Pixular a été fondé en 2000 par ses deux dirigeants Stefaan Lammertyn et Patrick Maes. Stefaan Lammertyn: «Au demeurant la comptabilité était pour nous surtout une obligation. Il s’est bien vite avéré que le programme de base avec lequel nous avions commencé ne répondait plus à nos attentes. Il était peu pratique et pas convivial et il nous prenait beaucoup de notre temps précieux.»
Via un nombre de bonnes références et après une étude comparative du marché, Patrick et Stefaan décidèrent de passer à Exact Online. Aujourd’hui c’est Stefaan qui se charge de la comptabilité. « Au lieu de ‘devoir’ m’occuper de la comptabilité j’ai à présent l’impression de ‘pouvoir’ m’en occuper. Et cela a tout à voir avec la facilité d’utilisation d’Exact Online », dit Stefaan. Exact Online est une solution SaaS (Software-as-a-Service) ce qui représente un avantage important. « Comme notre comptabilité se fait maintenant via internet, dans le ‘Cloud’, je peux la consulter partout et à tout moment. Ce qui m’est très pratique, car je ne suis plus obligé de passer par le bureau pour retrouver ou introduire des données. Le système est en plus sûr et facile à utiliser. On a vraiment l’impression de travailler sur son propre ordinateur. De plus je ne dois plus me soucier des sauvegardes ou des actualisations, car tout se fait automatiquement », conclut Stefaan. « Ce qui est également pratique c’est qu’Exact Online fonctionne parfaitement sur Mac, ce qui n’est pas toujours le cas avec d’autres programmes. »
L’avantage principal d’Exact Online se situe surtout, selon Stefaan, dans le fait qu’il peut l’utiliser comme outil de gestion. Là où dans le passé, via l’ancien programme de comptabilité, il disposait à peine d’un aperçu de sa comptabilité, il peut à présent tout bien suivre. « Avec Exact Online il me suffit d’un simple coup d’œil pour connaître la situation financière de Pixular. J’aime utiliser pour cela la page des tableaux de bord qui m’affiche immédiatement la situation actuelle », poursuit Stefaan. La comptabilité est devenue un outil important dans la gestion de Pixular.
Pour Stefaan le fait qu’Exact pense avec le client et que la société s’efforce au maximum de le desservir ‘sur mesure’ est également un important point fort. Exact Online est un progiciel modulaire qui peut être composé sur base des besoins spécifiques de chaque client individuel. Ainsi, en plus du module de base, Pixular utilise aussi le module bancaire. « Via le lien avec la banque les relevés de banque sont lus directement dans Exact Online. Nous utilisons aussi la formule d’abonnement pour nos factures récurrentes. Ainsi les factures périodiques (hebdomadaires/annuelles) sont établies automatiquement. Ceci est particulièrement pratique pour nous, car de par la nature de nos activités nous avons beaucoup de factures qui reviennent », explique Stefaan. « Et le lien avec Graydon m’offre immédiatement toutes les données utiles sur les clients. »
Depuis la mise en place d’Exact Online le rôle du comptable se trouve réduit. Stefaan travaille sur une base quotidienne avec Exact Online et le comptable suit les choses à distance. Il veut absolument faire lui-même le plus possible afin de rester en permanence informé de la situation. Et s’il a une question spécifique, il suffit au comptable de se connecter au système pour lui fournir des conseils à distance. Le comptable se charge aussi de la soumission du bilan annuel et de la clôture de l’année fiscale.
Comme l’utilisation d’Exact Online est intuitive et que l’application est très conviviale, il ne faut pas être un spécialiste pour s’y retrouver. Stefaan a bien vite assimilé le module de base, mais il est tout de même allé suivre chez Exact le stage pour l’application CRM qui fait partie d’Exact Online. Cette extension du module de base représente pour Pixular le complément idéal. Pour une petite entreprise il est important de savoir l’un de l’autre ce qui a été convenu avec quel client. Stefaan suit les contrats et les contacts, alors que Patrick s’occupe plutôt du volet technique de la programmation. Via le module CRM, les ventes, les prospects et les contacts peuvent être suivis par les deux et ils peuvent également y relier des documents. Ainsi ils connaissent parfaitement le statut de chaque client. La fonction d’aide étendue suffit en général pour trouver une réponse à leurs questions. Ils ne doivent donc que rarement faire appel au help desk. « La communication avec les collaborateurs d’Exact Online se fait très bien, il n’y a pas de longues files d’attente au help desk. A l’image donc de la manière dont nous aidons nos propres clients. »
« Depuis que nous utilisons Exact Online, notre administration est devenue bien plus performante et rapide. Il me suffit d’ailleurs d’un simple coup d’œil pour avoir un aperçu de la situation actuelle de Pixular en tant qu’entreprise, ce qui me permet de prendre des décisions stratégiques en fonction de l’avenir. Nous sommes dès lors ravis d’avoir Exact Online, qui offre un excellent rapport qualité-prix », conclut Stefaan.
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