Om die snelle groei te beheren, wilde de academie
een informaticatoepassing die tegelijk performanter en meer geïntegreerd was en die bovendien alle behoeften dekte, van het eerste contact met een nieuw lid tot de opvolging van zijn activiteiten en zijn sporttraject. “De toepassingen waar we mee werkten, kwamen niet tegemoet aan die vraag”, legt Pascal Wautier uit. “Ik ben een echte sportman en ondanks mijn opleiding burgerlijk ingenieur, ben ik niet echt thuis in boekhouden.” Maar als sporter, en zeker in de vechtsport, hecht hij erg veel belang aan discipline. Die discipline streeft hij niet enkel na op vlak van algemeen bestuur en sportbeheer, maar ook op vlak van de boekhouding.
Flexibiliteit en coherentie
De kennismaking met Exact Software verliep via het accountantskantoor dat voor de academie en ook voor Pascal Wautier zelf werkt, in zijn hoedanigheid van zelfstandige. Na een analyse van de behoeften en de beperkingen van de academie stelde het kantoor voor om de toepassing Exact Online te gebruiken. Pascal Wautier is zelf geen boekhouder en zegt dat hij in het begin toch wel wat verrast was door het voorstel dat hij zelf de handen uit de mouwen moest steken en de verrichtingen zelf moest inboeken. “Maar ik was onmiddellijk gewonnen voor de toepassing. Omdat het een webtoepassing is, kunnen de verschillende mensen die zich met de boekhouding bezighouden altijd en overal in de toepassing werken. En dan heb ik het over mezelf, de secretaresse, de penningmeester en het accountantskantoor. De toepassing past bovendien perfect in het scenario van de totaaloplossing die we momenteel aan het implementeren zijn en die ook volledig via het internet werkt.” De verspreiding van de academie over zeven clubs, het feit dat we zalen huren, dat de lesgevers deze bijgevolg moeten delen, dat er parallel cursussen worden gegeven op verschillende plaatsen, en het feit dat we maar één secretaresse hebben, die bovendien zelf lesgeefster is, betekende dat we flexibiliteit en coherentie nodig hadden, zowel wat betreft de toepassing als de toegang tot de gegevens. “De toepassing moest makkelijk mobiel toegankelijk zijn, met een minimum aan eisen op vlak van hardware voor de lesgevers, maar met een garantie van een strikt beheer”, aldus Pascal Wautier. “Met de onlinetoepassing kunnen we van op afstand of zelfs thuis werken. De inschrijvingen komen geleidelijk aan binnen in de sportzalen, maar de secretaresse verwerkt ze pas later meer in detail, wanneer ze meer tijd heeft. Doordat we met vier zijn die kunnen tussenkomen op dit niveau, betekent deze boekhoudtoepassing een enorme tijdwinst voor ons, vooral omdat we geen verplaatsingen meer moeten doen. Het was ook niet makkelijk om de beschikbare uren van iedereen te combineren.” De gegevens kunnen bovendien in realtime worden bijgewerkt. “Vroeger moesten we altijd een bepaalde tijd wachten alvorens we over de gegevens konden beschikken die van het accountantskantoor kwamen. Vanaf nu boeken we alles zelf in: de opvolging van de lidgelden, van de evenementen, de verblijfskosten, de kosten van de zaalhuur, van het sportmateriaal, de vergoeding van de vrijwilligers, de opvolging van de facturen, het abonnement op de Dartfish-videoservice voor de individuele opvolging van de leden... Ik kan de boekingen van de secretaresse controleren zonder dat ik haar moet vragen wat ze precies heeft gedaan. De boekingen worden vervolgens bevestigd door het accountantskantoor. Vanaf nu hebben we direct zicht op de werkelijke situatie. Dat garandeert kwaliteit en een strikte werkwijze.”
