Elle organise par exemple régulièrement des séminaires, des missions commerciales et des événements de réseautage, en se concentrant sur l’actualité en Belgique et ses conséquences pour une entreprise néerlandaise désireuse de développer ses activités en Belgique.
L’organisation mène aussi des études de marché et publie fréquemment des rapports. En contrepartie d’une cotisation annuelle, les membres ont l’occasion de participer en exclusivité à de nombreuses rencontres et activités. La NKVK a également mis au point un kit de mise en route pour débutants “encadrement pour l’établissement des entrepreneurs étrangers”, qui permet de remplir aisément les formalités exigées pour les entreprises ou les succursales qui s’implantent en Belgique.
La Chambre de Commerce néerlandaise emploie dix collaborateurs. Elle travaille avec ses ressources propres, ce qui nécessite une bonne gestion financière. Wendy Van Schepdael, Management Support à la NKVK, y travaille, épaulée par Frank Deneef, Directeur Administratif et Financier.
Tout nouveau...
En 2008, la NKVK a choisi le logiciel comptable Exact Online. Généralement, le passage à un nouveau programme de comptabilité accroît la charge de travail du département financier pendant la phase de migration. Cependant, tout s’est déroulé mieux que prévu.
Exact Software a dispensé une formation d’une journée afin d’expliquer les fonctionnalités et les possibilités du programme. En raison de la convivialité d’Exact Online, cela s’est révélé amplement suffisant.
Wendy Van Schepdael, Management Support à la NKVK: “J’ai été très étonnée de la vitesse à laquelle s’est déroulée la migration. Exact Online permet d’importer facilement des données d’un autre logiciel comptable, et cela a considérablement accéléré la migration. Nous avons également profité de l’occasion pour revoir la structure et la mise en page de nos informations clients et fournisseurs afin de travailler plus efficacement par la suite.”
Parallèlement à la migration vers le nouveau logiciel comptable, le cabinet d’experts-comptables SBB a été chargé de soutenir la NKVK dans la gestion financière de l’organisation. Frank Deneef, Senior Consultant chez SBB, s’est chargé du dossier.
Frank Deneef: “Quand je suis arrivé à la NKVK, la Chambre venait juste de passer à Exact Online. Le logiciel était une nouveauté pour moi aussi. À vrai dire, je craignais qu’il ne soit un peu complexe, mais ces craintes se sont rapidement avérées infondées. Les données contenues dans l’ancien programme comptable, parmi lesquelles les données clients et fournisseurs ou les systèmes de comptes, ont pu être importées rapidement. Cela m’a permis de commencer rapidement le traitement des données. En deux mois, nous étions opérationnels, ce qui est très positif selon moi.”
À l’issue de la période de démarrage, la fonctionnalité en ligne s’est rapidement révélée un atout de taille pour l’expert-comptable. Frank Deneef: “Je peux consulter la comptabilité de la NKVK à partir du bureau ou de mon domicile, ce qui constitue un grand avantage. Je ne dois pas être toujours présent physiquement pour revérifier l’une ou l’autre chose, ou pour contrôler un état. Comme la comptabilité peut être consultée en ligne, je suis assuré de toujours travailler avec les informations les plus récentes, sans qu’un transfert de données ne soit nécessaire.”
…tout beau
Quatre collaborateurs utilisent Exact Online: le responsable de la comptabilité, le responsable financier, le directeur (pour la consultation) et SBB en sa qualité de partenaire externe.
La répartition des tâches est optimale. La NKVK crée les clients et les fournisseurs, effectue les paiements, crée les factures d’achat et de vente, et envoie les rappels de paiement. SBB se charge du traitement et du contrôle des données comptables, dont la gestion des actifs, les amortissements, la budgétisation et le suivi des mauvais payeurs.
Frank Deneef: “En plus des outils traditionnels dont sont équipés tous les logiciels comptables, Exact Online dispose d’un excellent outil de budgétisation que je trouve particulièrement efficace et convivial. Il me permet de confronter chaque mois les coûts et recettes escomptés à la réalité. Si un budget est dépassé, il apparaît en rouge à l’écran. D’une simple pression sur un bouton, j’obtiens un aperçu actualisé et je peux en faire aisément le rapport à la NKVK. Exact Online offre un ratio qualité/prix extrêmement intéressant.”
Le cas échéant, Exact Software assure le soutien nécessaire. Le programme prévoit même la possibilité d’envoyer une question écrite à un collaborateur d’Exact Software. Il est également possible de contacter un opérateur du centre d’appels pour lui demander conseil.
Wendy Van Schepdael: “Il m’arrive d’avoir une question, par exemple lorsque je procède à un enregistrement. Je la pose généralement en ligne. Je dois attendre tout au plus une demi-heure pour obtenir une réponse ou une solution. Cela me permet de me remettre rapidement au travail.”
La Chambre de Commerce néerlandaise
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Tél.: 02/209 04 71 - fax: 02/218 78 21
