L’un des fils rouges de l’offre Nomado Telecom est la volonté de gommer tout ésotérisme. “Pour que la téléphonie IP soit réellement adoptée, elle se doit d’être simple et conviviale”, affirme Olivier Vermeersch. Surtout lorsqu’il s’agit de convaincre une clientèle faite à la fois de particuliers et de PME comme c’est le cas pour Nomado. “Je suis un fervent apôtre de la convivialité. La preuve en est que je suis un convaincu de la plate-forme Macintosh et que j’ai introduit, chez Nomado Telecom, le concept de support clientèle via live chat.” Un concept qui, selon lui, permet une grande flexibilité, proximité et réactivité: prise en main à distance de l’ordinateur, contact direct personnalisé, transfert de fichiers, tests en direct...
Cette convivialité, Olivier Vermeersch voulait la retrouver aussi pour sa comptabilité. “Par le passé, il me fallait imprimer tous les mois des centaines de factures que ma comptable réencodait. Je recherchais donc une solution en-ligne qui permette
d’éviter ces réencodages,
fastidieux mais aussi
coûteux, et qui
autorise à la comptable d’avoir un accès à des fins de contrôle. Lorsque j’ai appris, à la mi-2009, qu’Exact proposait une solution supportant la plate-forme Mac/Safari, je n’ai pas hésité. Le fait de s’intéresser au monde Macintosh était pour moi une preuve d’ouverture et de modernisme.”
Quand les chiffres parlent aux non-spécialistes
Pour un globe-trotter et apôtre de la mobilité, du nomadisme pour parler actuel, tel que peut l’être Olivier Vermeersch, le mode on-line appliqué à la comptabilité était quasi une évidence. “Que je sois chez moi ou à l’étranger, j’y ai accès puisque la solution permet d’utiliser n’importe quel ordinateur et navigateur. Idem pour ma comptable, ou toute autre personne à qui j’octroierais un droit d’accès pour réaliser certaines opérations. Avoir un système comptable en-ligne est fabuleux du fait qu’il autorise le travail à distance, réduit les coûts, permet au chef d’entreprise de se concentrer sur son métier et aux comptables de se recentrer sur les chiffres et leur rôle de fiscalistes.”
Désormais, Olivier Vermeersch et sa comptable se partagent les tâches: encodage des factures ventes et achats (1) et contrôle des opérations bancaires pour lui, déclarations TVA et contrôle des transactions et opérations pour elle.
Et ce n’est qu’un début. “L’implémentation est encore assez neuve et je n’ai pas encore eu le temps de pousser plus loin l’utilisation d’Exact Online ou de personnaliser les tableaux de bord mais ils me permettent d’envisager, à terme, de la comptabilité analytique. Par exemple, pour analyser les marges par produit. Les tableaux de bord permettent de visualiser les principaux KPI (indicateurs de performances), de savoir quoi surveiller, de pointer ce qu’on doit savoir pour piloter son entreprise et prendre les décisions au jour le jour.”
Ce pilotage est d’autant plus utile que la comptabilité Exact Online s’intègre avec les autres bases de données de Nomado (CRM, e-commerce, CMS, etc.). “Notre offre de services suit le modèle du pré-payé. Les factures sont donc créées automatiquement par notre logiciel d’e-commerce et expédiées au client. Parallèlement, tous les champs et libellés ad hoc sont repris, sans encodage, dans Exact Online, transposés dans le bon format et les catégories ad hoc.” De quoi simplifier grandement le travail et la fluidité des mécanismes financiers.
Au rayon convivialité, Olivier Vermeersch salue également “la clarté, la rapidité de la solution, la robustesse des fonctions, sans rupture de fonctionnement et avec vraiment très peu de bugs. J’ai eu l’occasion de tester diverses autres solutions, davantage vérolées.” Constat sans appel: “après quelques bugs, on abandonne.”
On pourrait aussi taxer de convivial le modèle de tarification appliqué par Exact. “Il me permet de commencer petit avant d’évoluer éventuellement. J’ai pris l’option Utilisateur unique avec la possibilité d’en ajouter d’autres demain. La formule choisie inclut en outre l’assistance en-ligne et la possibilité de sauvegarder les documents chez Exact.”
Gain de temps et d’argent
“Pour un non-spécialiste de la compta comme moi, pouvoir encoder moi-même les factures et, surtout, avoir une vue directe sur toutes les factures, transactions et opérations bancaires est quelque chose de magnifique. Une chose impossible jusque là puisque la comptable reprenait tous les documents chez elle. Sans compter que cela s’avère nettement moins coûteux. Plus besoin de demander à chaque fois un rapport à la comptable et de payer ce service.”
