En dehors du fait qu’il s’agissait d’une vétuste solution sous DOS, le principal reproche qu’Olivier Caeymaex, directeur général de la société, formulait à l’encontre de son ancien logiciel comptable était son opacité. “Nous n’avions aucune visibilité sur notre comptabilité dans la mesure où elle était prise en charge par une société fiduciaire qui ne nous fournissait les journaux qu’une fois par trimestre, au rythme des déclarations TVA. Il n’y avait en outre aucun lien avec le budget. Nous étions donc à la recherche d’une nouvelle solution et nous en voulions une qui soit hébergée sur le Web. C’est en effet là notre politique maison: autant que possible, nos applications sont hébergées ailleurs. C’est par exemple le cas de notre CRM.” Olivier Caeymaex évoque plusieurs arguments pour justifier cette volonté d’externalisation: “C’est plus intéressant d’un point de vue sécurité et facilité et nous devons moins nous occuper de faire fonctionner notre réseau local. C’est généralement moi qui me charge de l’IT. Moins j’ai à m’en préoccuper, mieux c’est.” Résultat:
cela fait déjà près de trois ans que Visibuzz utilise Exact Online en guise de solution comptable. Un choix aisé, compte tenu du fait que ce logiciel était à l’époque l’un des seuls à avoir adopté l’approche Web et qu’il offrait une grande simplicité d’utilisation. “Critère majeur pour quelqu’un qui n’est pas un spécialiste de la comptabilité.”
La comptabilité au jour le jour
Pouvoir gérer soi-même des opérations telles l’encodage des factures (achats et ventes) ou le suivi quasi quotidien des factures à recevoir ou à payer est devenu une facilité dont la société ne saurait plus se passer. “Cela permet de mieux faire face à ce que je considère être des impératifs, à savoir une visibilité directe sur la situation réelle et la gestion quotidienne”, souligne Olivier Caeymaex. “Un tel potentiel d’action et de contrôle temps réel est une chose précieuse. La comptabilité devient le reflet de la situation exacte de la société. C’était d’ailleurs devenu une nécessité de par la croissance rapide enregistrée ces dernières années. Notre évolution a aussi créé de nouveaux besoins...”
Ce qui n’a toutefois pas banni la société fiduciaire du paysage puisque le comptable continue de se charger de tâches plus complexes, telles que la gestion des salaires, le suivi des comptes, la prise en charge des obligations légales (TVA...).
Outre le module comptable, Visibuzz a également recours à d’autres potentiels d’Exact Online, à savoir la gestion des immobilisations, pour le calcul des amortissements, et la comptabilité analytique. “Ce dernier module nous permet d’effectuer un suivi de la marge brute par contrat, de ventiler les frais directs par projet selon divers critères d’analyse- achat de marchandise, salaire des ouvriers... Toutes choses que notre ancienne fiduciaire n’effectuait pas et qui sont tellement faciles à mettre en oeuvre avec Exact Online.”
Les modules Gestion budgétaire et Devises étrangères pourraient à l’avenir venir rejoindre ceux qu’utilisent déjà Visibuzz. “Le module Devises étrangères nous intéresse tout particulièrement en raison du développement de nos activités à l’étranger. Nous sommes essentiellement actifs dans la zone euro mais nos activités progressent aussi au Royaume-Uni. Ce module nous facilitera les encodages pour un surcoût minime d’une dizaine d’euros par mois.”
Mobilité renforcée
Un autre argument fut décisif dans le choix posé, voici trois ans, par Olivier Caeymaex: “une solution hébergée accentue la mobilité puisqu’il devient possible de se connecter à partir de tout endroit, dès l’instant où une connexion Internet est disponible.” Non qu’Olivier Caeymaex soit un globe-trotter invétéré mais il apprécie de pouvoir travailler à domicile, sans compter que ses activités l’obligent malgré tout à de nombreux déplacements en clientèle, en ce compris à l’étranger où se situe d’ailleurs la majorité de la clientèle de Visibuzz. “Il est toujours pratique, lors de déplacements à l’étranger, de pouvoir rédiger une facture ou vérifier une situation...”, souligne-t-il. Son comptable exploite d’ailleurs, lui aussi, ce potentiel d’accès à distance, ne passant plus que deux fois par mois chez son client.
Pour Olivier Caeymaex, contrairement à certains a priori parfois entendus, l’hébergement d’une comptabilité, ou d’autres applications d’ailleurs, sur un serveur installé chez un tiers, n’est pas source d’inquiétude. Bien au contraire. “Les données y sont automatiquement sauvegardées. Nous nous contentons d’une sauvegarde hebdomadaire chez nous. Quant à la sécurité, j’estime que l’hébergement est un élément favorable. C’est en tout cas une solution plus sûre que si nous devions la garder chez nous.”
A propos de Visibuzz
Créée en 2002, Visibuzz, implantée dans le nord de la province de Namur, a fait son nid sur le marché du promotionnel, se spécialisant dans la transformation et l’habillage de véhicules “de caractère” qui assurent une visibilité forte aux marques, sociétés et produits qui choisissent ce mode de marketing.
Visibuzz s’adresse ainsi à des agences de marketing, organisateurs d'événements, marques et entreprises qui achètent ou louent le véhicule (avec ou sans chauffeur) pour une durée déterminée, Visibuzz se chargeant de toute la logistique. Son parc se compose de bus à impériale, camions, fourgons, caravanes Airstream, bus Greyhound ou de ramassage scolaire américains, taxis londoniens, etc. qu’elle transforme, prenant en charge tous les travaux de soudure, menuiserie, installation électrique, sonorisation, les aménagements en conditionnement d'air ou connexion Internet satellitaire, en terminant par l’habillage graphique aux couleurs de la société, du produit ou du service à promouvoir.
