L’un d’entre eux est responsable des livraisons et réparations tandis que les deux autres s’occupent du magasin. Etant donné que cette société familiale indépendante ne compte aucun employé, ce sont eux qui s’occupent de tout, depuis la gestion des commandes et des livraisons jusqu’au déballage des produits et leur placement dans les rayons.
Le système de facturation et de gestion point de vente qu’avait implémenté la société à ses débuts tournait sous DOS et ne pouvait pas être couplé à un programme comptable. Dans un deuxième temps, la société décida d’avoir recours aux services d’un comptable. Toutefois, le fait qu’il devait tout traiter manuellement se traduisait par un gros investissement en temps et argent. Elektro Bries prit dès lors la décision de se mettre en quête de nouvelles solutions, tant pour son système comptable que pour sa solution de gestion point de vente. C’est ainsi que la société fit la connaissance du logiciel de gestion de point de vente ShopPlus et, sur conseils de son comptable, du logiciel comptable en-ligne Exact Online. Un lien fut par la suite établi entre les deux programmes tant et si bien que la société dispose aujourd’hui d’un système comptable/point de vente totalement intégré et transparent. Avec, comme double conséquence, un gain de temps considérable et une amélioration de l’efficacité.
“Nous avions peur, en passant de DOS à un nouveau système, de perdre toutes nos données”, admet Raf Van Rompuy, co-gérant d’Elektro Bries. “Mais les avantages qu’offraient Exact Online et ShopPlus ont fait penché la balance. Nous pouvons nous appuyer sur un excellent accompagnement technique. Je suis donc aujourd’hui très content que nous ayons fait aboutir notre projet.”
L’évolution vers le logiciel comptable en-ligne d’Exact Online s’est faite à l’initiative du comptable d’Elektro Bries lui-même. Il avait découvert Exact Online quelques années auparavant et comptait parmi sa clientèle plusieurs clients qui l’utilisent. A ses yeux, l’efficacité du système et son caractère en-ligne en sont les principaux avantages. “Exact Online me permet de ‘jeter un oeil’ sur la comptabilité du client à partir de n’importe quel PC et à partir de n’importe quel endroit”, explique ainsi Luc Schoeters, comptable d’Elektro Bries. “Tout s’effectue en ligne, ce qui me fait économiser beaucoup de temps de déplacement et de papier. Le temps ainsi épargné me permet de me consacrer davantage à des activités de conseil fiscal et de servir davantage de clients. Le système est par ailleurs très convivial et transparent. Le fait qu’il s’agisse en outre d’une formule forfaitaire permet de connaître les coûts à l’avance. Nul besoin par ailleurs de craindre les plantages puisque les sauvegardes s’opèrent automatiquement.” Chose que confirme Raf Van Rompuy: “Exact Online nous permet de produire des rapports très rapidement, d’effectuer des comparaisons entre plusieurs résultats mensuels ou de faire le bilan du nombre d’articles vendus. C’est un logiciel “sur mesure” très convivial puisque vous choisissez vous-même les modules que vous désirez, modules qui peuvent de surcroît être adaptés à vos besoins spécifiques.”
Plus efficace, plus transparent
Pour son nouveau logiciel de gestion point de vente, le choix d’Elektro Bries s’est porté sur ShopPlus. Ce progiciel permet d’automatiser complètement la gestion d’un point de vente et de tout intégrer au sein d’un seul système: gestion des stocks, vision globale des prix d’achat et de vente, système de tickets de caisse et production des bons de commande et de livraison. “Le système de tickets de caisse est particulièrement développé. Il est possible d’y injecter pratiquement tout ce qu’on veut, depuis les taxes de recyclage jusqu’aux numéros de série. ShopPlus calcule par exemple automatiquement la taxe Recupel pour des articles combinés tels que des téléviseurs. Plus besoin de calcul manuel après coup. Avec ShopPlus, nous sommes désormais en mesure de fournir directement au client une facture lors de son paiement à la caisse. Chose très importante pour nous. 80% de nos ventes s’effectuent en effet sur base de factures en raison des garanties qui accompagnent les appareils”, déclare Raf Van Rompuy. “Bref: ShopPlus a rendu notre système point de vente nettement plus efficace et plus transparent et nous pouvons gérer la totalité des opérations deux fois plus vite et au sein-même du magasin”, conclut-il.
Système comptable/point de vente totalement intégré et transparent
Pour en arriver à un système comptable et de gestion point de vente intégré, l’étape suivante a consisté, pour Elektro Bries, à établir un lien entre ShopPlus et le logiciel comptable Exact Online. Cette connexion a vu le jour en 2008 en concertation entre le comptable d’Elektro Bries et les programmeurs de ShopPlus et d’Exact Software. Ce faisant, il est désormais possible d’extraire des données de la base de données ShopPlus et de les alimenter dans le logiciel comptable Exact Online. “Nous avons été des pionniers en la matière. Jamais auparavant, Exact Software n’avait créé de connexion entre Exact Online et ShopPlus. Exact Software a assuré un excellent support technique et l’ensemble du processus s’est déroulé de manière optimale”, déclare Raf Van Rompuy. Etant donné que les deux programmes communiquent désormais entre eux, tout s’effectue de manière électronique. Cela se traduit par un gain de temps et des économies énormes pour Elektro Bries. “Tous les chiffres de ventes, qu’ils concernent des ventes à la caisse ou des ventes sur factures, sont automatiquement transférées de ShopPlus vers Exact Online et les ventes de l’ensemble du mois sont enregistrées en l’espace de quelques minutes”, souligne Raf Van Rompuy. Depuis peu, Elektro Bries opère également avec des cartes de fidélité afin de pouvoir identifier le client plus rapidement. Le code-barres de la carte est corrélé avec la fiche client, ce qui permet à Raf Van Rompuy d’obtenir instantanément une vue globale des achats et remises de fidélité pour chaque client. “Grâce au lien établi avec Exact Online, cette information peut être traitée beaucoup plus aisément, qui plus est en ligne, par le comptable”, poursuit Raf Van Rompuy.
Demain, Elektro Bries désire franchir une étape supplémentaire et espère pouvoir traiter de manière totalement automatisée les opérations comptables associées au processus d’achat. “Nous avons engrangé une expérience très positive avec Exact Software et nous sommes extrêmement satisfaits du service et du support technique que propose la société. Nous aimerions pouvoir traiter l’ensemble de nos activités de manière électronique. Nous étudions dès lors avec eux la manière dont nous pouvons également solliciter Exact Online pour la gestion de nos achats”, conclut-il.
