Het kassa- en facturatiesysteem dat bij de opstart van de zaak werd geïmplementeerd, draaide onder DOS en kon niet gekoppeld worden met een boekhoudprogramma. In een volgende fase besloot men een boekhouder onder de arm te nemen, maar aangezien hij alles manueel diende te verwerken, was dat een kostelijke en tijdrovende aangelegenheid. Daarop besloot men bij Elektro Bries op zoek te gaan naar
nieuwe oplossingen voor zowel het kassa- als het boekhoudsysteem. Zo kwamen ze terecht bij het
kassa-softwarepakket van ShopPlus en op aanraden van hun boekhouder bij het
online boekhoudpakket van Exact Online. Omdat er vervolgens een link tussen beide programma’s werd gelegd, beschikken ze vandaag over een
volledig geïntegreerd en transparant kassa- en boekhoudsysteem, wat zowel een aanzienlijke tijdswinst als efficiëntieverbetering tot gevolg heeft gehad.
Raf Van Rompuy, Zaakvoerder Elektro Bries: “We waren bang om bij een overstap van DOS naar een nieuw systeem al onze gegevens te verliezen, maar de voordelen van Exact Online en ShopPlus hebben de doorslag gegeven. We zijn technisch heel goed begeleid en ik ben vandaag dan ook heel blij dat we hebben doorgezet.”
De overstap naar het online boekhoudpakket van Exact Online werd door de boekhouder van Elektro Bries zelf geïnitieerd. Hij leerde Exact Online een paar jaar geleden kennen en heeft inmiddels meerdere klanten die ermee werken. De efficiëntie en het online karakter van het systeem zijn voor hem de voornaamste voordelen. Luc Schoeters, Boekhouder van Elektro Bries: “Met Exact Online kan ik van op gelijk welke pc en van op gelijk welke plaats ‘meekijken’ in de boekhouding van de klant. Alles verloopt online en dat bespaart me veel reistijd en papier. Door de tijdswinst heb ik meer ruimte om fiscale adviezen te verstrekken en kan ik ook meer klanten bedienen. Het systeem is bovendien heel gebruiksvriendelijk en transparant en omdat het een forfaitaire formule is, weet je vooraf exact wat het je zal kosten. Je hoeft ook niet te vrezen voor een crash, want er worden automatisch back-ups gemaakt.” Raf kan dat volledig bevestigen: “Met Exact Online kunnen we heel snel rapportages maken, vergelijken tussen maanden of een overzicht trekken van het aantal verkochte artikels. Het is een heel gebruiksvriendelijk ‘op maat’ pakket, want je kiest zelf je eigen modules en die kunnen dan op hun beurt zelfs nog aangepast worden aan je specifieke behoeften.”
Geautomatiseerd en geïntegreerd kassabeheer
Voor de nieuwe kassasoftware koos Electro Bries voor ShopPlus. Dit softwarepakket laat toe om het volledige kassabeheer te automatiseren en alles in één systeem te integreren: stockbeheer, een overzicht van inkoop- en verkoopprijzen, een kassaticketsysteem en het aanmaken van leverings- en herstellingsbons. “Het kassaticketsysteem is heel uitgebreid en je kan er zowat alles invoeren van recyclagetaksen tot serienummers. Voor combinatieartikels zoals televisietoestellen bijvoorbeeld wordt de Recupel taks met ShopPlus automatisch verrekend. Geen manueel rekenwerk achteraf. We zijn met ShopPlus nu ook in staat om de klant onmiddellijk bij betaling aan de kassa een factuur af te leveren en dat is voor ons heel belangrijk. 80% van onze verkoop verloopt immers via facturen, omwille van de garanties op de toestellen”, zegt Raf. “Kortom, met ShopPlus is ons kassasysteem een pak efficiënter en transparanter geworden en we kunnen nu alles dubbel zo snel én in de winkel zelf afhandelen”, besluit hij.
Enorme tijdswinst en kostenbesparing dankzij geïntegreerd kassa- en boekhoudsysteem
Om tot een geïntegreerd kassa- en boekhoudsysteem te kunnen komen, diende bij Elektro Bries in een volgende fase een link te worden gelegd tussen ShopPlus en het boekhoudpakket van Exact Online. In 2008 werd in onderling overleg tussen de boekhouder van Elektro Bries en programmeurs van ShopPlus en Exact Software dergelijke link tot stand gebracht. Daardoor is het nu mogelijk om gegevens uit de ShopPlus databank te halen en aan te bieden aan het boekhoudpakket van Exact Online. “We waren pioniers op dit vlak. Nooit eerder had Exact Software een link tot stand gebracht tussen Exact Online en ShopPlus. De technische ondersteuning door Exact Software was uitstekend en het hele proces is heel vlot verlopen”, zegt Raf. Omdat beide programma’s nu met elkaar communiceren, verloopt alles elektronisch. Dat betekent een enorme tijdswinst én kostenbesparing voor Elektro Bries. “Alle verkoopcijfers van zowel kassa- als factuurverkoop worden automatisch ingelezen vanuit ShopPlus in Exact Online en op een paar minuten staat de verkoop van een volledige maand ingeboekt”, aldus Raf. Sinds kort werkt Elektro Bries ook met klantenkaarten om zo de klant sneller te kunnen identificeren. De barcode van de kaart wordt aan de klantenfiche gelinkt en zo krijgt Raf meteen een overzicht van de aankopen en de getrouwheidskorting per klant. “Door de link met Exact Online, kan deze informatie ook heel eenvoudig én elektronisch door de boekhouder worden verwerkt”, gaat Raf verder.
Elektro Bries wil naar de toekomst toe nog een stapje verder zetten en hoopt binnen twee jaar ook het inkoopproces boekhoudkundig volledig automatisch te kunnen verwerken. “We hebben er een hele positieve ervaring met Exact Software op zitten en zijn uiterst tevreden over de service en de technische ondersteuning. We zouden graag al onze winkelactiviteiten elektronisch willen verwerken en bekijken nu met hen hoe we ook onze inkoop aan Exact Online kunnen linken”, besluit hij.
>> Lees hier wat Exact Online ondernemers te bieden heeft