Nieuwe modules
Een andere vereiste was om de invoer van gegevens te vereenvoudigen en om dubbele inboekingen te vermijden. De academie wilde zich vanaf het begin niet beperken tot enkel de boekhouding, maar ze wilde de onlinetoepassing van Exact ook gebruiken voor andere aspecten van haar beheer. Ze is begonnen met een eenvoudig basisabonnement dat toegang gaf tot de online boekhoudmodule. Daar werden al snel andere modules aan toegevoegd, te beginnen met de analytische boekhouding en het budgetbeheer. De volgende stap was het beheer van de leden via de Exact Online abonnementen module. Pascal Wautier doet opnieuw een beroep op het argument van een strikte werkwijze om zijn keuze te verantwoorden. “We willen een realtime overzicht hebben van de status van onze leden.” Exact Online wordt vanaf nu gebruikt voor het puur administratieve luik van de inschrijving van de leden (inboeken van de basisfiche) en wordt rechtstreeks verbonden met de sportbeheertoepassing (opvolging van de aanwezigheden, beheer van de lesgevers, opvolging en beheer van de graden, afdrukken van de examenfiches). “Het is van essentieel belang dat we kunnen rekenen op een vlot en geïntegreerd beheer van de opvolging van de leerlingen, van hun vooruitgang en van de verschillende activiteiten waarvoor de academie bevoegd is, dit gaat van eenvoudige demonstratiesessies tot gevechten en wedstrijden. Het is dus belangrijk dat alle onderdelen van onze informaticatoepassing met elkaar verbonden zijn, en dit vanaf de inschrijving van een lid.”
Dankzij de CRM module van Exact Online en de integratie van die module met de sportbeheertoepassing wordt de status van elk lid automatisch opgevolgd. Elke keer wanneer een lid naar een volgende fase gaat (bevestiging van de inschrijving, vernieuwing van de bijdrage, overgang naar een hogere graad, …), stuurt het systeem hem automatisch een melding. “Het is essentieel dat we een officiële, strikte en realtime opvolging kunnen aanbieden. Dat geeft een professionele indruk”, zegt Pascal Wautier. “Deze automatische procedures betekenen een enorme tijdwinst op vlak werklast.”
Een aanstekelijke overtuiging
Tijdens het eerste jaar bleef het gebruik beperkt tot de boekhoudmodules en tot de integratie in een uniek en gecentraliseerd beheersysteem. Pascal Wautier vindt dat de academie vandaag volledig op kruissnelheid zit “voor een optimaal gebruik van het systeem.” De CRM module wordt vanaf het einde van de zomer van 2010 in het sportbeheerplatform geïntegreerd. Daarna volgt nog een module commercieel beheer die toelaat de verkopen (sportkledij, sportmateriaal…) en de stocks te beheren. Toch schrikt dit groot aantal functies de man die zegt geen boekhouder maar enkel een beheerder te zijn, niet af. “Het gebruik is heel intuïtief”, benadrukt Pascal Wautier. “Als we een bepaald gegeven willen terugvinden, vinden we snel een antwoord, of toch gedeeltelijk.” Pascal Wautier, die overtuigd is van de juistheid van zijn keuze, vertelt zijn positieve ervaringen met het systeem ook in de Franstalige taekwondofederatie, waar hij trouwens instaat voor de kader- en de eliteopleidingen. “Ik ben ervan overtuigd dat Exact Online en de geïntegreerde totaaloplossing die wij momenteel in onze academie aan het implementeren zijn, kunnen beantwoorden aan hun behoeften. De federatie begint trouwens veel moderner te worden op dat vlak.” Als er wordt beslist om de toepassing ook in de federatie te implementeren, heeft hij al laten weten dat hij in dat geval graag voor de support zal zorgen.
Over de Académie Sonbae Taekwondo
De Academie Sonbae Taekwondo van Seneffe omvat zeven clubs uit de streek rond Nijvel, Charleroi en Brussel. Ze werd opgericht in 2000 en heeft als doelstelling taekwondo te promoten, zowel op niveau van een sport voor iedereen als op wedstrijdniveau. De academie telt momenteel ruim 300 leden, waardoor ze één van de belangrijkste spelers is van de Franstalige federatie.
>> Lees hier wat Exact Online ondernemers te bieden heeft
