En AcTaCo heeft meer pijlen op zijn boog dan louter boekhouding en fiscaliteit! "Wij willen een meerwaarde toevoegen in de vorm van concrete en praktische begeleiding. We willen meer bepaald basisproblemen van de klanten identificeren en een oplossing helpen aanreiken. Dat gaat van de organisatie van de successie binnen een familiebedrijf, met bescherming van de rechten van elk familielid, tot consultancy voor een onderneming die kampt met een behoefte aan liquiditeit", verduidelijkt Pascal Lauwereins, bestuurder-zaakvoerder van AcTaCo.
Ondersteuning voor de groei
Deze activiteitenwaaier eist een werking waarin efficiëntie en soepelheid primeren. Daarvoor is in de eerste plaats een performante IT-logistiek nodig, te beginnen met een boekhoudoplossing die op haar taak berekend is. In de herfst van 2010 besloot men bij AcTaCo over te stappen naar Exact Online, net omwille van functies die de tot dan gebruikte software niet meer, maar Exact Online wél aanbood. Het ging dan vooral om rapporten, analytische simulaties, en het potentieel tot analyse van cijfers en resultaten, uitgesplitst per team, departement of product. De keuze voor Exact Online werd gemotiveerd door twee met elkaar verbonden elementen: enerzijds het feit dat één van beide gefuseerde boekhoudkantoren deze oplossing al enige tijd gebruikte (en er heel tevreden over was), en anderzijds de positieve indruk die Pascal Lauwereins er zélf van had. "Exact Online behoort tot de grote pakketten op de markt. Het biedt ons nieuwe functies en het is bijzonder handig in gebruik, zowel door zijn gebruiksvriendelijkheid als door het feit dat het online van eender waar toegankelijk is. Of ik nu op kantoor ben, bij een klant of op het strand zit… Ik kan Exact Online zelfs gebruiken via mijn iPad of mijn iPhone!" "De functies van Exact Online steunen op een eenvoudige logica: je hoeft geen massa stappen te doorlopen om te krijgen wat je nodig hebt. Je geraakt er vaak al met één druk op de knop. Een andere kwaliteit die AcTaCo bijzonder waardeert, is het internationale karakter van het pakket. "Wij hebben bijvoorbeeld klanten in Nederland. Doordat Exact Online internationaal opgevat is, kunnen we onder meer de jaarrekeningen voor elk land afsluiten zonder daarvoor extra software te moeten kopen."
De voordelen van online
"Zowel voor ons als voor de klant zijn er heel wat voordelen verbonden met het feit dat je op afstand toegang krijgt tot de gegevens en de functies van de boekhouding", vervolgt Pascal Lauwereins. "Als we op verplaatsing bij de klant werken, hoeven we bijvoorbeeld onze eigen pc niet meer mee te nemen. Dat is voor de klant een geruststelling, omdat ze geen extern systeem hoeven toe te laten op hun eigen netwerk. En hetzelfde is omgekeerd ook waar voor óns: wij hoeven onze pc's niet aan te koppelen op een onbekend netwerk met alle eventuele besmettingsrisico's die daar bij horen." Het feit dat Exact Online een online oplossing is, heeft nog meer voordelen voor het bedrijf: "We vermijden de kostprijs van de klassieke licenties en we hoeven niet te investeren in dure servers of software updates.” "Exact garandeert ons overigens dat de boekhoudgegevens – delicate gegevens bij uitstek – niet toegankelijk zijn voor iedereen", vervolgt Pascal Lauwereins. "Ons vak legt ons uiteraard absolute discretie en respect voor het beroepsgeheim op. Exact heeft op dat vlak alle nodige maatregelen genomen." Ook de klanten van AcTaCo vertrouwen erop: "De klanten gaan uit van het principe dat hun boekhouder alles in het werk stelt om hun de best mogelijke service te leveren. Dus, als wij beslissen om op Exact Online te vertrouwen, dan gaan de klanten ervan uit dat die oplossing die keuze rechtvaardigt. Vergelijk het met de keuzes die een garagist maakt om het onderhoud van de auto's van zijn klanten te verzorgen. Als de garagist op zekere dag merkt dat de gebruikte oplossing niet de beste is, dan is het aan hem om te anticiperen. Bij ons is dat identiek." AcTaCo werkt nu ruim een jaar met Exact Online en heeft zich dat nog geen moment beklaagd. "De functies, de verbindingen, de servers: ze hebben ons nog nooit in de steek gelaten." De helpdesk is trouwens klaar om 'zeer snel' in te grijpen moest er een probleem of een technische vraag opduiken.
Uitgever met luisterend oor
"Wij maken deel uit van een comité van experts dat de adviezen, opmerkingen en wensen van de boekhouders rechtstreeks aan Exact overmaakt. Daardoor genieten we overigens ook van sneak previews van de komende versies of functies. Weinig uitgevers doen dat! En ze luisteren écht: wij voelen goed dat onze opmerkingen in overweging worden genomen, dat Exact onze behoeften en de redenen van onze vragen begrijpt." AcTaCo profiteert in elk geval van heel wat functionele ontwikkelingen die de oplossing geleidelijk verder verrijken. Meer bepaald het analytische potentieel of de registratie van de aanwezigheidstijd. "Dat is voor ons een duidelijke vooruitgang: de software houdt ons voortaan op de hoogte van de tijd die elke medewerker besteedt aan elk dossier. Erg nuttig voor de efficiëntie van onze eigen facturatie!" Enkele bedrijven gebruiken nog altijd een andere oplossing maar voor de meeste van zijn klanten is AcTaCo overgeschakeld op Exact Online, vermits de meesten hun opdrachten inzake boekhouding en fiscaliteit volledig aan AcTaCo toevertrouwen. Een kleine tiental klanten heeft trouwens zelf ook een licentie voor Exact Online gekocht. "En het is duidelijk dat we de anderen graag in diezelfde richting zouden zien evolueren", onderstreept Pascal Lauwereins. "Voor ons zou dat ons werk vergemakkelijken. Het zou ook het papierverbruik beperken, al blijft een volledig papierloze boekhouding een utopie. En denk eens aan de kostbare tijdswinst dankzij e-mailverzending van al die documenten? Je hoeft bijvoorbeeld niet meer naar De Post... Dankzij een veralgemeend gebruik van Exact Online zouden we ook alle boekhoudingen kunnen uniformiseren en nog meer tijd winnen, zeker wat de opleiding van onze medewerkers betreft. Temeer omdat je Exact Online heel gemakkelijk onder de knie krijgt."
Over AcTaCo
AcTaCo is een boekhoud- en fiscaliteitkantoor in Lebbeke dat diensten levert aan een cliënteel van kleine tot grote kmo's uit een brede waaier van activiteitensectoren (architectenbureaus, vrije beroepen, productiebedrijven, ...). Vijf medewerkers bekommeren zich om de dienstverlening die gaat van boekhoudkundige verwerkingen en operaties, over belastingaangiften en het opstellen van financiële plannen tot allerlei consultancy: assistentie in financiële en fiscale materies, successieplanning, advies inzake sociale wetgeving, ...
>> Lees hier wat Exact Online boekhouders en accountants te bieden heeft
