“J’estime le volume à plus de 2.500 factures sortantes et plus de 2.000 factures entrantes, sans compter
les opérations de caisse, les transactions avec les banques, les notes d’envoi et d’atelier...”, déclare Axel Capart, administrateur délégué de Provert. “Nous avons deux magasins, l’un à Lasne, l’autre à Waterloo”, explique Axel Capart, “mais un seul système informatique qui orchestre le tout, depuis la création de documents jusqu’aux connexions directes avec les fournisseurs. Notre philosophie est d’externaliser nos données. Nous travaillons avec des serveurs accessibles de partout. L’ensemble de notre gestion est placée sous ce signe.”
Toujours accessible
Depuis les débuts de la société, voici dix ans, Provert était un utilisateur ProAcc, “un logiciel qui, à l’époque, était le leader incontesté sur l’environnement Macintosh que nous avons toujours privilégié, et ce, tant en termes de performances que de qualité.” Lorsqu’en 2009, Provert a décidé de compléter sa stratégie d’externalisation en l’étendant à sa comptabilité, Axel Capart ne s’est pas posé de questions. “J’étais content de ProAcc. J’ai donc tout naturellement continué de faire confiance à Exact en adoptant Exact Online.” Les avantages, à ses yeux, sont aussi manifestes que nombreux. “La comptabilité est encodée en interne, par notre comptable. Je me charge, pour ma part, de la TVA, des sorties de bilan, des opérations diverses. Le soir, je peux consulter et contrôler la comptabilité chez moi voire d’un quelconque endroit s’il m’arrive, comme c’est assez souvent le cas, d’être à l’étranger. Je dispose désormais d’un iPad qui me permet de prendre, à distance, le contrôle de mon ordinateur de bureau et, de là, d’accéder à Exact Online. Je pourrais d’ailleurs le faire en direct, à partir de mon iPad. Exact Online nous procure une flexibilité que ne pouvait assurer ProAcc. Nous avons, à tout moment, accès aux données actuelles. J’estime d’ailleurs que c’est là quelque chose de normal, bien dans l’air du temps. Si nous ne le faisions pas, nous serions dépassés par la concurrence. Informatiser un maximum permet de travailler avec moins de personnel et de libérer les collaborateurs pour des tâches plus utiles. Par ailleurs, l’instantanéité qu’autorise Exact Online nous permet d’offrir un service immédiat à tout client. Lorsque quelqu’un nous téléphone, nous avons une visibilité immédiate sur ce qu’il a par exemple déjà commandé, sur sa situation comptable...” Le fait de confier ses données comptables à un partenaire externe n’a jamais soulevé le moindre doute ou la moindre crainte dans l’esprit d’Axel Capart: “Nous faisons confiance à Exact. Par ailleurs, rien dans notre comptabilité n’est à proprement parler confidentiel. Nous publions notre bilan, nous donnons toutes nos données aux banques. Il n’y a rien de secret. Un vol de données, dans ces conditions, ne poserait pas de problème. Le tout est d’avoir accès aux données...”
Montée en puissance
Le passage vers Exact Online s’est opéré en début d’année. En raison de la charge de travail qu’impliquent les activités de la société, Axel Capart et sa comptable se contentent pour l’heure d’une utilisation somme toute élémentaire de la solution. “Nous utilisons par exemple encore assez peu les tableaux de bord mais ils nous permettent d’ores et déjà d’effectuer une gestion mensuelle au cent près. N’ayant pas le temps de me plonger plus avant dans l’apprentissage du programme, je passe encore par Excel pour les analyses plus poussées. Par contre, une fois la saison terminée, nous aurons davantage de temps pour pousser plus loin.” Il pense par exemple déjà à produire des documents de rappel, à effectuer des sorties de présentations de bilan à communiquer directement aux banques, ou encore des sorties de tableaux de bord pour comparer de manière plus pointue les chiffres mensuels... Mais, dès à présent, Axel Capart dit gagner un temps précieux grâce à la solution. “Exact Online propose plus d’automatismes que ProAcc. Pour l’encodage des ventes ou achats, le logiciel complète d’emblée certains champs. Par exemple, les numéros de compte et de TVA correspondant au nom d’un client qu’on vient de rentrer. Ou encore la dernière ligne récapitulative lorsque nous avons fini d’encoder les lignes individuelles...” Une autre caractéristique de la solution en-ligne se traduit par des gains de temps encore plus appréciables: “Nous ne devons plus effectuer de mise à jour. Le logiciel évolue de lui-même. Auparavant, ces mises à jour, nombreuses, suscitées notamment par les fréquents changements de la législation, pesaient lourd et étaient autant de freins à une gestion efficace. Rien de plus frustrant, par exemple, que de ne pas pouvoir boucler un listing TVA parce que la dernière mise à jour date de 15 jours et qu’on n’a pas eu le temps de l’effectuer... L’ancien logiciel exigeait un suivi important. J’en arrivais à devoir faire de l’IT. Je devais m’occuper des sauvegardes, etc. Désormais, tout cela a disparu. Depuis un an, l’informaticien de la société n’a plus eu à s’occuper de l’application comptable...”
Service
Axel Capart se dit par ailleurs très satisfait du service presté par Exact. “Lorsque ma comptable rencontre un problème, elle poste la question via Internet et reçoit toujours une réponse rapide et efficace.” Axel Capart est propriétaire d’une autre société, Verdaxis, qui distribue au Benelux, en France et au Royaume-Uni, une gamme d’additifs pour diesel, utilisés pour optimiser le fonctionnement moteur d’engins de génie civil, trains, péniches et autres bateaux. Tout comme il l’a fait pour Provert, Axel Capart a également fait basculer la comptabilité de Verdaxis vers Exact Online en début d’année. Preuve que le logiciel est à la fois efficace et abordable pour quelqu’un qui n’est pas un comptable professionnel puisque, dans le cas de Verdaxis, c’est lui qui se charge de la totalité de la comptabilité, sans aide pour l’encodage.
A propos de Provert
Provert est spécialisé dans la vente, l’entretien et la réparation de matériels horticoles destinés à la création et à l’entretien de parcs et de jardins. La société possède deux magasins (Lasne et Waterloo) et compte plusieurs centaines de clients, qu’il s’agisse de particuliers, de professionnels, d’entreprises ou d’administrations publiques. Provert y propose un large éventail de produits haut de gamme de marque - tondeuses professionnelles, quads, tronçonneuses, souffleurs, broyeurs, coupe-bordure, accessoires pour tracteurs, remorques, vêtements de travail et de protection, sans oublier les pièces détachées. La société a réalisé, l’année dernière, un chiffre d’affaires de 2,2 millions d’euros.
