Exact Online rend le fonctionnement administratif et comptable des Lions Clubs belges transparent

Le Lions Clubs Belgique investit dans une plus grande transparence au niveau comptable et administratif. Le district belge d’un des plus grands clubs-service au monde est confronté à une responsabilité financière croissante des fonds gérés et dépensés via la collecte de fonds, de la gestion du patrimoine et de l’administration du personnel.

A l’heure actuelle, le Lions Clubs Belgique compte 272 clubs. Chaque club est responsable de son fonctionnement et de sa gestion sous l’oeil du district auquel appartiennent les clubs locaux. Les matières nationales sont du ressort du Multiple District (MD) Belgium. A cet effet, deux A.S.B.L. ont été fondées : l’une est responsable de l’administration et l’autre, des affaires humanitaires.

La législation stricte concernant les A.S.B.L. depuis 2002, le nombre croissant de clubs-service en Belgique et les fonds accrus fournis par des actions de collecte de fonds réussies ont donné lieu à la réglementation de la comptabilité du Lions Clubs Belgique. La réglementation vient également d’un nombre de grands projets sociaux qui entraînent, en plus de la gestion du patrimoine, une gestion salariale et du personnel importante, comme c’est le cas du projet A.S.B.L. De Steiger du pays de Waes qui s’occupe de l’accueil des jeunes entre 12 et 18 ans ayant des problèmes d’intégration et qui reçoit également des subsides fédéraux. Chaque club local se fixe lui-même un but social spécifique qu’il va poursuivre.

“Deux des principales raisons qui nous ont poussés à passer à une solution comptable basée sur le web ont été l’accessibilité et la transparence,” explique Aimè d’Helft, Council Chairman 2007-2008 du Lions Clubs Belgique. “Nous avons commencé à automatiser nos clubs-service à la fin des années ‘90. Chaque district est responsable de sa propre comptabilité. Et généralement, les districts utilisent, à cet effet, différents logiciels comptables.”

Accessibilité et transparence

 
Les fonctions au sein du Lions Clubs sont de nature temporaire, de 1 à 2 ans suivant la fonction. La fonction de trésorier est également de nature temporaire. Jusqu’à présent, ils peuvent décider librement de la façon dont la comptabilité est tenue. La conséquence, c’est que bon nombre de systèmes différents sont utilisés actuellement.

“Dans un premier temps, les deux A.S.B.L. qui chapeautent les clubs belges ainsi que les deux districts flamands commenceront à utiliser Exact Online. Après une évaluation, l’objectif est que les deux autres districts utilisent également la solution basée sur le web à partir de l’an prochain”, poursuit D’Helft. “Chaque année, les Lions Clubs belges consacrent au total environ cinq millions d’euros à des oeuvres sociales. Nous donnerons aux clubs-service qui le souhaitent la possibilité de travailler avec Exact Online. A ce niveau, de nombreuses solutions comptables différentes sont utilisées à l’heure actuelle.”

En outre, il n’y a pas que la transparence qui augmente. L’accessibilité est également plus grande. Avec une comptabilité basée sur le web, d’autres personnes de la direction, en plus du trésorier, peuvent être impliquées dans la comptabilité et les personnes compétentes peuvent jeter un oeil sur la comptabilité de leur club-service ou de leur district quel que soit l’endroit où elles se trouvent.

Hébergement externe et protection

D’un point de vue financier, l’investissement dans une infrastructure informatique et dans un logiciel représente un coût important pour une entreprise. Lors de la recherche d’une nouvelle solution pour une comptabilité intégrée, le coût total a été l’un des principaux facteurs pour le Lions Clubs Belgique. L’assistance en ligne et l’hébergement externe ont été prépondérants dans le choix d’Exact Software.
Aimé D’Helft : “Investir dans un serveur pour l’hébergement des données n’était pas envisageable. Les coûts que cela entraînerait ne peuvent pas se justifier pour une association comme la nôtre. Compte tenu de tous les frais supplémentaires pour les backups, l’archivage et la maintenance notamment, cela n’était pas faisable pour le Lions Clubs Belgique. Grâce à l’hébergement externe de nos données, nous sommes certains de la disponibilité de nos données sans pour cela devoir nous faire des soucis pour la protection de nos données. Exact Software s’en charge.”

Un abonnement Exact Online : la garantie d’avoir à tout moment la dernière version du logiciel

Le grand avantage d’un abonnement en ligne à Exact Online, c’est que, en tant qu’utilisateur, vous avez partout et à tout moment accès au système. Pour autant que vous ayez une connexion Internet, vous pouvez reprendre votre travail là où vous vous étiez arrêté lors de votre dernière session que vous soyez chez un client, chez vous, au bureau, en chemin, ...

“Les applications locales nécessitent des installations et des mises à jour compliquées qui posent souvent des problèmes. Nous ne devons plus nous en préoccuper. Avec un abonnement Exact Online, vous avez accès à notre comptabilité à partir de n’importe quel PC ayant une connexion Internet. En tant qu’utilisateur, vous êtes en outre certain de toujours travailler avec la version la plus récente du logiciel,” conclut Aimé D’Helft.

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