Eén van de rode draden in het aanbod van Nomado Telecom is de wil om alle ontoegankelijkheid te vermijden. “Om IP-telefonie helemaal in te burgeren, moet alles eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn”, zegt Olivier Vermeersch. Zeker als het gaat om een klantenbestand te overtuigen dat vooral bestaat uit particulieren of KMO’s, wat bij Nomado het geval is. “Ik ben een fervent voorstander van gebruiksvriendelijkheid. Het bewijs daarvan is mijn voorkeur voor Mac en het feit dat ik bij Nomado het concept van klantenondersteuning via live chat heb ingevoerd.” Een concept dat volgens hem een grote flexibiliteit, nabijheid en een snelle reactiesnelheid toelaat: van op afstand het probleem onder handen nemen, rechtstreeks contact, doorsturen van bestanden, live testen…
Olivier Vermeersch wou deze gebruiksvriendelijkheid ook terugvinden bij de boekhouding. “Vroeger moest ik iedere maand honderden facturen afdrukken die mijn boekhoudster dan opnieuw moest invoeren.
Ik zocht dus een online oplossing die dit eentonige en ook kostelijke herinvoeren kon vermijden en die de boekhoudster toegang zou geven om alles te kunnen controleren. Toen ik in het midden van het jaar 2009 te weten kwam dat Exact een oplossing had die ook Mac/Safari ondersteunde heb ik niet getwijfeld. Het feit dat Exact zich interesseerde in de wereld van Macintosh was voor mij een bewijs van openheid van geest en modernisme.”
Als de cijfers ook voor niet-specialisten begrijpelijk zijn
Voor een globetrotter en voorstander van mobiliteit als Olivier Vermeersch was een on-line oplossing voor de boekhouding eigenlijk een evidentie. “Of ik nu thuis ben of in het buitenland, ik heb er toegang tot mijn boekhouding via eender welke computer of browser. Hetzelfde geldt voor mijn boekhoudster of eender welke persoon die ik toegang zou geven om bepaalde handelingen te verrichten. Een on-line boekhouding hebben is fantastisch omdat het toelaat om van op afstand te werken, omdat het de kosten verlaagt en omdat het de zaakvoerder van een bedrijf de mogelijkheid biedt om zich te concentreren op zijn kerntaken en de boekhouder toelaat om zich enkel op de cijfers en zijn of haar rol als fiscalist te focussen.”
Vanaf nu verdelen Olivier Vermeersch en zijn boekhoudster de taken: het invoeren van de aankoop- en verkoopfacturen (1) en de controle van de bankverrichtingen voor hem, BTW-aangiftes en controle van de transacties en bewegingen voor haar.
En dit is nog maar het begin. “De implementatie is nog vrij nieuw en ik heb nog niet de tijd gehad om het gebruik van Exact Online te intensifiëren of de cockpits te personaliseren, maar het laat me wel toe om op termijn analytische boekhouding te overwegen. Bijvoorbeeld om de marges per product te analyseren. De cockpits laten toe om de belangrijkste KPI’s (Kritieke Performance Indicators) te visualiseren, te zien wat ik in de gaten moet houden en te weten wat nodig is om een bedrijf goed te besturen en dag na dag de juiste beslissingen te nemen.”
Dit besturen wordt nog makkelijker omdat Exact Online zich integreert met de andere databases van Nomado (CRM, e-commerce, CMS, enz.). “Onze services verlopen volgens het prepaid model. De facturen worden automatisch gegenereerd door ons e-commerce systeem en meteen naar de klant verstuurd. Alle nodige velden en hun inhoud worden in Exact Online overgenomen, in de juiste categorieën en in het juiste formaat, zonder dat ze opnieuw moeten worden ingevoerd.” Zo wordt alles sterk vereenvoudigd en verlopen de financiële mechanismen heel wat vlotter.
Op het vlak van gebruiksvriendelijkheid heeft Olivier Vermeersch ook lof voor “de duidelijkheid, de snelheid van de toepassing, de robuustheid van de functionaliteiten, zonder blokkeren en met heel weinig bugs. Ik heb de mogelijkheid gehad om diverse andere toepassingen te testen waar fouten in zaten en waarbij de conclusie na enkele bugs luidde: we stoppen ermee”.
Ook de tarificatie van Exact kan als gebruiksvriendelijk aanzien worden. “Exact laat me toe om klein te beginnen en langzaam te evolueren. Ik heb de optie ‘Enige gebruiker’ gekozen met de mogelijkheid om later andere gebruikers toe te voegen. De gekozen formule bevat bovendien online ondersteuning en de mogelijkheid om bij Exact documenten te bewaren.”
Winst in tijd en geld
“Voor iemand die geen boekhoudspecialist is zoals ik is het fantastisch dat ik zelf facturen kan invoeren en dat ik zelf een direct zicht heb op alle facturen, transacties en bankverrichtingen. Dit was voordien onmogelijk omdat mijn boekhoudster al deze documenten meenam naar huis. En dan heb ik het nog niet gehad over het feit dat de boekhouding op deze manier ook veel goedkoper is, want het is niet meer nodig om iedere keer een rapport te vragen aan mijn boekhoudster en haar daarvoor te betalen.”
