Wie dan weer een sneeuwtapijt op bestelling wenst voor outdoor happenings of bedrijfsevenementen, kan bij Ice Mountain Snow Events terecht. Ice Mountain stelt in de winterperiode zo’n 48 personeelsleden te werk. In de zomer slinkt dat aantal tot 27 full time medewerkers.
Het familiebedrijf werd in 1999 opgericht en kende inmiddels een spectaculaire groei. “Door het toenemende succes van Ice Mountain werd onze piste en bijhorende restaurant te klein”, zegt Stephane Fievez, Gedelegeerd Bestuurder. “In 2006 hebben we onze infrastructuur dan ook aanzienlijk uitgebreid met 2 vergaderzalen, een extra restaurant voor 210 bijkomende zitplaatsen en een extra, kortere piste voor beginnelingen en kinderen.” Ook Ice Mountain Snow Events werd in datzelfde jaar opgericht. In 2009 kwamen de 4 paintball terreinen erbij. “Met meer dan 400.000 bezoekers per jaar, een pistecapaciteit van 250 skiërs en/of snowboarders, 650 zitplaatsen in het restaurant, 2000 couverts per weekend op piekmomenten en een permanente ploeg van 60 à 90 skimonitoren, biedt Ice Mountain de belangrijkste indoor ski- en snowboard faciliteiten in België”, aldus een trotse Stephane Fievez. “Een deel van ons succes is gebaseerd op onze grote flexibiliteit en dat op verschillende vlakken. Zo kan je bij ons komen skiën per uur, per dag, met een 12 beurten kaart of een seizoensabonnement. Op vrijdag en zaterdag serveren we tot 23.30u warme maaltijden in ons restaurant en als er onaangekondigd grote groepen komen eten, vinden we altijd een geschikte oplossing. Daarbij verliezen we natuurlijk de kwaliteit niet uit het oog, noch in de keuken, noch op de piste. Van onze échte kwaliteitssneeuw mag je zelfs eten, hij wordt gemaakt met een uniek procédé en zonder chemische producten.”
Zijn boekhouding besteedde Stephane aanvankelijk volledig uit aan een boekhouder. Na de forse uitbreiding van Ice Mountain in 2006, volgden in 2007 een reeks herstructureringen. “Op dat moment besefte ik dat ik totaal geen zicht had op de boekhouding noch op de financiële toestand van mijn bedrijf “, zegt Stephane. “De enige manier om daar aan te verhelpen was dat ik de boekhouding voor mijn eigen rekening zou nemen, iets wat ik aanvankelijk niet zag zitten.” De boekhouding van Ice Mountain is een zware klus. Tot 2000 couverts in het restaurant op piekweekends betekent evenveel inboekingen, zowel van electronische als contante betalingen. “Je kan je dan niet permitteren om dat op een hoop te laten liggen. Boekhouden is bij ons een constante opdracht die veel discipline vereist en 7 dagen op 7 doorloopt.”
Via zijn broer, die actief is in de rusthuissector, kwam Stephane bij Exact Online terecht. “Mijn broer had op dat moment al een half jaar Exact Online in gebruik en was heel enthousiast. Omdat ik hem volledig vertrouw, heb ik zelfs niet naar een alternatief uitgekeken en meteen Exact Online aangeschaft. En ik heb het me nog geen seconde beklaagd ”, gaat Stephane verder. “De flexibiliteit en de efficiëntie die ik zo hoog in het vaandel draag binnen mijn eigen bedrijf, vind ik ook helemaal terug in Exact Online. Dat ik bovendien van overal mijn boekhouding kan raadplegen of gegevens kan invoeren, is voor mij een heel groot voordeel. Ik heb lange werkdagen en dan is het aangenaam om de boekhouding, die ik dagelijks tracht bij te houden, van thuis uit te kunnen bijwerken.”
Eens alle gegevens waren overgezet naar Exact Online en Stephane daadwerkelijk zelf de boekhouding in handen nam, bleek hij heel snel zijn weg te vinden in het boekhoudprogramma. “Hoewel mijn broer me verzekerd had dat Exact Online gebruiksvriendelijk was, had ik aanvankelijk toch mijn twijfels. Het intuïtieve karakter heeft me aangenaam verrast. Het spreekt voor zich en is eenvoudig en begrijpbaar, ook voor een leek.” Naast Stephane werken nog drie andere personeelsleden met Exact Online. Hij neemt zelf de BTW voor zijn rekening, tracht dagelijks de dagontvangsten en het kasboek in te geven en houdt daarnaast ook het bankboek bij. Intussen kocht Stephane ook de facturatiemodule aan en daarmee zijn twee medewerkers aan de slag. Zij verwerken hierin de facturatie naar bedrijven toe van ondermeer incentives, seminaries ed. Tenslotte houdt er zich ook nog één medewerker bezig met de aankoop. De boutade ‘time is money’ is voor Stephane Fievez geen loze slogan. Hij runt het bedrijf praktisch alleen, op de hulp van een goede vriend na. Door de efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid van Exact Online wint hij veel kostbare tijd. Hij hoopt binnenkort ook de bankmodule te kunnen aanschaffen en op die manier nog meer geïntegreerd en efficiënt te kunnen werken.
Waar hij vroeger zeer weinig zicht had op de financiële toestand van Ice Mountain, weet Stephane sinds hij met Exact Online aan de slag is, nu ook perfect waar hij met zijn bedrijf staat. “Ik heb nu volledige controle over de boekhouding en een duidelijk zicht op inkomsten en uitgaven. Na de verwerking van de BTW, print ik de balans van de vorige maand en zie ik meteen waar we staan. Dat laat mij nu ook toe om prognoses te maken en mogelijke volgende investeringen te evalueren.” De investering in Exact Online is voor Stephane alvast minimaal geweest in vergelijking met de tijds- en efficiëntiewinst. Dat ook de ondersteuning door een professionele helpdesk en software-upgrades net zoals de hosting inbegrepen zijn bij de abonnementsprijs vindt hij uiterst makkelijk en voordelig.
Over de ondersteuning door de helpdesk en de service in het algemeen is Stephane heel tevreden. “Eens bij de opstart alle klanten en leveranciers waren ingegeven, ging het allemaal heel snel. Gebruiksvriendelijkheid, eenvoud en het intuïtieve karakter van Exact Online zijn daar uiteraard niet vreemd aan.”
>> Lees hier wat Exact Online ondernemers te bieden heeft
