De DOS à Exact Online en passant par ProAcc
Lors de la création de Compudatatax, Bea Verstraeten opta pour un programme comptable convivial sous DOS qui lui a donné toute satisfaction jusqu’au moment où les limitations de la technologie DOS la contraignirent à rechercher quelque chose de nouveau. Sur les conseils de son époux, elle commença alors à travailler avec ProAcc d’Exact Software.
Entre-temps, sa clientèle avait pris de l’essor, exerçant une pression de plus en plus forte sur l’équilibre travail-vie privée de cette mère de quatre enfants travaillant à domicile. Les contacts qu’elle entretient avec ses clients sont du genre intensifs du fait qu’elle prend en charge l’ensemble de leur comptabilité. “Mon souhait, en tant que comptable, est de ne pas me limiter au seul suivi des déclarations TVA ou des comptes annuels. J’estime devoir jouer un rôle de conseil et d’assistance vis-à-vis de mes clients. La comptabilité représente un travail sur mesure qui implique un gros investissement en temps”, déclare Bea Verstraeten.
Il arriva un moment où la comptabilité de son principal client devint trop lourde à assumer. Le hasard fit que Bea Verstraeten prit alors connaissance d’une brochure publicitaire d’Exact consacrée au logiciel comptable en ligne Exact Online. “J’ai su immédiatement qu’il s’agissait là, pour moi, de la situation idéale. Je continue aujourd’hui encore de me féliciter d’avoir migré, voici environ trois ans, la totalité de ma clientèle vers Exact Online”, déclare-t-elle.
Convivialité et transparence
Après en avoir conféré avec le client en question, Bea Verstraeten décida de changer de méthode. Désormais, son client consignerait directement ses opérations dans Exact Online tandis qu’elle prendrait en charge les contrôles et les cas spéciaux. “Le fait que tout continue de se passer sans le moindre problème s’explique surtout par l’extrême convivialité du logiciel comptable Exact Online. Cette manière de procéder constitue à mes yeux la solution idéale qui me permet de pouvoir malgré tout continuer à assurer la comptabilité de ce client spécifique”, déclare Bea Verstraeten. Elle ne doit en outre plus se soucier des sauvegardes. Chose qui constitue, pour elle, un grand avantage étant donné qu’il lui est impossible de tout orchestrer elle-même.
Bea Verstraeten s’efforce d’effectuer le suivi de la comptabilité de ses clients à un rythme bimensuel. Sa volonté étant de corriger immédiatement les erreurs éventuelles, il est important pour elle de disposer des données de paiement - clients et fournisseurs - les plus récentes, de même que de leur historique. “Les possibilités de recherche au sein d’Exact Online sont infinies. Il est par ailleurs possible de cliquer sur quasiment n’importe quelle information, ce qui rend le programme particulièrement transparent. Autre exemple: la création de fournisseurs s’effectue très aisément. Sans compter que l’on obtient immédiatement les données de Graydon, ce qui est très pratique”, explique Bea Verstraeten. Elle formule la même opinion au sujet de l’outil Comptes annuels et sur les potentiels d’exportation vers Excel. La facilité de travail que lui procure Exact Online lui fait économiser un temps précieux qu’elle peut investir dans sa famille.
Comptabilité en mode universel
Pour elle, il est incroyable que ses clients puissent suivre leur comptabilité dans Exact Online quel que soit l’endroit où ils se trouvent. “L’un de mes clients voyage énormément. Où qu’il soit dans le monde, il peut se connecter et consulter sa comptabilité à distance. S’il se trouve dans sa seconde résidence en France, il lui est possible de gérer facilement ses paiements à partir de là. J’ai également une compagnie de taxis parmi mes clients. Je reçois régulièrement des appels de ma personne de contact dans cette entreprise alors qu’elle profite des temps d’attente pour vérifier ses opérations et ses factures sur son smartphone. Ce côté mobile d’Exact Online renforce l’implication de mes clients qui peuvent suivre leur compta, de leur côté, à n’importe quel moment. Elle améliore également ma propre efficacité”, souligne Bea Verstraeten. Vu sous un angle différent, le logiciel la rend en permanence joignable par ses clients. “Si nous partons faire de la voile et que l’un de mes clients a besoin d’informations, il me suffit de démarrer mon ordinateur portable pour lui apporter mon aide. On n’est plus tributaire de l’endroit, ni même du pays où l’on se trouve. Il suffit de disposer d’un PC et d’une connexion.”
Service et formation à la hauteur
Lorsqu’elle a commencé à utiliser Exact Online, Bea Verstraeten a régulièrement fait appel au helpdesk téléphonique. “Je suis très satisfaite du service d’Exact. En phase de démarrage, j’avais beaucoup de questions qui ont reçu une réponse rapide. Depuis, j’ai appris à maîtriser le logiciel et mes questions se limitent à des cas spéciaux, que je soumets par courriel. Là encore, tout se passe efficacement.” Bea Verstraeten a suivi une formation de base, qui lui a suffi pour se lancer dans Exact Online. Elle voudrait en fait pouvoir approfondir sa connaissance du logiciel mais le temps lui manque actuellement pour des formations complémentaires.
Grâce à une bonne organisation et au support d’Exact Online, Bea Verstraeten peut continuer à combiner travail et famille. Les choses peuvent se bousculer en périodes de pointe, par exemple lors des déclarations de TVA. “Entre-temps, sur mes conseils, mon mari est lui aussi passé à Exact Online. Désormais, il n’est plus menotté à son bureau et peut gérer ses clients dans le divan de la salle de séjour et, ainsi, voir ses enfants”, conclut Bea Verstraeten.
