De klanten zijn onder andere actief in de modewereld, en ook dát dominante profiel is veeleer keuze dan toeval: "Sinds onze start volgen we het basisprincipe dat we er alle belang bij hebben om ons toe te leggen op een marktniche met weinig lokale spelers en ons zo te onderscheiden van de massa boekhoud- en fiscale kantoren op de Belgische markt", verduidelijkt Bart Apers, een van beide vennoten van kantoor Vanhuynegem. Een ander duidelijk onderscheidend kenmerk is de uitgesproken intentie van dit bedrijf om zijn klanten
diensten met een échte meerwaarde aan te bieden, die de louter boekhoudkundige prestaties ruim overschrijden. "Administratieve zaken die onze meeste klanten normaal zélf afhandelen maar die – als je uit het buitenland komt of als je elders aan de slag wil – veel complexer worden zodat expertise welkom is. Fiscaliteit bijvoorbeeld, wordt een stuk moeilijker door lokale specificiteiten."
De kracht van online
Het internationale profiel van de klanten en de specifieke behoeften die daarmee gepaard gaan, hebben Vanhuynegem Associates ertoe aangezet een nieuwe online oplossing voor boekhouding en fiscaliteit te zoeken om hun vroegere pakket (Exact ProAcc) te vervangen. "Onze klanten willen hun boekhouding vaak zelf in handen houden en de complexere aspecten (fiscaliteit, belastingen…) toevertrouwen aan een specialist. Zo'n situatie pleit in het voordeel van een online oplossing." Dankzij deze formule kunnen de medewerkers van Vanhuynegem Associates werken waar hun dat het best uitkomt (op kantoor, thuis, onderweg, bij de klant...), maar het grote voordeel is dat bij de gebruikers geen specifieke hardware of software moet worden geïnstalleerd en dat meerdere personen tegelijk met dezelfde dossiers, documenten en cijfers kunnen werken. "De CFO van een buitenlandse klant kan bijvoorbeeld in het Engels met het boekhoudaspect bezig zijn, terwijl wij met ons kantoor lokaal onze expertise toevoegen aan de Belgische vestigingen. Niemand hoeft daarvoor te reizen, een gewone internetverbinding volstaat." Een online oplossing maakt ook komaf met heel wat beslommeringen inzake beheer van computerinfrastructuur: "Onze klanten hoeven niet constant bij ons aan te kloppen omdat het systeem niet werkt, omdat ze niet kunnen printen… Dat maakt alles veel eenvoudiger. Vergeet trouwens niet dat ze in hun lokale vestigingen vaak niet over mensen met allerlei IT-deskundigheid beschikken. Technisch gezien blijft onze rol beperkt tot interventie als eerstelijnsadvies bij de ingebruikneming van de software. Wij bieden een vooraf geïnstalleerde oplossing aan, met vooraf gedefinieerde schema's, soms lichtjes aangepast om rekening te houden met hun specificiaties, en wij zorgen voor hun eerste opleiding."
Een logische keuze
Vanhuynegem Associates hoefde niet ver te zoeken naar de gepaste oplossing: ze was te vinden bij de eigen leverancier Exact. We hebben diverse producten op de rooster gelegd, maar kwamen hoe dan ook telkens uit bij Exact Online", vertelt Bart Apers. "Andere online oplossingen bieden alleen elementaire boekhoudfuncties. Wij wilden veel verder gaan." Sommige klanten van Vanhuynegem Associates – vooral de vrij talrijke klanten van Nederlandse oorsprong – gebruiken zelf ook Exact Online. "In die zin was onze keuze een extra troef tegenover onze concurrenten. Onze Nederlandse klanten hechten belang aan het feit dat wij gekozen hebben voor een oplossing die ze zelf goed kennen." Het bedrijf blijft overigens het evangelie verkondigen, en raadt elke nieuwe klant aan om Exact Online te gebruiken. "Wij kunnen die software uiteraard niet opdringen. Sommigen willen hun eigen systeem behouden, al was het maar omdat er te veel rond draait. We hebben echter een sterk argument: de gebruiksvriendelijkheid. Zelfs mensen zonder specialisatie in financiën kunnen vlot met Exact Online werken. En hoe meer klanten Exact Online gebruiken, hoe gemakkelijker ons werk. Al stelt de importering vanuit andere pakketten geen problemen. Uiteindelijk steunen alle boekhoudpakketten immers op eenzelfde basis..."
Software naar het beeld van het bedrijf
Bart Apers is bijzonder tevreden over de gebruiksvriendelijkheid en doelmatigheid van de software: invoering van bankbestanden, correlatie tussen documenten en facturen (een essentiële functie voor latere verificaties en controles), snelle opzoekingen, presentatie van de balansen... Vanhuynegem Associates drijft het gebruik van dit pakket steeds verder door. Zo heeft het bedrijf beslist om de scanningmodule te testen. "We willen de prestaties ervan evalueren en eens nagaan hoeveel tijd we ermee zouden winnen. De potentiële winst is te verwaarlozen, omdat wij factureren volgens uurcriteria. Om ons nog meer te kunnen concentreren op taken met een hogere toegevoegde waarde, zou het ook interessant zijn dat onze klanten die scanningtaken zélf zouden uitvoeren..." Het bedrijf wil ook een actieve bijdrage leveren tot verdere ontwikkeling van de Exact-oplossingen door een of andere verbetering of nieuwe functie voor te stellen, zoals de mogelijkheid om bij scanning op twee schermen tegelijk te werken (boekingen op het ene, documenten op het andere). Want als er één element is waar Bart Apers en zijn onderneming veel belang aan hechten, dan is het de bereidheid die de uitgever toont om de oplossing constant te verbeteren volgens nieuwe trends en technologieën. Een heel recent voorbeeld: de lancering van een Exact Online-applicatie voor iPhone. "Je kunt op je iPhone de toestand van een klant checken, zijn debet/credit-saldo... Het toont aan dat Exact toekomstgericht werkt." En dát vindt hij duidelijk belangrijk: "We zijn een jong bedrijf en we hebben veel jonge medewerkers die de nieuwste trends willen volgen. Wij willen met ons bedrijf blijven mee evolueren. Als we dan vaststellen dat Exact diezelfde filosofie hanteert, stelt ons dat gerust: je hebt een goede partner om samen de toekomst tegemoet te gaan. Stel dat je partner ter plaatse zou blijven trappelen: dan luidt dat je eigen immobilisme in. En dat is voor ons onaanvaardbaar", besluit Bart Apers.
Over Vanhuynegem Associates
Het accountants- en belastingconsulentenkantoor Vanhuynegem Associates maakt deel uit van het internationale netwerk Crowe Horwath. Het cliënteel bestaat uit lokale en internationale kmo's van middelgrote tot grote omvang die op zoek zijn naar een boekhoudkundig en fiscaal adviseur. Het bedrijf stelt deze klanten zijn multidisciplinaire teams ter beschikking en is in staat om diensten te leveren waarin hun bijzondere deskundigheden op domeinen als boekhouding, fiscaliteit en recht volop renderen. Vanhuynegem Associates levert ook advies inzake financiële herstructurering, activiteitenplanning, investeringen, vastgoed en geschillen. Het bedrijf wordt geleid door twee vennoten – Joeri Vanhuynegem en Bart Apers – en heeft een vijftiental mensen aan het werk in kantoren in Antwerpen, Mechelen en Brussel.
>> Lees hier wat Exact Online boekhouders en accountants te bieden heeft
