De tijd dat één persoon slechts enkele uren aan de boekhouding diende te besteden, is definitief voorbij. De belangrijke ontwikkeling van de activiteiten in de jaren 90 zette de KKI ertoe aan om op zoek te gaan naar een performante IT-oplossing.
“We konden ons niet veroorloven om een voltijdse boekhouder in dienst te nemen en deden een beroep op een klein boekhoudkantoor dat de documenten en de periodieke operaties invoerde en verwerkte. Maar de coördinatie was niet altijd gemakkelijk en het was vaak moeilijk om vanop afstand uit te leggen waar een bepaald stuk moest worden geboekt,” benadrukt Marc Chapelle, algemeen directeur van de KKI. “Het belangrijkste probleem was de communicatie en een ondubbelzinnig begrip van onze wensen.”
Daarom keek de KKI uit naar een softwareprogramma dat het zelf kon gebruiken voor de invoer van de facturen en transacties, zodat het boekhoudkantoor de ingevoerde gegevens kon controleren, het budget opstellen en de officiële documenten beheren.
In die tijd koos de KKI voor ProAcc, een softwareprogramma dat alle problemen zou oplossen.
“Die oplossing, die bij ons op een specifiek systeem werd geïnstalleerd, had echter enkele nadelen voor een kleine organisatie zoals de onze, die niet veel ervaring heeft met IT-beheer, zoals eventuele moeilijkheden met back-ups en upgrades.”
Rond 2004 opteerde de KKI voor een online boekhoudoplossing. Eerst was dat eProAcc, dat sinds november 2009 werd vervangen door Exact Online, een hele vooruitgang voor de KKI. “Exact Online is veel gebruiksvriendelijker en performanter”, bevestigt Marc Chapelle. “We zijn fans van Mac, dat bekend staat om zijn gebruiksgemak en intuïtieve interface. Die kwaliteiten vinden we ook terug bij Exact Online.”
Naast gebruiksvriendelijkheid bepaalden ook de typische kenmerken van een gehoste oplossing de keuze van de KKI: geen zorgen meer over back-ups, updates, en vooral “de mogelijkheid om overal aan de boekhouding te werken en de flexibiliteit die hieruit volgt. Ik werk persoonlijk veel thuis, ook in het weekend en wanneer ik in het buitenland ben, wil ik graag controles kunnen uitvoeren en op de hoogte blijven van de geleverde prestaties,” benadrukt Marc Chapelle.
Een goed geolied mechanisme
Naast het beheer van de lidgelden brengen de activiteiten en de betalende diensten die de KKI de bedrijven aanbiedt (seminaries, lunchvergaderingen, zakenvergaderingen, buitenlandse handelsmissies, verhuur van zalen, opleidingen, vertalingen...) een aanzienlijk aantal boekhoudoperaties met zich mee. Een voorbeeld: het afleveren van oorsprongcertificaten (bijna de helft is momenteel elektronisch) voor exportactiviteiten vertegenwoordigt op zich al ongeveer 5.000 te behandelen dossiers per jaar. “Exact Online vergemakkelijkt de invoer aanzienlijk, bijvoorbeeld door de velden vooraf in te vullen. De procedures voor automatische betalingsherinneringen zijn ook erg nuttig om de betalingen op te volgen en te versnellen. We hebben gelukkig weinig onbetaalde facturen dankzij het domiciliëringsprincipe dat we voor onze vaste klanten toepassen.”
Valérie Elincx, assistente Internationale relaties en gebruikster van Exact Online, bevestigt dat de gemakkelijke invoer de operaties aanzienlijk versnelt. “De functies voor het vooraf invullen van velden, de automatische link met Graydon, de sneltoetsen die de invoer van algemene rekeningen versnellen [specifieke codes van de KKI] zorgen ervoor dat je met deze oplossing heel snel kunt werken. Op het einde van de maand neemt de invoer van enkele tientallen facturen voor oorsprongcertificaten nog geen voormiddag in beslag ...” Ze waardeert ook de inherente veiligheid van de oplossing die “met een hele reeks waarschuwingen en waarschuwingsberichten fouten voorkomt, zoals bijvoorbeeld het ongewild wissen van een klant of een dubbele facturatie.” Door tijdsgebrek maakt de KKI Waals-Brabant nog geen gebruik van alle mogelijkheden van Exact Online, maar ze wil dat wel doen in de toekomst. “We zijn nog in de fase waarin we de functionaliteiten verkennen," merkt Marc Chapelle op, “maar één ding is zeker, je ontdekt snel nieuwe functies en je kunt ze ook snel gebruiken.” Nog een bewijs van de gebruiksvriendelijkheid van het programma.
Een van de mogelijkheden die Marc Chapelle wil benutten, is het genereren van statistieken en dashboards en daar vervolgens analyses op toepassen. Bijvoorbeeld om het gebruik van de verschillende diensten door de leden beter in kaart te brengen. De controle van de gegevensinvoer en de eindejaarsafsluiting (balans, opstellen van het budget ..) blijft in handen van een boekhoudkantoor, maar de mogelijkheid om zelf de invoer van facturen (aankoop en verkoop), de betalingsherinneringen en de domiciliëringen te beheren, om een nauwkeurig idee te hebben van de verdeling van de prestaties of de liquiditeiten, is essentieel voor een KKI die “haar verbintenissen optimaal wil nakomen”, besluit Marc Chapelle.
Over de Kamer van Koophandel en Industrie van Waals-Brabant
De KKI Waals-Brabant werd opgericht in 1850 en heeft tot taak de bedrijven op het grondgebied van de provincie (27 gemeenten) te vertegenwoordigen, hun belangen te verdedigen, de netwerken van zakenrelaties te animeren, de economische activiteit te bevorderen. Ongeveer 850 ondernemingen (KMO’s, grote bedrijven, zelfstandigen) zijn momenteel lid van de KKI, een aantal dat nog steeds toeneemt. De activiteiten kunnen worden ondergebracht in 4 grote domeinen:
- Oprichting en ontwikkeling van bedrijven: ondernemingsloket (in samenwerking met Securex), eerstelijns juridische bijstand,
- internationale relaties: hulp bij administratieve formaliteiten (verkrijgen van oorsprongcertificaten, visa, attesten...), begeleiding bij prospectie en export, vertaaldiensten,
- informatie en communicatie: publicatie van een maandelijks tijdschrift, wekelijkse elektronische nieuwsbrieven, realisatie van videoreportages,
- opleiding en networking: seminaries, lunchvergaderingen, “speed meetings”, programma voor het uitwisselen van ervaringen...
Vorig jaar realiseerde de KKI Waals-Brabant, die 10 polyvalente medewerkers telt, een omzet van bijna een miljoen euro.
Lees hier wat Exact Online ondernemers te bieden heeft
