Pour gérer cette croissance rapide, elle désirait se doter d’
une solution informatique à la fois plus performante et plus intégrée, couvrant la totalité de ses besoins, depuis le premier contact avec le membre jusqu’au suivi de ses activités et de son parcours sportif. “Les solutions dont nous disposions ne nous permettaient pas de faire face à la demande”, explique Pascal Wautier. “Je suis un sportif à la base et, en dépit de ma formation d’ingénieur civil, je ne suis pas véritablement un comptable.” Par contre, en sa qualité de sportif, évoluant qui plus est dans un environnement d’arts martiaux, il est très attaché à la rigueur. Une rigueur qu’il recherchait non seulement à l’échelle de l’administration générale et de la gestion sportive mais aussi au niveau de la comptabilité.
Souplesse et cohérence
La rencontre avec Exact Software s’est faite via la fiduciaire qui travaille pour l’académie et pour Pascal Wautier lui-même, en sa qualité d’indépendant. Après avoir étudié les besoins et contraintes de l’académie, la société lui a proposé de se tourner vers la solution Exact Online. N’étant pas comptable lui-même, Pascal Wautier dit avoir été quelque peu surpris, au départ, de se voir proposer de mettre en quelque sorte les mains dans le cambouis et de devoir se frotter à des opérations comptables. “Mais j’ai, d’emblée, été séduit par la solution. Le fait qu’il s’agisse d’une solution Web permet aux différentes personnes amenées à s’occuper de la comptabilité, c’est-à-dire moi-même, la secrétaire, le trésorier et la fiduciaire, de travailler en mode mobile. La solution s’insérait en outre parfaitement dans le scénario de solution globale que nous sommes en train de mettre en oeuvre et qui s’appuie, elle aussi, sur Internet.” La dispersion de l’académie sur sept clubs, le fait qu’elle loue des salles, que les professeurs soient donc appelés à se les partager, à donner en parallèle des cours à plusieurs endroits, tout cela en ne disposant par exemple que d’une seule secrétaire, par ailleurs professeur elle-même, nécessitait tout à la fois une souplesse et une cohérence, côté application et accès aux données. “Il fallait garantir une aisance d’accès mobile, avec un minimum d’exigences en termes de matériel pour le professeur, mais avec une garantie de gestion rigoureuse”, explique Pascal Wautier. “La solution en-ligne nous permet de travailler à distance ou même à domicile. Les inscriptions se font au fur et à mesure dans les salles de sport mais la secrétaire les traite de manière plus détaillée par la suite, quand elle a plus de temps disponible. Côté comptabilité pure, du fait que nous soyons quatre à intervenir à ce niveau, la solution nous permet de gagner du temps, en termes de déplacements que nous évitons. D’autant plus qu’il n’est pas aisé de combiner les heures de disponibilité de chacun.” L’actualisation des données peut en outre se faire en temps réel. “Auparavant, nous devions attendre un certain temps avant de disposer des informations venant du bureau fiduciaire. Désormais, nous encodons nous-mêmes- suivi des cotisations, des événements, frais d’hébergement, de location de salles, de matériel sportif, rémunération des volontaires, suivi des factures, abonnement au service de contenu vidéo Dartfish pour le suivi individuel des membres... Je peux contrôler les encodages faits par la secrétaire sans plus devoir lui demander ce qu’elle a fait. Les encodages sont ensuite confirmés par la fiduciaire. Désormais, nous avons une vue directe sur la situation réelle. Cela nous assure une qualité et une rigueur de travail.”
Nouveaux modules
Une autre exigence était de simplifier les saisies de données et d’éviter les doubles encodages. Dès le départ, l’académie avait la volonté de ne pas se cantonner à la seule comptabilité mais de confier à la solution en-ligne Exact d’autres aspects de sa gestion. Ayant démarré avec un simple abonnement de base lui donnant accès au module de comptabilité en-ligne, elle y a donc rapidement ajouté d’autres modules, à commencer par la comptabilité analytique et la gestion budgétaire. Prochaine étape, la gestion des membres via le module abonnements. Une fois encore, Pascal Wautier fait appel à des arguments de rigueur pour justifier ce choix. “Nous voulons avoir une visibilité instantanée, temps réel, sur le statut de nos membres.” Exact Online sera désormais utilisé pour le volet purement administratif de l’inscription des membres (encodage de la fiche de base) et sera directement connecté avec la solution de gestion sportive (suivi des présences, gestion des professeurs, suivi et gestion des grades, impression des fiches d’examen...). “Il est primordial de pouvoir compter sur une gestion fluide et intégrée du suivi des élèves, de leur évolution, des différentes activités pour lesquelles l’académie est habilitée- depuis les simples séances d’exhibition jusqu’aux combats et compétitions. Il est dès lors important d’avoir une liaison entre tous les rouages de notre solution informatique, et ce, dès le stade de l’inscription.” Grâce au module CRM d’Exact Online et à son intégration avec l’application de gestion sportive, le suivi du statut de chaque membre se fera automatiquement. Chaque fois qu’il franchit une étape (confirmation d’inscription, renouvellement de cotisation, passage au grade supérieur...), le système lui en enverra automatiquement une notification. “C’est essentiel de pouvoir proposer un suivi officiel, rigoureux, temps réel, qui donne une image de professionnalisme”, insiste Pascal Wautier. “Ces procédures automatiques représenteront un gain énorme en termes de masse de travail.”
Une conviction contagieuse
Après une première année où l’utilisation s’est limitée aux modules comptables et à l’intégration dans un système de gestion unique et centralisé, Pascal Wautier estime que l’académie est aujourd’hui passée à la vitesse de croisière “pour une utilisation optimale du système.” Le module CRM sera intégré à la plate-forme de gestion sportive dès cette fin d’été 2010. Suivra encore un module de gestion commerciale qui autorisera la gestion des ventes (tenues, équipements sportifs...) et des stocks. Une multiplicité de fonctions qui ne rebute en rien quelqu’un qui, pourtant, se défend d’être un gestionnaire, moins encore un comptable. “L’utilisation est très intuitive”, souligne Pascal Wautier. “Si l’on veut retrouver une information, on a vite une réponse, au moins partielle.” Convaincu du bien-fondé de son choix, Pascal Wautier joue aussi les évangélisateurs au sein de la Fédération francophone de taekwondo pour laquelle il s’occupe d’ailleurs de la formation des cadres et élites. “Je suis persuadé que la solution Exact Online et la plate-forme globale intégrée que nous sommes en train de mettre en oeuvre au niveau de notre académie peuvent répondre à leurs besoins. La fédération évolue d’ailleurs énormément vers une vision plus moderne des choses.” Si la décision se prend d’y reproduire ce qu’il a mis en oeuvre à son niveau, il se dit d’ores et déjà partant pour servir de personne de support.
A propos de l’Académie Sonbae Taekwondo
L’Académie Sonbae Taekwondo de Seneffe regroupe sept clubs de la région de Nivelles, Charleroi et Bruxelles. Créée en 2000, elle se donne pour objectif de promouvoir le taekwondo, tant au niveau du sport pour tous que de la compétition. L’académie compte actuellement quelque 300 membres, ce qui en fait l’un des acteurs les plus importants de la fédération francophone.
