“Nous voulons y ajouter une plus-value en termes d’accompagnement concret et pratique de telle sorte à identifier et contribuer à résoudre les problèmes-clé des clients, qu’il s’agisse de planifier la succession au sein d’une société familiale, en protégeant les droits de chaque membre de la famille, ou de conseiller une entreprise qui doit faire face à un besoin de liquidités”, explique Pascal Lauwereins, administrateur-gérant d’AcTaCo.
Soutenir la croissance
L’éventail de ces activités requiert un mode de fonctionnement où efficacité et souplesse sont des maîtres-mots. Et cela passe notamment par une logistique informatique performante, à commencer par une solution comptable qui soit à la hauteur de la tâche. A l’automne 2010, AcTaCo décidait de se tourner vers la solution Exact Online afin de se doter de fonctionnalités que ne pouvaient plus lui procurer le logiciel qu’elle utilisait jusque là. Notamment en termes de rapports, de simulations analytiques, de potentiel d’analyse des chiffres et résultats ventilés par équipe, département ou produit.
Le choix d’Exact Online a été motivé par deux éléments concordants: d’une part, le fait que l’un des deux bureaux comptables fusionnés utilisait déjà cette solution, avec satisfaction, depuis quelque temps et, de l’autre, la perception positive qu’en avaient déjà Pascal Lauwereins et l’équipe d’AcTaCo. “Exact Online est l’un des logiciels majeurs du marché. Il nous procure un certain nombre de fonctionnalités nouvelles et est particulièrement facile à utiliser, à la fois de par sa convivialité et du fait qu’il est accessible en-ligne à partir de n’importe quel endroit- que l’on soit au bureau, en clientèle ou... sur la plage. Je peux même utiliser Exact Online sur mon iPad ou mon iPhone.
Les fonctions d’Exact Online reposent sur une logique simple: il ne faut pas passer par de multiples étapes pour obtenir ce qu’on désire. Souvent, il suffit de sélectionner un seul bouton. Preuve supplémentaire de sa convivialité: les utilisateurs peuvent souvent résoudre eux-mêmes l’un ou l’autre petit obstacle rencontré.” Autre qualité qu’apprécie particulièrement AcTaCo: le caractère international du logiciel. “Nous avons notamment des clients aux Pays-Bas. Le caractère international d’Exact Online permet par exemple de boucler les comptes annuels pour chaque pays sans devoir acheter des logiciels supplémentaires.”
Les vertus de l’on-line
"Le fait, pour le client comme pour nous, de pouvoir accéder à distance aux données et aux fonctions comptables présente de nombreux avantages”, poursuit Pascal Lauwereins. “Lorsque nous nous rendons chez les clients, nous pouvons par exemple nous passer d’emmener notre propre PC. Cela les rassure puisqu’ils ne doivent pas accueillir un système extérieur sur leur réseau. Et la chose vaut aussi pour nous: nous ne devons pas connecter notre PC à un réseau inconnu, avec les éventuels risques de contamination que cela suppose.”
Le fait qu’Exact Online soit une solution en-ligne revêt d’autres attraits pour la société: “nous évitons la charge des licences classiques et nous ne devons pas investir dans des serveurs onéreux, ou même dans la mise à jour régulière des logiciels. Exact nous procure par ailleurs l’assurance que les données comptables, données sensibles s’il en est, ne seront pas accessibles par le premier venu”, poursuit Pascal Lauwereins. “Notre métier impose naturellement une nécessaire discrétion et le respect du secret professionnel. Exact a pris, en la matière, toutes les précautions nécessaires.” Les clients d’AcTaCo, de leur côté, lui font confiance: “les clients partent du principe que leur comptable met tout en oeuvre pour leur fournir le meilleur service possible. Ils estiment que si nous avons décidé de faire confiance à Exact Online, c’est que la solution le justifie. On peut comparer cela aux décisions que prend un garage pour assurer l’entretien des voitures de ses clients. Si le garage s’aperçoit un jour que la solution utilisée n’est pas la meilleure, c’est à lui d’anticiper. C’est la même chose pour nous.”
En plus d’un an d’utilisation, AcTaCo n’a en tout cas jamais eu de raisons de regretter son choix. “Les fonctions, les connexions, les serveurs n’ont jamais été pris en défaut.” Le service de helpdesk est d’ailleurs prêt à intervenir “très rapidement” en cas de souci ou de question technique.
Un éditeur à l’écoute
"Nous participons à un comité d’experts via lequel les avis, remarques et désidératas des comptables sont relayés directement vers Exact. Cela nous permet par ailleurs de bénéficier de sneak previews des prochaines versions ou fonctions. Peu d’éditeurs le font. Et l’écoute est réelle: nous sentons que nos remarques sont prises en considération, qu’Exact comprend nos besoins et les raisons de nos demandes.”
AcTaCo profite en tout cas de bon nombre des évolutions fonctionnelles qui enrichissent progressivement la solution. Notamment le potentiel analytique ou l’enregistrement des temps de présence. “Il s’agit là d’un progrès manifeste pour nous dans la mesure où le logiciel nous renseigne désormais sur le temps que chaque personne consacre à chaque dossier. Utile pour l’efficacité de notre propre facturation!”
Hormis quelques sociétés qui utilisent une autre solution, AcTaCo a recours à Exact Online pour tous ces clients, la plupart lui confiant la totalité des tâches comptables et fiscales. Une petite dizaine de clients ont eux aussi pris une licence Exact Online. “Et nous voudrions clairement que d’autres évoluent dans la même direction”, souligne Pascal Lauwereins. “Cela nous faciliterait la tâche et contribuerait à limiter l’utilisation du papier même si une comptabilité entièrement sans papier est une utopie. Pouvoir envoyer des documents par courriel fait en outre gagner un temps précieux. Plus besoin par exemple d’aller à la poste... Généraliser l’utilisation d’Exact Online nous permettrait en outre d’uniformiser toutes les comptabilités et de gagner du temps. Notamment en formation de nos collaborateurs. D’autant plus qu’Exact Online s’apprivoise facilement."
Au sujet d’AcTaCo
AcTaCo, bureau comptable et fiscal de Lebbeke, dessert une clientèle de PME, de petite à grande envergure, dans une grande variété de secteurs d’activités (bureaux d’architectes, professions libérales, sociétés de production....). Cinq personnes s’y emploient à proposer des services qui englobent aussi bien des traitements et opérations comptables, des déclarations fiscales ou encore l’élaboration de plan financier, que des prestations de conseils: assistance en matière financière et fiscale, planification de succession, conseils en matière de droits sociaux...
