Voilà pourquoi un progiciel tel Exact Online Commerce s’avère être un instrument idéal pour Rebel Factory. L’intégration d’un système comptable avec diverses solutions automatisées de gestion des achats, des ventes et des stocks garantit aux deux gérantes des informations actualisées et fiables ainsi qu’un meilleur contrôle de leur société.
Rita Bielen et Brigitte Nackaerts ont créé Rebel Factory au printemps 2010. Le catalogue commercial inclut notamment, sous la marque “Style Society”, des services de table stylés, intemporels, dont elles sont les conceptrices. Leur objectif, avec Style Society, est de faire découvrir l’art du bien-vivre à leur clients et leur ouvrir la voie d’un mode de vie élégant où bon goût, qualité supérieure et produits raffinés ne soient pas hors de portée. Brigitte Nackaerts est le cerveau créatif derrière les modèles et les dessins. La mise en oeuvre de la comptabilité et de l’administration est davantage le domaine réservé de Rita Bielen. Dès le départ, sa volonté était d’en prendre elle-même les rênes en mains. Dans la mesure où elles partaient de zéro et où Rita Bielen, bien qu’ayant étudié la comptabilité et l’informatique, n’avait jamais mis ses connaissances en pratique, il était indispensable pour elles de dénicher une solution conviviale et intégrée. “Nous avons découvert Exact Online par l’entremise de l’Unizo (l’association flamande des indépendants). Une simple séance de démonstration a suffi à me convaincre. Il s’agit là d’une solution extrêmement conviviale. Notre comptable contrôle tout et se charge également des déclarations TVA. Pour le reste, j’assure moi-même le suivi de tout le processus comptable”, déclare Rita Bielen.
Un peu plus tard, Rita Bielen n’a pas hésité un seul instant lorsqu’Exact lui a proposé, dans le cadre du développement d’applications verticales, de participer à un projet-pilote dédié à une solution spécifique destinée aux sociétés commerciales. “Style Society implique une grande quantité de stocks qu’il faut tenir à jour de manière rigoureuse. Exact Online Commerce inclut des processus portant sur les achats, les ventes mais également la gestion des relations d’affaires et des stocks. Ils permettent d’automatiser facilement les principaux processus qui caractérisent un commerce de gros. C’est essentiellement la gestion automatisée des stocks qui constitue pour nous un énorme avantage.” Qui plus est, Rita Bielen et Brigitte Nackaerts veulent en permanence préserver un stock suffisant qui leur permette de réagir rapidement. “Le fait de ne pas procéder à un suivi particulièrement précis de nos stocks nous coûterait énormément d’argent. Exact Online Commerce se charge d’imputer automatiquement les stocks. Il n’est donc plus nécessaire de recourir à un système séparé: tout est intégré, ce qui me fait évidemment économiser pas mal de temps. Qui plus est, j’ai ainsi en permanence une vision actuelle et précise des stocks.”
Rita Bielen et Brigitte Nackaerts travaillent encore d’arrache-pied au développement de leur société. Outre les ventes régulières aux grossistes, elles fondent de grands espoirs dans leur boutique en-ligne. “Une fois que l’e-boutique sera sur les rails, nous pourrons connecter le tout à la facturation et à la gestion de stocks que propose Exact Online Commerce. Ce sera très pratique pour nous dans la mesure où tout sera alors interconnecté et que nous pourrons alors effectuer un suivi de tout le processus à l’aide d’un seul système”, souligne Rita Bielen.
Il arrive fréquemment aux deux gérantes de travailler à partir de chez elles. Exact Online leur permet de consulter, à tout moment, la situation temps réel de leur société. Où qu’elles se trouvent. “Nous avons besoin d’une simple connexion Internet pour consulter Exact Online Commerce. Lorsque je fais de l’administration à partir de mon domicile, Brigitte peut suivre les opérations à distance. C’‘est très pratique parce qu’il nous arrive souvent de travailler à partir de différents endroits. Faire de la comptabilité via Internet implique également que je ne suis plus obligée de procéder à des sauvegardes et que les mises à jour s’effectuent de manière automatique.”
Pour Rita Bielen, avoir une vue de la situation de Style Society et pouvoir la contrôler elle-même était une condition sine qua non pour se lancer dans l’aventure. “A cet égard, Exact Online Commerce me procure un excellent instrument. Les pages cockpit, très pratiques, me donnent immédiatement une vision actualisée sur l’état des paiements, des stocks, etc. Je connais dès lors parfaitement, à chaque instant, la situation de Style Society. Ce qui était précisément mon objectif”, conclut Rita Bielen.
