L’important développement de ses activités, dans le courant des années 90, l’avait poussée à rechercher une solution informatique performante.
“Ne pouvant nous permettre d’engager un comptable à temps plein, nous nous sommes tournés vers une petite fiduciaire qui se chargeait de la saisie et du traitement des documents et des opérations périodiques. Mais il était souvent difficile de se coordonner, d’expliquer à distance quelle imputation nous désirions pour telle ou telle pièce”, souligne Marc Chapelle, directeur général de la CCI. “Le principal problème résidait dans la communication et une compréhension non équivoque de nos désidératas.” Voilà pourquoi la CCI s’est alors mise à la recherche d’un logiciel qu’elle pourrait exploiter elle-même, tout au moins pour l’encodage des factures et transactions, laissant à une fiduciaire le soin de contrôler les encodages, de préparer le budget et de gérer les documents officiels. A l’époque, c’est ProAcc qui emporta son adhésion. Un logiciel qui allait lui donner toute satisfaction. “Cette solution, implémentée chez nous sur un système dédié, souffrait toutefois de divers inconvénients pour une petite structure comme la nôtre, peu versée dans l’art de la gestion informatique. Par exemple, les problèmes éventuels de sauvegarde ou de mises à jour.”
C’est dès cette époque, vers 2004, que la CCI a opté pour une solution comptable en ligne. Ce fut eProAcc dans un premier temps, remplacé, depuis novembre 2009, par Exact Online. Une solution qui est synonyme de progrès sensible. “Exact Online est nettement plus convivial et plus performant”, souligne Marc Chapelle. “Nous sommes des inconditionnels du Mac, bien connu pour sa convivialité et son interface intuitive. On retrouve ces mêmes qualités dans Exact Online.”
Mais au-delà de la convivialité, ce sont les caractéristiques-mêmes d’une solution hébergée qui ont séduit la CCI: plus de souci de sauvegarde, de mise à jour et, surtout, “l’opportunité de traiter la comptabilité où que l’on soit et la flexibilité de travail que cela procure. Je travaille personnellement beaucoup à domicile, en ce compris le week-end, ou lors de déplacements à l’étranger, pendant lesquels j’apprécie de pouvoir effectuer de petits contrôles, me tenir informé de l’évolution des prestations effectuées”, souligne Marc Chapelle.
Une mécanique bien rodée
Outre la gestion des cotisations, les activités et services payants proposés aux entreprises par la CCI (séminaires, déjeuners-rencontres, réunions d’affaires, missions commerciales à l’étranger, location de salles, formations, traductions...) représentent une quantité non négligeable d’opérations comptables. Petit exemple: la délivrance de certificats d’origine (près de la moitié sont désormais électroniques) pour des activités d’exportation représente, à elle seule, quelque 5.000 dossiers à traiter par an. “Exact Online facilite grandement l’encodage, par exemple en pré-remplissant les champs ad hoc. Les procédures de rappel automatique sont également très utiles pour assurer le suivi et accélérer les paiements. Nous devons heureusement faire face à peu d’impayés grâce au principe de domiciliation que nous appliquons à nos clients récurrents.”
Valérie Elincx, assistante Relations internationales et autre utilisatrice d’Exact Online, confirme à quel point la facilité d’encodage accélère les opérations. “Les fonctions de pré-remplissage des champs, le lien automatique avec Graydon, les raccourcis qui accélèrent l’encodage des comptes généraux [codes spécifiques à la CCI] rendent la solution particulièrement rapide. En fin de mois, l’encodage des quelques dizaines de factures de certificats d’origine est loin de monopoliser une matinée...” Elle apprécie par ailleurs la sécurité inhérente de la solution qui “par toute une série de garde-fou, de messages d’alerte, évite les encodages erronés ou les mauvaises opérations, comme par exemple la suppression inopinée d’un client ou une double facturation.”
Faute de temps, la CCI Brabant wallon n’a pas encore pleinement sollicité le potentiel d’Exact Online mais compte bien le faire à l’avenir. “Nous sommes encore en phase de découverte des fonctionnalités”, souligne Marc Chapelle, “mais une chose est sûre, on identifie et maîtrise relativement vite de nouvelles fonctions.” Preuve supplémentaire de la convivialité de l’outil.
L’un des potentiels qu’il compte bien exploiter concerne la possibilité de générer des statistiques, tableaux de bord et d’y appliquer des traitements analytiques. Par exemple pour mieux cerner l’utilisation des différents services par les membres.
Si une fiduciaire continue d’effectuer les contrôles d’encodage et de se charger des opérations de fin d’année (bilan, préparation de budget...), la faculté de maîtriser les opérations de saisie de factures (achats et ventes), de rappels et de domiciliations, d’avoir une vision précise sur la répartition des prestations ou sur ses liquidités, revêt un caractère essentiel pour une CCI soucieuse “de pouvoir faire face de manière optimale à ses engagements”, conclut Marc Chapelle.
A propos de la Chambre de Commerce et d’Industrie Brabant wallon
Créée en 1850, la CCI Brabant wallon a pour tâche de représenter les entreprises établies sur le territoire (27 communes) de la province, de défendre leurs intérêts, d’animer des réseaux de relations d’affaires, de promouvoir l’activité économique. Quelque 850 sociétés (PME, grandes entreprises, indépendants) lui sont actuellement affiliées, un nombre qui augmente par ailleurs régulièrement. Ses activités se répartissent en 4 grands chapitres:
- création et développement d’entreprises: guichet d’entreprise (en collaboration avec Securex), assistance juridique de 1ère ligne,
- relations internationales: assistance aux formalités administratives (obtention de certificats d’origine, de visas, attestations...), accompagnement à la prospection et à l’exportation, services de traduction,
- information et communications: publication d’une revue mensuelle, de lettres d’informations électroniques hebdomadaires, réalisation de vidéoreportages,
- formations et networking: séminaires, petits déjeuners-rencontres, “speed meetings”, programme d’échange d’expériences...
L’année dernière, la CCI Brabant wallon, qui emploie 10 personnes au profil polyvalent, a réalisé un chiffre d’affaires de près d’un million d’euros.