Autre gain précieux: le temps épargné. “En 2007 et 2008, il me fallait une demi-journée pour imprimer les factures du trimestre. Et la comptable passait 4 jours à tout réencoder. Ce qui se monnayait. Sans parler des nombreuses corrections, vérifications, recherches des bons codes. Des exportations via Excel auraient simplifié la chose mais exigé aussi des développements, sans exclure les erreurs de manipulation. C’était l’enfer. Et le temps, pour une PME comme la nôtre, c’est vraiment de l’argent.”
Le fait d’utiliser Exact Online n’a évidemment pas gommé les risques d’erreur à l’encodage “mais en tant que chef d’entreprise, il me revient de vérifier ce que j’encode. Et la comptable est toujours là pour vérifier avant de rendre ces encodages officiels. Et puis, il y a les garde-fou et alertes intégrés au logiciel. De quoi signaler immédiatement un champ manquant ou un client encodé en double...” Autres fonctions jugées très utiles: le contrôle du numéro de TVA du client dans la base Graydon et le remplissage automatique des champs ad hoc, ou encore un mash-up avec LinkedIn, qui signale que tel client est membre de ce réseau social et affiche un lien direct qu’on peut activer. Olivier Vermeersch ne parlait-il pas de modernisme?
Pas de place pour les mauvaises surprises
“Lorsque l’on opère en-ligne, la sécurité est une nécessité absolue mais je n’ai aucun doute quant à la sécurité assurée par Exact Online”, souligne le patron de Nomado Telecom. Il se dit par ailleurs pleinement satisfait de l’assistance que prodigue l’équipe d’Exact en cas de besoin. Outre l’accompagnement à la prise en mains initiale et à la migration, “elle a déjà prouvé sa réactivité en cas de question portant sur l’utilisation ou les fonctionnalités. Exact propose en outre des formations très intéressantes à la comptabilité, à prix abordable. Jamais, on ne ressent une quelconque pression à dépenser plus de la part de l’équipe de commerciaux et techniciens en-ligne. Ce qui n’est pas toujours le cas des services en-ligne.”
Pour l’assistance, Olivier Vermeersch privilégie le canal du courriel plutôt que celui du téléphone. Une préférence due, sans doute, au fait qu’il applique lui-même, pour le support des services que preste sa société, le principe de l’assistance en-ligne, via du “live chat” qu’il considère d’ailleurs comme l’étape suivante qu’Exact pourrait éventuellement franchir.
Pour l’heure, Nomado Telecom n’exploite pas encore la possibilité de sauvegarder ses documents chez Exact. “Dès que l’API en XML aura été développée entre Exact Online et notre logiciel d’e-commerce, nous pourrons envoyer les PDF des factures pour stockage. Idem pour les factures fournisseurs qu’on scannera et expédiera en-ligne. Je n’y ai pas encore eu recours faute de temps mais cela me semble une piste intéressante, ne serait-ce qu’en guise de back-up et, donc, de garantie de disponibilité. De quoi être parfaitement paré en cas de contrôle.”
(1) A terme, Nomado envisage de recourir au potentiel de facturation d’Exact Online en vue de centraliser davantage de fonctions au sein d’un même outil.
A propos de Nomado Telecom
Nomado Telecom, société belgo-suédoise créée en 2007, est un opérateur de téléphonie via Internet dont la raison d’être est de fournir aux particuliers et aux entreprises un canal moins onéreux pour faire passer leurs communications, que le “terminal” soit un ordinateur, un téléphone, un PDA, un ‘smart phone’ ou un GSM. Ses services s’appuient sur la nouvelle technologie SIP et des interconnexions 
entre carriers belges, suédois et nord-américains.
La société emploie une équipe virtuelle de 12 personnes (5 en Belgique) dont la majorité opèrent à partir de chez elles, essentiellement pour des tâches de support, assuré 7 jours sur 7, 24 h. sur 24, grâce à une répartition de l’équipe sur plusieurs fuseaux horaires. Outre la Belgique, la société est d’ores et déjà active dans près de 100 pays. Les ventes en-ligne atteignent 15.000 euros par mois, avec une croissance mensuelle de plus de 5%. Le société dénombre actuellement 3.500 inscrits à son service.
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