Une procédure légale complexe
A l’instar de toutes les asbl, Legia a également nommé un trésorier qui a suivi une formation légale obligatoire de comptabilité pour les asbl auprès d’un centre de formation agréé. La procédure qui lui y a été enseignée pour la mise à jour des comptes s’est avérée particulièrement compliquée et difficile à suivre. La comptabilité des asbl aussi doit toujours être en règle. Dirk Willaert, président du conseil d’administration de Legia : « Notre trésorier ne pouvait plus garantir la chose avec le système actuel. En cas de surplus ou de manque il était obligé de rechercher les différences dans ses feuilles Excel. Et, par exemple, pour retrouver un produit acheté donné, il devait procéder de la même manière. Il n’était nullement question de facilité d’usage ni de structure et il était quasiment impossible de générer des listes. » Les dirigeants ont dès lors décidé de partir à la recherche d’une alternative.
Ils ont au demeurant testé un progiciel comptable alternatif, mais sans beaucoup de résultat. Il s’est bien vite avéré cher et peu convivial. Inge Coomans, comptable volontaire de Legia : « Au bureau nous travaillons avec Exact et nous en sommes très satisfaits. J’ai donc conseillé à Dirk d’étudier quelle solution d’Exact répondrait le mieux aux besoins d’une asbl, ce qui nous a conduit à Exact Online. »
Une asbl subsidiée
Afin de pouvoir garantir son fonctionnement, l’asbl Legia soumet chaque année différents dossiers de subside, notamment auprès des autorités publiques flamandes. Chaque asbl désirant faire appel à des subsides est tenue de tenir une comptabilité et de pouvoir démontrer de manière analytique quels projets ont été repris dans les livres. Dirk : « Si vous voulez, en tant qu’asbl, faire appel à des subsides, vous disposez d’un sérieux argument lorsque vous pouvez démontrer que vous disposez d’un programme comptable permettant de créer des listes pour chaque projet. Il s’agissait là d’une raison importante de passer à Exact Online. »
Un rapport qualité-prix avantageux
Dirk a finalement été séduit par le prix, la convivialité, le système modulaire et la formule tout-en-un d’Exact Online. « Exact Online a un prix très avantageux et de plus on sait avec précision ce que l’on paie chaque mois. Il n’y a pas de suppléments inattendus. Les mises à jour, l’entretien ainsi que le service du help desk sont tous compris dans l’abonnement mensuel », explique Dirk. Actuellement l’asbl Legia utilise le programme de base et le module pour la comptabilité analytique. « Etant donné qu’Exact Online est modulable, il ne faut payer que ce dont on a vraiment besoin et le programme peut évoluer au rythme de l’asbl », poursuit Inge. « L’asbl Legia a surtout besoin de la comptabilité analytique dans le cadre des subsides et pour un meilleur rapportage. Si nous voulons assumer la coordination de la Journée du Patrimoine pour le Musée de Velzeke l’an prochain, il est très pratique de pouvoir tout mettre sur un seul compte et d’en établir par la suite des listings pour le musée », poursuit-elle. Inge connaissait déjà Exact de son travail de tous les jours, mais Dirk aussi, qui n’a toutefois aucune formation de comptable, s’y est bien vite retrouvé. « Comme il s‘agit d’une application Internet, Exact Online est très intuitif et construit de façon logique. De plus le programme permet à plusieurs administrateurs de consulter simultanément la comptabilité. Tous peuvent suivre à distance et avant nous devions toujours déranger le trésorier lorsque nous avions besoin de tel ou tel renseignement », raconte Dirk. Et Inge poursuit : « Exact Online permet aussi d’importer et d’exporter facilement des données, ce qui n’était absolument pas possible auparavant. Et l’établissement des comptes annuels se fait d’un seul clic, là où par le passé nous devions tout calculer manuellement. » Avec Exact Online l’asbl Legia est également prête pour le futur. « Si l’asbl arrive à terme à reconstruire un site propre et si elle désire prévoir une cafétéria sur le terrain, elle sera assujettie à la TVA qui devra figurer dans la comptabilité. Exact Online traite sans problème les déclarations de la TVA », conclut Inge.
Plus d’informations sur l’asbl Legia – le forum pour l’étude de l’âge de fer
L’asbl Legia s’articule autour de trois piliers : éducation, information et récréation. L’éducation correspond à un apprentissage toute la vie durant : l’autodidactisme via l’archéologie expérimentale, mais également le transfert des connaissances lors d’événements historiques et au bénéfice des écoles via des ateliers de travail. L’asbl informe surtout via son site internet, mais aussi via la revue historique ‘Legia Bulletin’, via des conférences et via des stands informatifs lors d’événements. Pour ce qui est du volet récréatif, elle organisera par exemple, à l’occasion de la Journée du Patrimoine 2011 dans le Musée de Velzeke, un spectacle autour du thème ‘Conflit’. Pour plus d’informations : www.legia-forum.org
