Le transfert des opérations et autres codes entre les deux logiciels faisait par ailleurs défaut, imposant un réencodage en vue des déclarations TVA. Travail fastidieux et source de bien des pertes de temps lorsqu’il s’agissait de pister et d’analyser les erreurs.
La société était donc en quête d’une solution plus conviviale, lui autorisant une gestion plus dynamique. L’argument ‘on-line’ du logiciel d’Exact fut d’emblée séduisant, souligne Erika Genot, responsable administrative et l’une des trois personnes utilisant l’application au sein de la société. Il lui ouvrait en effet diverses perspectives. A commencer par la “possibilité de travailler à partir de tout endroit.” Non que les collaborateurs de Top Recycling Systems soient très nomades mais Jean-Philippe Danneau, son patron, ne s’en rend pas moins une fois par mois en Pologne, où la société possède une succursale, afin d’y effectuer divers contrôles. “Cela lui permet d’encoder ou de vérifier certains chiffres ou transactions en direct à partir de l’étranger.” Le comptable y trouve également son compte puisqu’il n’est plus obligé de se déplacer chez son client, en semaine ou le week-end.
Un logiciel en-ligne a en outre l’énorme avantage d’envoyer aux oubliettes le cauchemar de ces bugs qui empoisonnent souvent la vie des entreprises. “Avec une solution installée sur ses propres systèmes, on doit souvent attendre patiemment la mise à jour ou le correctif. Sans personne, en interne, qui puisse assurer le support technique.” Ecueil classique pour une toute petite structure telle celle de Top Recycling Systems qui, par ailleurs, apprécie à sa juste valeur la souplesse financière d’une tarification au mois: “plus question de devoir amortir l’achat onéreux d’une solution classique.”
A la mesure de l’entreprise
Quelques semaines à peine après avoir commencé à utiliser le logiciel, Erika Genot est déjà une convaincue. “Le logiciel est clairement adapté à la réalité comptable belge. On y trouve tout ce qui est nécessaire, notamment un plan comptable que l’on peut réutiliser tel quel. Exact Online est par ailleurs meilleur que notre ancienne solution, en termes de facilité d’utilisation, de clarté des données. Le tableau de bord, par exemple, nous donne une situation au jour le jour. Nous avons ainsi une bonne idée de notre situation, en termes de chiffre d’affaires, de charges...” Top Recycling Systems se contente pour l’instant de surveiller deux paramètres: les coûts et les factures sortantes: “cela suffit à nous donner une image réelle de la situation et voir combien de factures sont en circulation...”
Exact Online a par ailleurs permis à Top Recycling Systems de se lancer dans le scanning des documents entrants (locaux ou relayés par la succursale polonaise). “Nous procédons de manière systématique de telle sorte que le comptable puisse vérifier si les imputations sont correctes.” Ces documents scannés sont conservés sur une disque dur externe et ne sont donc pas confiés à Exact. “Nous préférons garder nos archives chez nous et, d’ailleurs, ne pas sacrifier pour autant les archives papier. C’est simplement une garantie supplémentaire.” Par contre, les documents comptables, eux, sont bel et bien stockés chez Exact, la société affirmant n’avoir aucun doute quant à la sécurité qui leur est appliquée.
3 utilisateurs internes
Alors même que la comptabilité n’est pas leur compétence première, ils ne sont pas moins de 3 collaborateurs de Top Recycling Systems à utiliser le produit pour assurer la gestion clients et fournisseurs tandis que le comptable prend en charge les déclarations de TVA, les bilans et autres opérations de fin d’année. “La volonté était de ne pas limiter à une seule personne la maîtrise de l’outil. Histoire d’avoir, en toute circonstance (congé, maladie, absence...), quelqu’un qui puisse assurer la comptabilité.” Tous trois n’ont toutefois pas les mêmes droits d’accès- autre souplesse d’organisation que permet Exact Online. “Nos droits sont organisés en fonction du ou des dossiers que nous devons suivre”, explique Erika Genot. Car le fait est que trois entités doivent être gérées: Top Recycling Systems, sa succursale polonaise, mais aussi Aqua Top, société spécialisée dans le matériel de plongée, dont le patron n’est autre que Jean-Philippe Danneau et qui passera, elle aussi, bientôt sous Exact Online. Trois entités, trois dossiers et donc l’option multi-utilisateurs choisie.
Top Recycling Systems est encore un utilisateur novice d’Exact Online, l’ayant adopté en ce début 2010. Il lui reste donc à se familiariser totalement avec son nouveau logiciel mais déjà sa convivialité l’a séduit ainsi que tous ces petits plus qui faisaient défaut dans l’ancienne solution: support réseau, possibilité d’associer plusieurs données de contact à un seul client, intégration avec la base de données Graydon... Et la perspective de prochaines fonctionnalités qui devraient lui être adjointes la conforte dans cette voie. Exemple: la faculté de gérer en un seul flux le suivi des pièces commerciales, depuis la demande de prix jusqu’à la facture. La découverte des fonctionnalités ne fait donc que commencer.
A propos de Top Recycling Systems
Top Recycling Systems, installée dans le zoning industriel de Mornimont, près de Jemeppe-sur-Sambre, est une petite PME spécialisée dans le domaine des containers et matériels de recyclage: conteneurs pour la collecte et le transport de déchets, conteneurs de décantation, poubelles de grande capacité (jusqu’à 2.500 litres), en acier ou plastique, presses à balles, broyeurs et cribles de déchets verts et industriels, engins de levage tels que grues ou lève-conteneurs. Active essentiellement dans les provinces de Namur, Hainaut et Liège, elle dispose d’une succursale en Pologne. Sa clientèle inclut des opérateurs industriels, des entreprises de construction, de terrassement, de collecte de déchets ou encore des communes et intercommunales. La société preste par ailleurs des services de réparation auprès des parcs à conteneurs communaux. Avec un effectif de 6 personnes, elle a réalisé, en 2009, un chiffre d’affaires de 500.000 euros.
