B2B FACTS

Wilhelmina De Nijs en Ludo Van der Schraelen werken samen in Exact Online. Zij namens Ivo Van Dooren Chapewerken, hij namens boekhoudkantoor Boekhouding & Bedrijfsconsult.

Ivo Van Dooren Chapewerken is een rasechte Kempense onderneming, gevestigd in Rijkevorsel, welke reeds sinds 1987 vele bouwwerven in de regio voorziet van perfect gelegde dekvloeren of chapes. Nieuwbouw of verbouwing, particulier of professioneel, met meer dan 1000 werfopdrachten per jaar is de agenda druk bezet. Toen eind 2006 door omstandigheden van boekhoudkantoor diende veranderd te worden, werd op advies van de nieuwe boekhouder na 12 jaar werken in DOS resoluut gekozen voor een overstap naar Exact Online. Directeur en verantwoordelijke voor de administratie Wilhelmina De Nijs, echtgenote van zaakvoerder Ivo Van Dooren, en boekhouder Ludo Van der Schraelen van boekhoudkantoor Boekhouding & Bedrijfsconsult in Turnhout doen hun verhaal.

De financiële administratie van Ivo Van Dooren Chapewerken werd tot voor kort gevoerd in een DOS-boekhoudprogramma, welke begin jaren negentig door een lokale leverancier geinstalleerd werd op 2 PC’s. Echter, het nieuwe boekhoudkantoor Boekhouding & Bedrijfsconsult werkte voor al z’n klanten reeds geruime tijd volledig onder Windows. Sinds begin 2006 biedt het ook boekhouding via Internet aan. Toen boekhouder Ludo Van der Schraelen suggereerde om eens te kijken naar Exact Online, was directeur Wilhelmina De Nijs direct 'verkocht': "Het is een moderne tool. Eenvoudig in opzet, zeer overzichtelijk én geen gedoe met diskettes meer."

Voor de uitwerking van het totaal-project, inclusief data-migratie én intensieve gebruikersbegeleiding, werd ICT-adviesbureau B2B FACTS als regionaal reseller van Exact Software aangesproken. Zaakvoerder Koen Baelus van B2B FACTS: "Wij hadden als pionier in België al vroeg ervaring opgedaan met enkele migraties vanuit verschillende paketten naar het nieuwe Exact Online – product."

Zoals zovele KMO’s hebben we een DOS-verleden

Het vorige DOS-programma werd bij Ivo Van Dooren Chapewerken geinstalleerd in 1994 voor zowel boekhouding als facturatie. Verantwoordelijke administratie Wilhelmina De Nijs vertelt hierover: "Het programma deed wat het moest doen, maar je kon aan de andere kant niet naast de onvermijdelijke periodieke interventies kijken welke telkens nodig waren bv. voor de jaaroverdracht, voor de aanpassing van BTW-tarieven... Inloggen vanop afstand was immers niet voorzien. Updates voor nieuwe wettelijke aanpassingen kwamen de laatste tijd ook steeds ietsje later dan voorheen en nieuwe evoluties werden niet altijd meer gevolgd bv. Intervat... Ook de maandelijkse gegevensuitwisseling via diskettes verliep niet altijd probleemloos. Toen we de mogelijkheden om te factureren in Exact Online leerden kennen, leek ons dat wel een geschikt moment om over te schakelen."

Zorgeloze overstap?

Eens de beslissing genomen in de 3e week van december 2006, was het de uitdaging om het nieuwe programma reeds vanaf januari 2007 te kunnen gebruiken. Dank zij een gestructureerde aanpak, intense betrokkenheid van de gebruikers en de wil om snel beslissingen te nemen waar nodig, kon het beoogde doel gehaald worden. Koen Baelus van B2B FACTS: "De datamigratie vanuit het bestaande DOS-programma via XML-formaat nam de meeste tijd in beslag. Er werd tevens eerst een proefconversie uitgevoerd om niets aan het toeval over te laten. Het blijft tenslotte altijd een beetje maatwerk en we staan er bovendien op dat de gegevens van bij de start goed zitten in het nieuwe programma. Dit is niet anders voor Exact Online."

Verantwoordelijke Wilhelmina De Nijs beaamt dit: "De omschakeling naar Exact Online was zeker een doenbare opdracht qua leerproces, al vraagt het uiteraard altijd een inspanning. Ik heb er echter niet van moeten wakker liggen ‘s nachts, en dit is voor mij altijd een goed teken. Alles viel goed in de plooi. Onze administratie verloopt nu vlotter dan vroeger. De facturen gaan sneller de deur uit naar de bouwbedrijven en/of opdrachtgevers, zodat ook zij sneller kunnen afrekenen naar de eindklanten. De faktuurlayout is overzichtelijk en we kunnen nu sneller antwoorden op vragen van klanten. Het vervolg? We denken al stilletjes aan andere functies in Exact Online, zoals de bank-link met Isabel en relatiebeheer."

Online samenwerking = verbetering

De mogelijkheid om aan te loggen in hetzelfde boekhouddossier, wordt door alle betrokken partijen als een voordeel ervaren. De boekhouder kan gemakkelijker meevolgen wat de klant inboekt en kan bijsturen waar nodig. Voor de klant wordt het stellen van vragen veel eenvoudiger met de gegevens bij de hand. En zijn er in projectfase of daarna technische vragen of problemen, dan kan B2B FACTS op eenvoudige wijze vanop afstand nakijken. Ook voor het imago van Ivo Van Dooren Chapewerken is de vernieuwing positief, zo nog Wilhelmina De Nijs: "In onze bedrijfssector gebruiken wij de meest geavanceerde computergestuurde vrachtwagens en we trachten steeds mee te evolueren. Waarom zouden we dit dan niet doen voor onze interne sytemen? Bij onze klanten komt het alleszins professioneel over en dat is mooi meegenomen."

Ivo Van Dooren Chapewerken
Bavelstraat 82-84 - B-2310 Rijkevorsel
Tel: +32 (0)3 314 69 12
E-mail: info@ivovandooren.be
Online: http://www.ivovandooren.be/

Boekhoudkantoor Boekhouding & Bedrijfsconsult
Campus Blairon 466 - B-2300 Turnhout
Tel: +32 (0)14 88 92 92
E-mail: info@bbconsultants.be
Online: http://www.bbconsultants.be/