Exact Online bespaart ook heel wat tijd. “In 2007 en 2008 had ik een halve dag nodig om alle facturen van een trimester af te drukken. En de boekhoudster was 4 dagen bezig met alles opnieuw in te voeren, en dat telde aardig op in de eindafrekening. En dan zwijg ik nog over de talloze correcties, verificaties en de zoektocht naar de juiste codes. Dit alles exporteren via Excel zou alles eenvoudiger hebben gemaakt, maar dit zou ook extra ontwikkelingen met zich mee hebben gebracht, om dan nog te zwijgen van manuele fouten. Het was de hel. En tijd is – zeker voor een KMO als de onze – echt wel geld.”
Exact Online gebruiken sluit echter niet uit dat er nog steeds fouten kunnen voorkomen bij de invoer, “maar als zaakvoerder is het aan mij om goed te verifiëren wat ik invoer. En de boekhoudster is er ook nog altijd om alles na te kijken vooraleer alles officieel wordt. En bovendien zijn er nog de foutmeldingen en het foolproof-karakter van de toepassing, waardoor je meteen wordt gewaarschuwd als er een veld niet wordt ingevuld of er ergens een dubbele invoer is…” Andere nuttige functionaliteiten: de automatische controle van het BTW-nummer van de klant in de database van Graydon en het daarmee verbonden automatische invullen van de velden, of ook nog een mash-up met LinkedIn die meteen aangeeft of de klant lid is van dit sociale netwerk met een rechtstreekse link. Had Olivier Vermeersch het niet over modernisme?
Geen plaats voor onaangename verrassingen
“Als je online werkt, is veiligheid een absolute noodzaak, maar ik twijfel er niet aan dat de veiligheidseisen van Exact meer dan streng genoeg zijn”, onderstreept de zaakvoerder van Nomado Telecom. Hij is trouwens ook heel erg tevreden over de medewerking die hij krijgt van de ploeg van Exact. Naast het begeleiden bij de start en de migratie “heeft Exact zich al bewezen door snel te reageren bij vragen over het gebruik en de functionaliteiten. Exact stelt ook interessante boekhoudtrainingen voor aan acceptabele prijzen. Ik voel ook nooit druk om meer te gaan spenderen bij de commerciële diensten en de online techniekers van Exact. Dat is niet altijd het geval bij online-diensten.”
Om assistentie te vragen, doet Olivier Vermeersch liever beroep op geschreven kanalen dan op de telefoon. Dat heeft ongetwijfeld te maken met het feit dat de klantenondersteuning bij de services van zijn bedrijf ook geschreven verloopt via het online-systeem van de ‘live chat’. Hij beschouwt dit systeem trouwens als een volgende stap die ook Exact zou kunnen nemen.
Momenteel maakt Nomado Telecom nog geen gebruik van de mogelijkheid om documenten op te slaan bij Exact. “Zodra de API voor XML is ontwikkeld tussen Exact Online en onze e-commerce toepassing kunnen we de facturen in PDF-formaat versturen om op te slaan. Idem voor de leveranciersfacturen die we dan zullen inscannen en online versturen. Ik heb er wegens gebrek aan tijd nog geen beroep op gedaan maar het lijkt me wel interessant, al is het maar om een soort back-up te hebben, een zekerheid dat de documenten beschikbaar zijn. Kwestie van goed voorbereid te zijn als er een controle is.”
(1) Nomado wil op termijn gebruik maken van de facturatiemogelijkheden van Exact Online, dit om meer functies binnen éénzelfde toepassing te centraliseren.
Over Nomado Telecom
Nomado Telecom is een Belgisch-Zweedse internettelefonie operator die gesticht werd in 2007 met als doel particulieren en bedrijven een minder kostelijke manier aan te bieden om telefonisch te communiceren via computer, telefoon, PDA, ‘smartphone’ of GSM. Hun services zijn gebaseerd op de nieuwe SIP technologie en koppelingen tussen Belgische, Zweedse en Noord-Amerikaanse ondersteuners. 
Het bedrijf heeft virtueel 12 mensen in dienst (5 in België) waarvan het merendeel thuis werkt. Die mensen zorgen vooral voor klantenondersteuning die 7 dagen op 7, 24 uren op 24 verzekerd is. Dit dankzij het verdelen van de mankracht over verschillende tijdszones. Naast België is het bedrijf al actief in meer dan 100 landen. De online-verkoop bereikt 15.000 euro per maand, met een maandelijkse stijging van 5%. Momenteel maken 3500 mensen gebruik van de diensten.
Nomado Telecom Sprl
Aveue Gevaert 137-1332 Genval
Tel.: 02/888 70 00 - fax: 02/888 70 69
E-mail: support@nomado.eu
>> Lees hier wat Exact Online ondernemers te bieden heeft
