Sa clientèle se compose en toute grande majorité d’indépendants et de sociétés de petite ou plus grande envergure.
En pleine croissance et évoluant dans un secteur où vitesse et réactivité font souvent la différence, la société voulait dynamiser sa comptabilité.
““Notre comptabilité était entièrement gérée par une comptable externe”, explique Xavier Debaere, fondateur et gérant de Steffix. “Toutes les 4 ou 6 semaines, elle encodait les documents que nous lui fournissions. On pouvait en effet difficilement attendre d’elle qu’elle le fasse chaque fois que nous avions 4 factures de plus. De même, le suivi des créances s’effectuait tous les mois ou tous les deux mois. Cette manière de procéder provoquait des pics de travail périodiques, des problèmes de recouvrement et pas mal de doubles encodages. Nous étions donc à la recherche d’une solution qui nous permette un suivi beaucoup plus immédiat et dynamique. Dans un métier où les délais sont très courts, où tout va très vite, notre comptabilité en ligne s’intègre désormais dans ce contexte de flux très tendus qui fait notre quotidien.”
Un rôle pour chacun
L’adoption d’Exact Online à l’automne 2009 signifie également que Steffix a repris en mains les rênes de sa comptabilité. Tous les encodages et suivis de paiement sont effectués par Xavier Debaere ou son épouse.
“Encoder soi-même ses documents responsabilise en quelque sorte une société. Il est souvent trop facile de livrer en vrac des boîtes de documents à son comptable et de se reposer sur l’excuse qu’il s’occupe de tout. Les comptables recherchent autre chose que de l’encodage. Pouvoir s’en charger soi-même leur permet de se concentrer sur leurs compétences, qui est l’optimisation de la comptabilité. Depuis que nous utilisons Exact Online, notre comptable n’intervient plus que pour les déclarations TVA et le contrôle de nos encodages.”
Et elle le fait, elle aussi, en ligne grâce à un accès gratuit que lui permet Exact Online. Aucune des deux parties ne doit donc plus se déplacer. “Plus de souci de dossier ou document qu’on n’a systématiquement pas sous la main quand on en a besoin. Le fait que le système soit en ligne me permet en outre de travailler aussi bien de chez moi que du bureau.”
Meilleure visibilité
Pour Steffix, une comptabilité en ligne représentait avant tout l’avantage de lui garantir des délais de réactivité très courts.
“Par exemple, pour le paiement des fournisseurs. Auparavant, on encodait et on faisait le paiement à la banque, la facture partait chez la comptable le mois suivant qui l’encodait. Il fallait alors vérifier que tout correspondait. Aujourd’hui, grâce à Exact Online, une fois la facture encodée, le lien est directement établi avec la banque pour un paiement immédiat. Le tout en une seule opération.”
Le système calcule en outre immédiatement les escomptes.
“Plus besoin de calculette et de petite note sur un papier. Si le règlement est effectué dans les 8 jours, le logiciel applique automatiquement l’escompte et adapte le paiement fait à la banque. Désormais, avec Exact Online, on peut rester à la page. En recouvrement de créances, par exemple, on a des situations arrêtées au jour le jour.”
Xavier Debaere apprécie par ailleurs la convivialité du système. “Le système est aisément paramétrable. On peut par exemple facilement choisir les indicateurs que l’on veut suivre dans son tableau de bord. J’ai personnellement choisi le Top 20 de mes clients et le délai moyen de paiement. Mais il est possible de jouer avec des indicateurs comptables plus complexes. Grâce à Exact Online, je peux immédiatement voir, à tout moment, combien a déjà été facturé, à combien se montent les factures achats... Cela donne en continu une idée des résultats, des factures impayées... De quoi faire facilement de la gestion de trésorerie.” Et d’ajouter: “Ce sont là de petites choses qui, en soi, n’ont rien de révolutionnaire mais qui, mises ensemble, procurent un grand confort de travail au quotidien.”
Outre la gestion aisée ou le fait que la comptable de Steffix puisse se connecter, un autre argument qui a séduit Xavier Debaere est le coût démocratique de la solution. “Nous avons opté pour la formule la plus complète, avec lien bidirectionnel avec la banque et lien possible avec d’autres logiciels (facturation, CRM, logiciel de gestion,...). Cela nous revient à 59 euros par mois, soit moins cher que ce que nous coûterait un abonnement auprès d’une société de sauvegarde de données. Il n’y a pas de frais cachés et les avantages sont nombreux: rapidité, tableau de bord personnalisé, pas besoin de se préoccuper des mises à jour, possibilité de permettre à une secrétaire externe, moyennant octroi de droits limités, de procéder à l’occasion à quelques encodages...”
Xavier Debaere se dit en outre satisfait du support que lui offre le helpdesk d’Exact, en cas de nécessité. Généralement pour des petites questions d’ordre technique. “J’ai toujours eu réponse à mes questions. La rubrique Aide en-ligne est également utile mais pour des questions de rapidité, j’ai le réflexe de préférer l’appel téléphonique.”
Un avant-goût de ce que sera l’avenir
Le fait de confier au Web, au ‘nuage’ comme on le dit désormais, ses données comptables n’a jamais suscité de réelle inquiétude chez Xavier Debaere. “Les serveurs Exact sont sécurisés. Nos données, hébergées chez Exact, sont mieux protégées qu’elles ne le seraient chez nous. Tout est plus facile. Nous ne devons rien installer en local. Les sauvegardes sont prises en charge par Exact qui se porte garant de la disponibilité des données. Il serait même possible de télécharger une copie pour effectuer de la sauvegarde locale mais nous n’y voyons pas d’intérêt majeur dans notre cas. L’hébergement est de toute façon l’avenir. C’est un peu un combat d’arrière-garde que de vouloir travailler en local.”
A propos de Steffix
Créée en 1995, la société Steffix se positionne sur le marché du lettrage et de l’impression grand format.. Sa mission est d’améliorer la visibilité et la notoriété d’entreprises, de produits et de services. Steffix se concentre principalement sur les PME de plus de cinq employés, auxquelles elle propose un service complet, depuis la conception graphique jusqu’à la mise en place, pour des réalisations en tous genres (panneaux publicitaires, enseignes, affiches, signalétique intérieure et extérieure, calicots, bâches, enseignes lumineuses, marquage de véhicules...) et sur tout type de support (papier, plexiglas, aluminium, PVC...).
Steffix compte 7 personnes et dispose d’antennes à Mouscron et à Lokeren. L’année dernière, la société a réalisé un chiffre d’affaires de près de 550.000 euros, en progression de 16%.
La société a récemment fourni la décoration de plusieurs stands lors de Batibouw. Des projets de signalétique touristique et de musée sont également au menu, sans oublier des clients récurrents tels Ceratec Electrotechnics, Meubles Crack, Mahieu Construct ou Interconstruct. De nombreuses agences immobilières font également appel à Steffix pour sa réactivité.
