Een softwarepakket als Exact Online Handel biedt voor Rebel Factory dan ook de ideale ondersteuning. Dankzij een geïntegreerd boekhoudsysteem met geautomatiseerde oplossingen voor inkoop, verkoop én voorraadbeheer beschikken de zaakvoerders steeds over betrouwbare en actuele informatie en hebben ze meer grip op hun bedrijf.
Rita Bielen en Brigitte Nackaerts richtten in het voorjaar van 2010 samen Rebel Factory op. Onder de merknaam ‘Style Society‘ brengen ze o.a zelf ontworpen stijlvolle en tijdloze eetserviezen op de markt. Met Style Society willen ze hun klanten de kunst van het goede leven laten ervaren en een poort openen naar een stijlvolle manier van leven waar goede smaak, hoge kwaliteit en goed doordachte producten ook betaalbaar zijn. Brigitte is het creatieve brein achter de modellen en de tekeningen. Het opzetten van de boekhouding en administratie is dan weer het werkterrein van Rita. Ze wilde van in het begin meteen zelf de touwtjes in handen houden. Aangezien ze alles moesten opstarten en Rita zelf wel boekhouden/informatica had gestudeerd maar nooit gepraktiseerd, was het noodzakelijk om een gebruiksvriendelijke en geïntegreerde oplossing te vinden. “Via Unizo maakten we kennis met Exact Online en na een demosessie was ik meteen overtuigd. Het is een uiterst gebruiksvriendelijke oplossing. Onze boekhouder controleert alles en doet ook de BTW aangifte. Voor het overige volg ik het hele boekhoudproces zelfstandig op”, zegt Rita.
Toen Exact kort daarop, in het kader van de ontwikkeling van verticale marktoplossingen, voorstelde om mee te stappen in een pilootproject omtrent een specifieke oplossing voor handelsbedrijven, twijfelde Rita niet. “Wij hebben met Style Society veel voorraad, die rigoureus moet bijgehouden worden. Exact Online Handel omvat processen rond inkoop en verkoop, maar ook relatie- en voorraadbeheer waardoor je als groothandel de belangrijkste processen in je bedrijf eenvoudig kan automatiseren. Vooral het geautomatiseerd voorraadbeheer is voor ons een heel groot voordeel.” Bovendien willen Rita en Brigitte sowieso altijd voldoende voorraad aanhouden om snel te kunnen leveren. “Als we onze voorraad niet heel stipt opvolgen, kost dat handenvol geld. Met Exact Online Handel wordt de voorraad automatisch afgeboekt. Ik moet dus niet met een apart systeem werken, alles is geïntegreerd en dat bespaart me uiteraard een hoop tijd. Bovendien heb ik ook altijd een actueel en accuraat zicht op de voorraad.”
Rita en Brigitte bouwen nog volop aan hun bedrijf en verwachten, naast de reguliere verkoop aan groothandels, ook veel van hun webshop. “Eenmaal de webshop begint te lopen, kunnen we alles linken aan de facturatie en het voorraadbeheer binnen Exact Online Handel. Heel handig voor ons, want zo is alles met elkaar verbonden en kunnen we de hele flow opvolgen met één systeem”, aldus Rita.
Beide zaakvoerders werken vaak van thuis uit en met Exact Online kunnen ze altijd en overal de actuele stand van zaken van hun bedrijf opvragen. “We hebben alleen een internetverbinding nodig om Exact Online Handel te kunnen raadplegen. Of als ik van thuis uit aan de administratie werk, kan Brigitte van op afstand mee volgen en dat is handig want we werken vaak van op verschillende locaties. Boekhouden via internet betekent verder ook dat ik geen back-ups meer moet maken en updates automatisch verlopen.”
Zelf zicht willen hebben en controle op de stand van zaken van Style Society was voor Rita een absolute voorwaarde om aan het avontuur te willen beginnen. “Exact Online Handel biedt me op dat vlak prima ondersteuning. De handige cockpitpagina’s geven me meteen een actueel inzicht in de status van betalingen, voorraad etc. Ik weet dus steeds perfect hoe Style Society ervoor staat en dat was exact de bedoeling”, besluit Rita.
