Exact Online draagt bij tot de modernisering van het beroep van accountant

Er is geen beroep dat zo veeleisend en zo onderhevig is aan verandering dan dat van accountant. Hij moet meegaan met zijn tijd en de beschikbare ICT-tools optimaal benutten. Bij ECT Advisers biedt een softwarepakket zoals Exact Online een ideale oplossing voor de dagelijks vereiste flexibiliteit en het snelle reactievermogen. Dankzij de tijdwinst en de efficiënte werking kan het bedrijf zich concentreren op de meerwaarde die het kan bieden. Te beginnen met het advies aan de klant.

ECT Advisers is een klein accountantskantoor dat zijn kmo-klanten een zo flexibel en efficiënt mogelijke dienstverlening wil aanbieden. De accountants van ECT Advisers hebben in de loop van de jaren heel wat ervaring opgebouwd bij hun klanten en hebben in het verleden met verschillende boekhoudtools gewerkt. Het is mede daardoor dat ze de kwaliteiten van een toepassing zoals Exact Online appreciëren. Het accountantskantoor ontdekte deze boekhoudsoftware in 2009 en is er sindsdien altijd trouw aan gebleven.

De tijd efficiënt gebruiken

“Het beroep van accountant en fiscalist is enorm geëvolueerd. Daarbij mogen we zeker niet vergeten dat men niet met een wagen rijdt door in de achteruitkijkspiegel te kijken.” Deze metafoor wil enkel zeggen dat men bij boekhouden zoveel meer kan winnen met moderne tools die garant staan voor een grotere efficiëntie. Zoals veel andere accountantskantoren heeft ook ECT Advisers door de jaren heen verschillende boekhoudpakketten gebruikt die allemaal hun verdiensten hadden. Maar als de automatische verwerking van de gegevens vereenvoudigd en geoptimaliseerd moet worden, als men onmiddellijk toegang moet hebben tot die gegevens en als men de taken van een boekhouder wil vereenvoudigen, dan is de keuze van ECT Advisers snel gemaakt: Exact Online is overduidelijk de meest efficiënte en de meest complete software. De belangrijkste en in hun ogen ook de noodzakelijkste kwaliteit is het feit dat ze onmiddellijk waar en wanneer ze willen toegang hebben tot alle klantengegevens en tot alle boekhoud- en financiële gegevens die ze voor hun vak nodig hebben. Om het in hun woorden te zeggen: “Zo’n flexibele toegang is belangrijk omdat dit ons toelaat om dringende taken uit te voeren en om sneller te reageren op de vragen van de klanten.”

De tijdsfactor is in de ogen van ECT Advisers een sleutelelement. Vooral het kwalitatieve aspect ervan. Voor dit kleine boekhoudkantoor lijdt het geen twijfel dat de toekomst van hun beroep ligt in een dienstverlening met een echte toegevoegde waarde. Door de vele bewerkingen en basisverrichtingen die nog al te vaak tot het dagelijkse werk horen, is het moeilijk om die toegevoegde waarde te bieden. De mogelijkheid die de gebruikers krijgen om zelf zoveel mogelijk vooraf in te boeken en ook het beheersysteem van de gescande facturen dat het bedrijf Exact aanbiedt, bieden vanuit die invalshoek een essentiële waarde. “Dat geeft de boekhouder de kans om zich bezig te houden met de meer technische verrichtingen en met wat zijn echte meerwaarde biedt, namelijk advies geven.” Volgens ECT Advisers mag men niet bang zijn voor een mentaliteitswijziging. Men moet taken durven schrappen die al jaren ingeburgerd zijn en die men vaak ten onrechte wil behouden, terwijl ze enkel betrekking hebben op basisverrichtingen zoals het inboeken of invoeren van facturen. Dit zijn heel algemene taken waarvoor de echte knowhow van de boekhouder helemaal niet vereist is en die de klant perfect zelf kan uitvoeren dankzij de nieuwe IT-tools die hij ter beschikking heeft.

