| Lions Club |
Exact Online zorgt voor transparantie in de administratieve en financiële werking van Lions Clubs in België.Lions Clubs België investeert in meer transparantie op financieel en administratief vlak. De Belgische afdeling van één van de grootste service clubs ter wereld wordt geconfronteerd met een toenemende financiële verantwoordelijkheid betreffende de gelden die via fundraising beheerd en besteed worden, betreffende het patrimoniumbeheer en de personeelsadministratie. Op dit ogenblik telt Lions Clubs België 272 clubs. Elke club is verantwoordelijk voor zijn eigen werking en beheer onder het toeziend oog van het district waar de lokale clubs onder vallen. Nationale materies vallen onder het beheer van het Multiple District (MD) Belgium. Hiervoor werden twee VZW’s opgericht die respectievelijk verantwoordelijk zijn voor de administratie en voor de humanitaire zaken.
"Eén van de belangrijkste redenen om de overstap te maken naar een webgebaseerde boekhoudoplossing is de toegankelijkheid en de transparantie,” zegt Aimè d'Helft, Council Chairman 2007-2008 van Lions Clubs België. “Sinds eind jaren ’90 zijn we gestart met de automatisering van onze serviceclub. Elk district is verantwoordelijk voor zijn eigen boekhouding. Meestal maken de districten hiervoor ook van verschillende boekhoudpakketten gebruikt." Toegankelijkheid en transparantie
"Jaarlijks geven de Belgische Lionsclubs in totaal ongeveer vijf miljoen euro uit aan sociale werken. Service clubs die dit wensen gaan we de kans geven om gebruik te maken van Exact Online. Op dit niveau wordt er op dit ogenblik van veel verschillende boekhoudoplossingen gebruik gemaakt." Bovendien verhoogt niet alleen de transparantie. Ook de toegankelijkheid neemt toe. Via een webgebaseerde boekhouding kunnen naast de penningmeester ook andere personen van het bestuur betrokken worden bij de boekhouding en kunnen bevoegde personen ongeacht hun locatie de boekhouding van hun serviceclub of district inkijken. Externe hosting en beveiligingFinancieel betekent investeren in IT infrastructuur en software voor een onderneming een zware kost. Tijdens de zoektocht naar een nieuwe oplossing voor een geïntegreerde boekhoudoplossing was het totale kostenplaatje zeker ook één van de belangrijkste factoren voor de Lions Clubs België. Eén van de doorslaggevende argumenten in de keuze voor Exact Software is de online ondersteuning en externe hosting. Aimé D'Helft: "Zelf investeren in een server voor de hosting van de gegevens was geen optie. De kosten die dat met zich mee zou brengen zijn voor een vereniging als de onze niet te verantwoorden. Rekening houdend met alle bijkomende kosten zoals back-ups, archivering en onderhoud was dit voor Lions Clubs België niet haalbaar. Met de externe hosting van onze data zijn we op elk ogenblik zeker van de beschikbaarheid van onze data zonder dat we ons zorgen moeten maken over de veiligheid van onze data. Daar zorgt Exact Software voor." Een Exact Online abonnement: altijd de nieuwste software versie
"Bij lokaal geïnstalleerde pakketten komen ook omslachtige installaties en updates kijken die dikwijls voor problemen zorgen. Daar moeten we ons geen zorgen meer over maken. Met een Exact Online abonnement heb je vanaf elke PC met een internetverbinding toegang tot onze boekhouding. Als gebruiker ben je bovendien zeker dat je altijd met de meest recente softwareversie werkt." zegt Aimé D'Helft. Lions Club International - MultiDistrict 112 Belgium
|
De strengere wetgeving betreffende VZW’s sinds 2002, het grotere aantal serviceclubs in België en de toegenomen geldstromen door succesvolle fundraisingacties zijn de aanleiding geweest om de boekhouding van Lions Clubs Belgie te stroomlijnen. Een bijkomend argument zijn een aantal grote sociale projecten waarbij naast patrimoniumbeheer ook heel wat loon- en personeelsadministratie komt kijken zoals o.a. het project VZW De Steiger in het Waasland dat zich inzet voor de opvang van jongeren tussen 12 en 18 jaar met integratieproblemen en daarvoor ook federale subsidies ontvangt. Elke lokale service club bepaalt zelf een specifiek sociale doel waar zij zich voor in zal zetten.
De verkozen functies bij de Lions Clubs zijn van tijdelijke aard, afhankelijk van de functie worden leden voor 1 à 2 jaar aangesteld. Ook de functie van penningmeester is van tijdelijke aard. Tot nu toe kunnen zij vrij beslissen over de manier waarop de boekhouding wordt beheerd. Het gevolg is dat er op dit ogenblik tal van verschillende systemen worden gehanteerd. “In eerste instantie starten de twee overkoepelende VZW’s en de twee Vlaamse districten met het gebruik van Exact Online. Na een evaluatie is het vanaf volgend jaar de bedoeling dat ook de twee andere districten gebruik gaan maken van de webgebaseerde oplossing,” aldus D’Helft.
Het grote voordeel van een online abonnement op Exact Online is dat je als gebruiker overal en altijd toegang hebt tot het systeem. Van zodra er een internetverbinding beschikbaar is, kan je bij een klant, thuis, op het werk, onderweg… verder werken vanaf het punt waar je tijdens de laatste sessie bent uitgelogd.