistance de proximité existant en Flandre ou à Bruxelles. Les dispensateurs de soins de proximité (ou auxiliaires de vie) apportent leur soutien à des personnes nécessitant des soins, vivant dans leur entourage. L’initiative est née en 1988 lorsqu’à l’occasion de l’étude “De stem van het thuismilieu”, publiée par la Fondation Roi Baudouin, on s’est pour la première fois intéressé au vécu, aux besoins et aux attentes des proches de personnes nécessitant des soins. L’émission que la BRT de l’époque a consacrée à cette enquête, dans son programme “Ommekaar”, a fait se rencontrer des familles qui soignaient un enfant, un partenaire ou un parent à domicile. Il était évident que quelqu’un devait prendre cette problématique à bras-le-corps. C’est ainsi que fut créé, en 1990, le groupe de travail Thuisverzorgers (dispensateurs de soins à domicile) qui allait devenir l’actuel KeM. A ses débuts, l’association n’eut droit à aucun subside et vécut de dons, de la vente de publications et du soutien des familles elles-mêmes. En 1999, le KeM fut reconnu comme association d’utilisateurs et de dispensateurs de soins de proximité dans le cadre du décret ‘Soins à domicile’ de la Communauté flamande. De concert avec 4 autres associations de soins de proximité, le KeM oeuvre aujourd’hui à la mise en oeuvre d’une meilleure politique des soins de proximité.