Doe het zelf

De helft van de klanten van ECT Advisers kan met de intuïtieve en gebruiksvriendelijke Exact Online volledig autonoom zijn boekhoudverrichtingen beheren. ECT Advisers komt enkel tussen voor de moeilijkere verrichtingen, het afsluiten van de rekeningen, een analytische budgetopvolging of een validatie van de manier waarop ze de toepassing gebruiken. Maar ook daar verlicht Exact Online het werk van de accountant omdat hij de boekhouding van op afstand kan overnemen. Die interventie van op afstand bespaart de accountants nutteloze verplaatsingen en tijd. “Het feit dat we de informatie zelf kunnen verzamelen of aan de klant kunnen geven, bevordert de proactiviteit. Wanneer we dan naar de kantoren van de klant moeten gaan, bijvoorbeeld om de inventaris te controleren, zijn we beter voorbereid.” Dankzij de gebruiksvriendelijkheid van Exact Online en de intuïtieve boekingen heeft ECT Advisers ook meer tijd beschikbaar. “De vrijgekomen tijd kan worden gebruikt om interessante elementen uit de boekhouding te halen en deze te analyseren. Dat laat de klant toe om deze informatie grondiger te bekijken en daardoor kan hij beter inspelen op de behoeften van zijn klanten en betere prestaties neerzetten op andere vlakken.” De tijd is ook vanuit een ander opzicht een sleutelargument: het feit dat de Exact software online wordt aangeboden, betekent dat ECT Advisers kan besparen op de updates, de daaraan verbonden risico’s en de eventuele onbeschikbaarheid van een systeem, de complexiteit van de installaties, migraties en andere beveiligingen. “De zware rompslomp van administratie en onderhoud valt weg, zodat we ons kunnen concentreren op de essentie van ons vak.”

Andere kwaliteiten…

Exact Online bevat nog andere kwaliteiten die het leven van een boekhoudkantoor zoals ECT Advisers vergemakkelijken. Te beginnen met de kwaliteit van de rapporten en de gebruiksvriendelijkheid waarmee deze kunnen worden gegenereerd en aangepast aan de behoeften van de klant. Dankzij de aanpasbare schermen kan ECT Advisers de statusoverzichten aanpassen volgens de voorkeuren van de klant maar ook volgens zijn eigen wensen. “Men laat er de informatie verschijnen die men wenst: ratio’s, belangrijkste klanten, zicht op de boekhoudsituatie en de resultaten, lijst van de uit te voeren taken… Men kan specifieke overzichten opstellen voor de non-profit- of de industriële sector, en die volledig aanpassen aan de behoeften en de gewoonten van elk bedrijf.” Die flexibele aanpasmogelijkheid is ook terug te vinden in de onderdelen budgettaire en analytische boekhouding. “Men kan modellen opstellen die aangepast zijn aan de behoeften van de klant, modellen die hij zelf makkelijk kan begrijpen en onderhouden. Indien nodig kan Exact tussenkomen om de nodige begeleiding te voorzien, zelfs om het model te valideren.” Deze budgettaire en analytische boekhouding zijn voor de klant letterlijk maar een muisklik verwijderd. “Als de klant plots beslist dat hij een analytisch aspect aan zijn oplossing wil toevoegen, hoeft hij enkel die optie te selecteren en de uitbreiding gebeurt vervolgens automatisch.” Flexibiliteit is echter geen synoniem van gebrek aan nauwkeurigheid. Integendeel. Als het nodig is, kan de accountant via Exact Online bepaalde boekingen of transacties aanpassen en zelfs corrigeren. Klant en boekhouder werken met dezelfde documenten en cijfers, en de boekhouder valideert of corrigeert de uitgevoerde taken. Beter nog, de software laat de boekhouder toe om bepaalde functies of verrichtingen te vergrendelen. ECT Advisers zou bijvoorbeeld kunnen instellen dat enkel zij rekeningen in het rekeningstelsel kunnen aanmaken “om anarchie te vermijden en om te vermijden dat bepaalde kosten in verkeerde velden worden geboekt…”

De cirkel is rond

ECT Advisers ontdekte Exact Online in 2009… bij een klant. Sindsdien is het boekhoudkantoor een fervente aanhanger en verdediger van het softwarepakket, en raden ze het systematisch aan alle klanten aan die ze op hun weg tegenkomen.

Over ECT Advisers

ECT Advisers is een accountantskantoor met een klantenbestand van kleine en middelgrote ondernemingen in de tertiaire en industriële sector. Zijn diensten omvatten zowel boekhouding (algemeen, budgettair en analytisch) als fiscaliteit. Het twintigtal bedrijven dat tot het klantenbestand van het boekhoudkantoor behoort, verwacht van deze laatste nu eens algemene, dan weer specifieke ondersteuning, waarbij een snelle reactie vaak essentieel is voor hun eigen stabiliteit en commerciële efficiëntie. ECT Advisers is gevestigd in Moustier-sur-Sambre.


>> Lees hier wat Exact Online boekhouders en accountants te bieden heeft