B11 Boekhouding Fiscaliteit: efficiëntie Exact Online maakt meer ruimte vrij voor advies

Boekhouding is veel meer dan zomaar een kwestie van cijfers, saldi en ratio's. Een boekhoud- en fiscaliteitkantoor speelt pas écht een rol en betekent een meerwaarde voor alle betrokken partijen als het zijn klanten advies en ondersteuning biedt. Precies daarom koos B11 Boekhouding Fiscaliteit in 2010 voor Exact Online.

Dimitri Janssens behoort tot de generatie van boekhouders die hun vak veel ruimer zien dan het verwerken van cijfers. Hij is zélf een 'serial entrepreneur': hij heeft – met succes – diverse bedrijven opgericht, doen rijpen en weer doorverkocht. Janssens richtte B11 Boekhouding Fiscaliteit op vanuit de vaststelling "dat bedrijven échte ondersteuning verwachten van hun boekhouder." Vraag en aanbod komen kennelijk niet zo best overeen. Bedrijven en ondernemers hebben enorme behoeften, maar zijn zelden in staat om deze duidelijk te formuleren. Ze hebben ook een beperkt zicht op de gezondheid van hun bedrijf en op de juistheid van hun beslissingen en maatregelen. "Veel klanten weten niet of ze goed of slecht bezig zijn. De meesten analyseren hun cijfers slechts eens per jaar of per semester. Kijk, ik ben zélf ondernemer: ik wéét met welke problemen ze moeten afrekenen, wat hun dagelijkse realiteit is. Ik heb B11 Boekhouding Fiscaliteit opgericht om me te positioneren als bron van advies: een stap verder dan het zuivere boekhoudwerk. B11 wil de klant bijstaan in zijn denkwerk, het beheer van zijn bedrijf, het oplossen van zijn problemen.” En er zit méér achter die intentie: onder impuls van het boekhoudkantoor werd een businessclub voor ondernemers uit de grond gestampt. "Onze klanten kunnen elkaar daar ontmoeten en als concullega's met elkaar praten. Dat is voor alle betrokkenen interessant, als een kruisbestuiving. Hier ontstaan ideeën. De managers van die bedrijven kunnen er even wat afstand nemen van hun dagelijkse rat race. Wie constant kromgebogen zit over zijn stuur, ziet immers niet meer wat er nog allemaal op zijn weg ligt…"

Een geruststellende omgeving

Dimitri Janssens leerde Exact Online kennen via een collega-boekhouder. Zelf werkte hij tot dan met een andere oplossing die hem echter steeds minder voldoening schonk, en dit om diverse redenen: hij vond er weinig gehoor en ondersteuning; kosten liepen buitensporig op door aankoop van extra licenties en extra servers om het aantal gelijktijdige gebruikers te verhogen; de kostprijs van elke volgende opleiding... "Ik keek eigenlijk uit naar een online oplossing met een goede support." Exact Online voldeed perfect aan zijn wensen. "Exact, dat is eerst en vooral performante service", vindt hij. In elke betekenis van het woord: omdat de software zélf wordt aangeboden als een online beschikbare service, én omdat de support echt efficiënt verloopt. "Als er een probleem of vraag opduikt, volstaat één telefoontje. Als de persoon aan de andere kant van de lijn het antwoord niet meteen klaarheeft, mag je erop rekenen dat het nog diezelfde dag volgt." Die support heeft Dimitri Janssens overigens nog niet veel op de proef moeten stellen: het enige waar hij tot nu toe mee te maken kreeg was een importprobleem vanuit andere software en dat werd dezelfde dag nog opgelost. Voor het overige vond hij vlot zijn weg in het pakket. "Als je er werk van maakt en de rode draad te pakken hebt, blijkt het erg gemakkelijk in gebruik: het spreekt letterlijk voor zich." Het essentiële voordeel van een online oplossing is voor Dimitri Janssens de mogelijkheid om gelijk waar te kunnen werken. "Je bent niet langer aan één specifieke stek gebonden. Ik kan zelfs werken via iPhone, of dossiers raadplegen terwijl ik op vakantie ben, ergens in het buitenland. Mijn vennoot werkt liever thuis dan hier op kantoor: dat kan dus perfect." Met Exact Online kunnen ook meerdere personen met dezelfde gegevens werken. "We hebben uiteraard elk onze klanten, maar het komt voor dat we samen aan eenzelfde dossier werken, zoals voor adviesverlening."

