Fiduciaire B11: l’efficacité d’Exact Online libère du temps pour le conseil

La comptabilité est bien plus qu’une simple question de chiffres, de soldes et de ratios. Le rôle réel d’un bureau comptable et fiscal, valorisant pour toutes les parties concernées, consiste dans l’apport de conseils et de support à la clientèle. C’est dans cette optique que B11 Boekhouding Fiscaliteit a opté pour la solution Exact Online.

Dimitri Janssens appartient à cette génération de comptables qui n’envisagent plus leur métier sous le seul angle des chiffres purs et durs. Lui-même “serial entrepreneur” (il a créé, fait mûrir et revendu avec succès plusieurs sociétés), il a créé B11 Boekhouding Fiscaliteit en partant du constat que “les sociétés attendent de leur comptable un véritable support.” Or, bien souvent, la rencontre offre-demande ne se fait pas. Les sociétés et les entrepreneurs (au sens premier du terme) ont d’énormes besoins mais sont rarement à même de les formuler de manière tangible. Ils ont d’ailleurs une perception limitée de la manière dont tourne leur société, de l’adéquation des décisions et mesures qu’ils prennent. “Souvent, les clients ne savent pas si ce qu’ils font est bien ou mal. La plupart n’analysent leurs chiffres qu’une fois par an ou par semestre. Entrepreneur moi-même, je sais à quels problèmes ils doivent faire face, quelle est leur réalité au quotidien. En fondant B11 Boekhouding Fiscaliteit, je désirais me positionner en source de conseils. Au-delà des situations et analyses comptables. B11 veut accompagner le client dans sa réflexion, la gestion de sa société, la résolution de ses problèmes.” Cette volonté va encore plus loin puisqu’un business club d’entrepreneurs a vu le jour à l’instigation du bureau comptable. “Il permet de faire se rencontrer les clients, de faire se parler des concullègues. Ce lieu de rencontre et d’échange est intéressant pour toutes les parties concernées. Des idées naissent. Cela permet aux responsables de ces sociétés de prendre, un temps, leurs distances par rapport au quotidien. A force d’avoir le nez dans le guidon, on ne parvient plus à bien cerner les problèmes…"

Un environnement rassurant

Dimitri Janssens a découvert Exact Online par l’entremise d’un collègue comptable. Lui-même utilisait jusque là une autre solution mais en était de moins en moins satisfait. Pour diverses raisons: manque d’écoute et de support, surcoûts engendrés inexorablement par l’achat de licences et de serveurs supplémentaires pour augmenter le nombre d’utilisateurs simultanés, coût des formations successives... “Je voulais me tourner vers une solution on-line et trouver un bon support.” Exact Online a comblé ses voeux. “Exact, c’est avant et surtout du service performant”, estime-t-il. Dans tous les sens du terme. A la fois parce que le logiciel, lui-même, est proposé sous forme de service accessible en ligne. Ensuite parce que le support est réellement efficace. “En cas de problème ou de question, un seul coup de téléphone suffit. Si la personne au bout du fil n’a pas la réponse de suite, on est sûr qu’on recevra la réponse le jour-même.” Non que Dimitri Janssens ait souvent eu besoin de ce support. Le seul réel problème a concerné une importation à partir de l’ancien logiciel, problème résolu dans la journée. Pour le reste, la découverte du logiciel fut aisée. “Une fois qu’on se lance, qu’on a trouvé le fil conducteur, l’utilisation s’avère aisée. Tout s’explique de soi-même.” L’avantage essentiel que Dimitri Janssens voit dans une solution on-line vient de la capacité qu’elle procure de travailler de n’importe où. “On n’est plus obligé de travailler à partir d’un endroit déterminé. Je peux même travailler à partir de mon iPhone ou consulter des dossiers lorsque je suis en vacances quelque part à l’étranger. Mon associé, quant à lui, n’est pas souvent dans nos locaux, préférant travailler de chez lui.” Exact Online leur permet par ailleurs de travailler de concert sur les mêmes données. “Nous avons évidemment chacun nos clients mais il nous arrive de collaborer sur un même dossier, par exemple pour de la prestation de conseils."

Quand facilité rime avec efficacité

La convivialité d’Exact Online se manifeste à divers niveaux: facilité d’importation de documents via le module de scanning, vérification automatique de données sur Graydon qui évite de devoir saisir manuellement des références clients, génération aisée de graphiques sur base de données chiffrées, simulation de business plans... De quoi envoyer aux clients des rapports et résumés comptables explicites. “La plupart de nos clients se contentent de rapports actif/passif et de bilans intermédiaires. Pour certains, nous proposons aussi un aperçu mensuel de leur situation. Les chiffres, en soi, sont suffisants mais les graphiques sont plus agréables à visualiser.” Au-delà des rapports fournis sur base régulière, Exact Online offre un autre avantage non négligeable à B11. A savoir, la possibilité de faire visualiser par le client, à tout moment, sa situation exacte. Sous quelque perspective que ce soit: bilan des factures de vente, des paiements encaissés, du cashflow, etc. “Le plus important à nos yeux est le support que nous pouvons apporter aux clients. Exact Online rend la chose plus aisée. La solution nous permet de travailler plus vite et donc de libérer davantage de temps pour du conseil.” La convivialité d’Exact Online simplifie le travail de B11. Chose non négligeable dans la mesure où la grande majorité des clients lui confient la totalité de leurs traitements et opérations comptables. Une chose qui pourrait évoluer quelque peu à l’avenir puisque B11 a décidé de consacrer à court terme l’une des réunions du business club à la découverte du logiciel Exact Online. De quoi convaincre sans doute un certain nombre de clients de s’abonner et de l’utiliser eux-mêmes pour certains traitements et permettre ainsi à B11 de se concentrer encore davantage sur des prestations de conseils. “Cela nous permettra d’optimiser encore davantage notre travail”, déclare Dimitri Janssens. Après plus d’un an d’utilisation, la quasi-totalité de la comptabilité de ses clients est désormais gérée avec Exact Online.

Au sujet de B11 Boekhouding Fiscaliteit

B11 Boekhouding Fiscaliteit bvba est un bureau comptable et fiscal basé à Kasterlee, près de Geel. La jeune équipe de trois personnes (deux associés et un collaborateur mi-temps) s’est constituée une clientèle de petites et moyennes entreprises à qui elle preste des services comptables et fiscaux allant de déclarations fiscales et comptables jusqu’au conseil personnalisé en matière d’investissements, de placements et de gestion de société, en passant par la gestion du courrier ou la mise à disposition de locaux. B11 attache une importance toute spéciale au support et aux conseils qu’elle peut fournir à ses clients, deux moyens pour elle de faire la différence et de faire bénéficier ses clients de l’expérience entrepreneuriale acquise au fil des ans par ses deux associés. Dans le même esprit, B11 anime également un “business club”, lieu de rencontre et d’échanges où les responsables des sociétés clientes peuvent venir échanger leurs expériences.