In ruil voor een jaarlijkse bijdrage, hebben leden de mogelijkheid om exclusief deel te nemen aan talloze bijeenkomsten en activiteiten. De NKVK ontwikkelde ook een starterspakket "vestigingsbegeleiding voor buitenlandse ondernemers" waarmee zij de vereiste formaliteiten vervult voor ondernemingen of bijkantoren die zich in België vestigen. Bij de Nederlandse Kamer van Koophandel werken 10 medewerkers. Er wordt gewerkt met eigen middelen, wat een goed financieel beheer noodzakelijk maakt. Wendy Van Schepdael, Management Support bij de NKVK, wordt hierin ondersteund door Frank Deneef, Financieel en Administratief Manager.
Nieuwe bezems...
In 2008 koos de NKVK voor het boekhoudpakket Exact Online. De overstap naar een nieuw boekhoudpakket verliep vlot naar de financiële afdeling.
Exact Software zorgde voor een ééndagsopleiding die de functionaliteiten en mogelijkheden van het pakket toelichtte. Omwille van de gebruiksvriendelijkheid van Exact Online, bleek dit ruimschoots voldoende.
Wendy Van Schepdael, Management Support bij de NKVK: “Ik was verrast dat we de overschakeling zo snel rond kregen. Het feit dat je met Exact Online makkelijk gegevens uit een ander boekhoudpakket kan importeren, heeft de omschakeling absoluut versneld. We maakten van de gelegenheid eveneens gebruik om een nieuwe structuur en lay-out aan te brengen in onze klanten- en leveranciersgegevens."
Gelijktijdig met de omschakkeling naar een nieuw boekhoudpakket, werd het accountantskantoor SBB gevraagd de NKVK te ondersteunen met het financiële beheer van de organisatie. Frank Deneef, senior consultant bij SBB, nam deze taak op zich.
Frank Deneef: "Toen ik aan boord kwam, werkte de NKVK pas met Exact Online. Het pakket was bovendien ook voor mij volledig nieuw. Ik vreesde dus eerlijk gezegd wel een beetje voor de complexiteit. Die vrees bleek ongegrond. De gegevens uit het vroegere boekhoudpakket, waaronder klanten- en leveranciersgegevens of rekeningstelsels, bleken makkelijk en snel importeerbaar. Daardoor kon ik snel starten met het verwerken van de gegevens. In amper 2 maanden tijd waren we 'up and running'."<
Na de opstartperiode, bleek snel dat de online functionaliteit voor de accountant een grote troef is. Frank Deneef: "Ik kan de boekhouding van de NKVK zowel vanop kantoor als thuis raadplegen, wat voor mij een groot voordeel is. Ik hoef niet steeds fysiek aanwezig te zijn om één en ander te dubbelchecken of een status te controleren. Het feit dat de boekhouding online consulteerbaar is, maakt ook dat ik steeds werk met de meest actuele gegevens en dat een datatransfer overbodig is."
...vegen nog altijd goed
4 medewerkers maken gebruik van Exact Online: de verantwoordelijke voor de boekhouding, de financieel verantwoordelijke, de directeur (consulterend) en SBB als externe partij.
De taakverdeling verloopt optimaal. De NKVK zorgt voor het aanmaken van klanten en leveranciers, het uitvoeren van financiële betalingen, het opmaken van aankoop- en verkoopfakturen en het versturen van betalingsherinneringen. SBB zorgt voor de verwerking en controle van de boekhoudkundige gegevens, waaronder activabeheer, afschrijvingen, budgettering en de opvolging van slechte betalers.
Frank Deneef: "Naast de gebruikelijke tools die je standaard terugvindt in boekhoudpakketten, beschikt Exact Online eveneens over een uitstekende budgetteringstool, die ik heel efficiënt en gebruiksvriendelijk vind. Het laat me toe maandelijks de verwachte kosten en opbrengsten af te toetsen met de realiteit. Wordt een budget overschreden, dan wordt dat in het rood weergegeven. Eén druk op de knop geeft me een actueel overzicht, waardoor ik makkelijk kan rapporteren aan de NKVK. Prijs/kwaliteitsgewijs vind ik Exact Online bijzonder aantrekkelijk."
Waar nodig, wordt ondersteuning geboden. De mogelijkheid bestaat om in het programma zelf schriftelijk een vraag te richten aan een Exact Software medewerker. Je kan er ook voor kiezen een call center medewerker op te bellen en hem om advies te vragen. Wendy Van Schepdael: "Het valt wel eens voor dat ik een vraag heb bij een boeking of dergelijke. Meestal stel ik deze online. Ik moet daarbij nooit langer dan een half uur wachten op een antwoord of oplossing. Dat laat me toe snel verder te werken.
Nederlandse Kamer van Koophandel
Tervurenlaan 168 bus 2 - 1150 Brussel
Tel.: 02/209 04 71 - fax: 02/218 78 21
E-mail: info@nkvk.be
Lees hier wat Exact Online ondernemers te bieden heeft