Gemak en efficiëntie, hand in hand

De gebruiksvriendelijkheid van Exact Online uit zich op diverse niveaus: gemakkelijke import van documenten via de scanningmodule; automatische gegevenscontrole op Graydon zodat manuele invoer van klantenreferenties tot het verleden behoort; eenvoudige creatie van grafieken op basis van cijfergegevens; simulatie van businessplannen... Zo kunnen klanten glasheldere boekhoudkundige rapporten en overzichten toegestuurd krijgen. "De meeste van onze klanten zijn al tevreden met actief/passief-rapporten en tussentijdse balansen. Sommigen bezorgen we ook een maandelijks overzicht van hun toestand. De cijfers volstaan uiteraard, maar grafieken zijn natuurlijk aangenamer om naar te kijken." Exact Online biedt B11 nog een ander, niet te verwaarlozen voordeel, naast de volgens regelmaat aangeleverde rapporten: de klant kan namelijk zélf, op elk moment, en vanuit eender welk perspectief, zijn exacte situatie in beeld brengen: overzicht van de verkoopfacturen, ontvangen betalingen, cashflow enz. "Het belangrijkste vinden wij de ondersteuning die we onze klanten kunnen bieden. Exact Online helpt ons daarbij: met deze oplossing werken we sneller, zodat er nog meer tijd is voor advies." De gebruiksvriendelijkheid van Exact Online vereenvoudigt het werk van B11, en dat is niet onbelangrijk: de meeste klanten vertrouwen B11 immers ál hun boekhoudkundige verwerkingen en operaties toe. Dat zou in de toekomst wel enigszins kunnen veranderen, want B11 heeft beslist om binnenkort tijdens een samenkomst van de businessclub de leden te laten kennis maken met Exact Online. De bedoeling is duidelijk: een aantal klanten overtuigen om een abonnement te nemen en de software te gebruiken om zélf bepaalde verwerkingen uit te voeren, zodat B11 zich nog meer kan concentreren op adviesverlening. "Zo kunnen we ons werk nog meer optimaliseren", stelt Dimitri Janssens. Exact Online is nu ruim een jaar in gebruik en B11 beheert er intussen de boekhouding van ongeveer alle klanten mee.

Over B11 Boekhouding Fiscaliteit

B11 Boekhouding Fiscaliteit bvba is een boekhoud- en fiscaliteitkantoor in Kasterlee, de parel van de Kempen. Het jonge team van drie personen (twee vennoten en een halftijdse medewerker) heeft een klantenkring van kleine en middelgrote bedrijven opgebouwd. B11 levert boekhoudkundige en fiscale dienstverlening, van aangiften voor boekhouding en belasting tot persoonlijk advies inzake investeringen, beleggingen en bedrijfsbeheer, over correspondentiebeheer en het ter beschikking stellen van ruimte. B11 hecht een zeer uitgesproken belang aan ondersteuning en advies aan zijn klanten. Dat zijn voor B11 twee middelen om het verschil te maken en klanten te laten profiteren van de ondernemerservaring die de beide vennoten met de jaren hebben verworven. In diezelfde geest is B11 de bezieler van een 'businessclub', een ontmoetingsplaats waar hun klanten-bedrijfsleiders ideeën en ervaringen met elkaar kunnen komen uitwisselen.

>> Lees hier wat Exact Online boekhouders en accountants te bieden heeft