De klanten zijn vooral zelfstandigen en kleine en middelgrote ondernemingen. Het bedrijf is in volle groei en actief in een sector waar snelheid en reactiesnelheid vaak het verschil maken en wilde daarom zijn boekhouding vlotter laten verlopen.
“Onze boekhouding werd volledig beheerd door een externe accountant,” legt Xavier Debaere, stichter en zaakvoerder van Steffix, uit. “Elke 4 tot 6 weken voerde ze de documenten in die we haar bezorgden. We konden immers moeilijk van haar verwachten dat ze dit elke keer zou doen als we 4 facturen hadden. Ook de opvolging van de vorderingen gebeurde elke maand of elke twee maanden. Deze manier van werken leidde tot periodieke werkpieken, problemen met de invordering en vaak dubbele invoer van gegevens. We gingen dus op zoek naar een oplossing om de zaken sneller en dynamischer op te volgen. In ons vakgebied zijn de termijnen erg kort en gaat alles heel snel. De online boekhouding waarover we nu beschikken, past perfect in deze context van strakke workflows waarmee we elke dag werken.”
Een rol voor iedereen
De introductie van Exact Online in de herfst van 2009 betekende ook dat Steffix de boekhouding opnieuw zelf in handen nam. Xavier Debaere of zijn echtgenote voeren zelf alle documenten in en volgen de betalingen op.
Xavier Debaere: “De documenten zelf invoeren verhoogt in feite je gevoel van verantwoordelijkheid. Het is dikwijls al te gemakkelijk om dozen documenten bij de accountant af te leveren en je ervan af te maken met het excuus dat hij voor alles zal zorgen. Accountants willen meer doen dan documenten invoeren. Als we dat zelf kunnen doen, dan kunnen zij zich op hun competenties concentreren: de optimalisering van de boekhouding. Sinds we Exact Online gebruiken, staat de accountant enkel nog in voor de BTW-aangiften en de controle van de gegevens die we hebben ingevoerd.”
Hij vervolgt: “En zij doet dat ook online dankzij de gratis toegang tot Exact Online. Geen van beide partijen hoeft zich dus te verplaatsen. Geen problemen meer met dossiers of documenten die systematisch niet bij de hand zijn als we ze nodig hebben. En dankzij het online systeem kan ik net zo goed thuis werken als op kantoor.”
Meer transparantie
Voor Steffix bood de online boekhouding vooral het voordeel van zeer korte reactietermijnen.
Dhr. Debaere: “Voor de betaling van de leveranciers bijvoorbeeld. Vroeger voerden we alles in en betaalden via de bank. De factuur ging dan de volgende maand naar de accoutant, die hem invoerde. Daarna moesten we controleren of alles klopte. Dankzij Exact Online wordt de factuur vandaag meteen betaald nadat ze is ingevoerd, via een link met de bank. En dat alles in één bewerking.”
Het systeem berekent bovendien onmiddellijk de kortingen.
Hij vervolgt: “Een rekenmachine en een papiertje hebben we niet meer nodig. Als de betaling binnen de 8 dagen wordt uitgevoerd, past het programma meteen de korting toe en past de betaling aan de bank aan. Met Exact Online volgen we vandaag alles op de voet. Voor de invorderingen beschikken we bijvoorbeeld elke dag over een stand van zaken.”
Xavier Debaere waardeert ook de gebruiksvriendelijkheid van het systeem: “Je kunt het systeem gemakkelijk parametreren. Je kunt bijvoorbeeld snel en eenvoudig de indicatoren kiezen die je wil volgen in je dashboard. Zo heb ik de Top 20 van mijn klanten en de gemiddelde betalingstermijn geselecteerd. Maar je kunt ook met meer complexe boekhoudindicatoren goochelen. Dankzij Exact Online zie ik onmiddellijk en op elk moment hoeveel er al werd gefactureerd of hoeveel de aankoopfacturen bedragen. Zo heb ik ook steeds een overzicht van de resultaten, de onbetaalde facturen, wat maat het financiële beheer heel gemakkelijk maakt.” En hij voegt eraan toe: “Het zijn kleine dingen die op zich niet echt revolutionair zijn maar die, in hun geheel, mijn dagelijkse werk sterk vereenvoudigen.”
Naast het eenvoudige beheer of het feit dat de accountant van Steffix online toegang heeft, was er nog een andere factor die Xavier Debaere overhaalde om de stap te zetten: de democratische prijs van de oplossing: “We opteerden voor de meest volledige formule, met een bidirectionele link met de bank en een mogelijke link met andere programma’s (facturatie, CRM, beheerssoftware,...). Dat kost ons 59 euro per maand, minder duur dus dan een abonnement bij een bedrijf gespecialiseerd in de back-up van gegevens. Er zijn geen verborgen kosten en de voordelen zijn talrijk: snelheid, gepersonaliseerd dashboard, je hoeft je niet om upgrades te bekommeren, de mogelijkheid om een externe secretaresse beperkte toegangsrechten te geven om gegevens in te invoeren ...”
Xavier Debaere uit ook zijn tevredenheid over de ondersteuning die de helpdesk van Exact biedt als dat nodig is. Meestal gaat het over kleine technische problemen. “Ik krijg altijd antwoord op mijn vragen. De rubriek Online help is ook nuttig, maar ik neem liever de telefoon omdat dat sneller gaat.”
Een voorsmaakje van de toekomst
Het feit dat hij zijn boekhoudgegevens aan het web, ‘in the cloud’ zoals men nu zegt, toevertrouwt, baart Xavier Debaere geen zorgen. “De Exact servers zijn beveiligd. Onze gegevens, die bij Exact gehost worden, zijn beter beveiligd dan bij ons het geval zou zijn. Alles is gemakkelijker. We hoeven niets lokaal te installeren. Exact zorgt voor de back-ups en garandeert de beschikbaarheid van de gegevens. Ik zou zelfs een kopie kunnen downloaden om ze lokaal te back-uppen, maar in ons geval is dat niet echt belangrijk. Hosting is in elk geval de toekomst. Lokaal willen blijven werken is een beetje een achterhoedegevecht.”
Over Steffix
Het bedrijf Steffix werd opgericht in 1995 en positioneert zich in de markt van de belettering en afdrukken op groot formaat. Het stelt zich tot doel de zichtbaarheid en de naamsbekendheid van bedrijven, producten en diensten te verbeteren. Steffix richt zich vooral tot KMO’s met meer dan vijf werknemers, die het een integrale dienstverlening aanbiedt, van het grafische ontwerp tot de insallatie, voor uiteenlopende realisaties (reclamepanelen, uithangborden, signalisatie binnen en buiten, spandoeken, dekzeilen, lichtreclame, autobelettering…) en op elk type ondergrond (papier, plexiglas, aluminium, pvc...).
Steffix telt 7 medewerkers en beschikt over filialen in Moeskroen en Lokeren. Vorig jaar realiseerde het bedrijf een omzet van bijna 550.000 euro, een stijging met 16%. Steffix leverde onlangs de decoratie voor verschillende stands op Batibouw. Projecten voor toeristische bewegwijzering en signalisatie voor musea staan ook op het programma en het bedrijf telt verschillende vaste klanten zoals Ceratec Electrotechnics, Meubelen Crack, Mahieu Construct en Interconstruct. Talrijke immokantoren doen een beroep op Steffix vanwege hun snelle manier van werken.
Lees hier wat Exact Online ondernemers te bieden heeft
