Depuis sa création en 2000, VD Consulting a toujours utilisé Cubic for DOS d'Exact Software pour le traitement de la comptabilité de ses clients. Les deux chefs de l'entreprise étant régulièrement en route et allant souvent chez leurs clients, ils n'étaient pas souvent présents au bureau au même moment pour examiner et discuter des dossiers communs de leurs clients. Il était donc temps de chercher une solution permettant la concertation tout en pouvant consulter les données à distance. Ce que le logiciel existant ne permettait pas.
"Nous avons envisagé investir nous-mêmes dans un serveur et utiliser le logiciel d'un autre fournisseur de manière à pouvoir accéder à distance à nos données. Mais cet investissement était trop important au niveau de l'achat et surtout de la maintenance du serveur pour un bureau de notre taille. Nous avons finalement opté pour Exact Online, la solution SaaS d'Exact Software, qui nous permet de ne pas devoir nous préoccuper de faire des mises à jour du logiciel et des copies de secours de nos données ni de protéger nos données", explique Wim Van Damme, chef d'entreprise de VD Consulting.
Flexibilité et accessibilité à la mesure de l'entreprise
VD Consulting a maintenant accès aux dossiers de ses clients que les collaborateurs soient au bureau, en route ou chez le client. Il leur suffit pour cela d'avoir un PC et une connexion Internet.
L'échange de données entre collègues est un jeu d'enfant grâce aux possibilités de collaboration en ligne. Avec Cubic for DOS, plusieurs personnes ne pouvaient accéder en même temps à un même dossier. Maintenant, lorsque des collègues ont des questions sur un dossier bien précis, les autres collaborateurs peuvent réagir directement à partir de différents endroits parce qu'ils peuvent consulter le dossier.
Lorsque plusieurs personnes doivent travailler à la comptabilité d'un même client, les données ne doivent plus être copiées sur le PC de ces personnes. Souvent, le PC sur lequel se trouvaient les données du client était utilisé comme banque de données où les différents intervenants prenaient et remettaient les fichiers clients avant/après leur traitement. Grâce à Exact Online, chacun peut continuer à travailler de son poste de travail ou travailler de chez le client sur les dossiers dont il a besoin sans se tracasser du transfert des fichiers.
"Il n'a fallu qu'un jour pour passer à Exact Online et convertir les données Cubic for DOS de nos clients vers Exact Online", souligne Wim Van Damme. "Le plus grand changement est peut-être l'utilisation plus fréquente de la souris. Ce n'est peut-être pas aussi rapide que Cubic for DOS, mais la solution comptable en ligne permet de retrouver beaucoup plus rapidement des données parce que vous pouvez cliquer dans les écrans et que vous ne devez plus passer sans cesse d'un écran à l'autre comme c'était le cas dans Cubic for DOS. Le bilan général après le passage à Exact Online est donc positif."
En ce qui concerne les possibilités de collaboration, pour l'instant seuls les collaborateurs en profitent. Exact Online permet également la collaboration entre les bureaux comptables et les clients, mais à ce stade, les clients de VD Consulting préfèrent encore utiliser leur propre solution locale ou ils font appel au bureau comptable pour traiter les factures entre autres.
Prix
Exact Online est une solution en ligne que les clients paient par dossier. Pour VD Consulting, cela signifie une plus grande transparence dans les coûts par client.
"Comparé aux frais d'abonnement de Cubic for DOS, le coût total a diminué. En outre, comme nous savons maintenant précisément ce que coûte un dossier Exact Online, nous pouvons facturer le montant exact à nos clients", conclut Wim Van Damme.
