De belangrijkste klanten zijn Belgische en buitenlandse marketingbureaus. Algemeen directeur Olivier Caeymaex stoorde zich vooral aan de ondoorzichtigheid van het oude boekhoudpakket, een verouderd programma onder DOS. “We hadden totaal geen zicht op onze boekhouding, want ze werd beheerd door een administratiekantoor dat slechts een keer per kwartaal, bij de btw-aangifte, de journalen bezorgde. Bovendien was er geen enkele link met het budget. We gingen dus op zoek naar een nieuwe oplossing, bij voorkeur via web hosting. We voeren immers een beleid waarbij we onze toepassingen zoveel mogelijk elders laten hosten. Dat is bijvoorbeeld ook het geval met ons CRM-systeem.” Olivier Caeymaex haalt verschillende elementen aan die deze keuze voor outsourcing rechtvaardigen: “Het is interessanter op het vlak van beveiliging, het is gemakkelijk en we moeten ons minder bezighouden met ons lokale netwerk. Meestal sta ik in voor de IT en hoe minder zorgen ik me daarover moet maken, hoe beter.” Resultaat:
Visibuzz gebruikt nu bijna drie jaar Exact Online als boekhoudoplossing. De keuze was snel gemaakt, want in die tijd was dit een van de weinige online boekhoudsystemen en het is bovendien erg gebruiksvriendelijk. “Een doorslaggevend criterium voor iemand die geen boekhoudspecialist is.”
De boekhouding van dag tot dag
Zelf operaties kunnen beheren zoals het invoeren van facturen (aan- en verkoop), of de te ontvangen en te betalen facturen vrijwel dagelijks kunnen opvolgen zijn voordelen die het bedrijf niet meer wil missen. “Het helpt ons bij zaken die ik als absoluut noodzakelijk beschouw, namelijk directe zichtbaarheid van de reële situatie en het dagelijks beheer”, onderstreept Olivier Caeymaex. “Een dergelijk potentieel voor actie en controle in real time is een kostbaar goed. Zo wordt de boekhouding de spiegel van de exacte situatie van het bedrijf. Dat was overigens een noodzaak geworden door de snelle groei van de laatste jaren. Onze evolutie heeft ook nieuwe behoeften doen ontstaan ...”
Toch is het administratiekantoor niet volledig uit het beeld verdwenen. De accountant beheert nog steeds de meer complexe taken zoals de lonen, de opvolging van de rekeningen, de wettelijke verplichtingen (btw..).
Naast de boekhoudmodule gebruikt Visibuzz ook de andere functies van Exact Online, zoals het beheer van de vaste activa voor de berekening van de afschrijvingen en de analytische boekhouding. “Met deze laatste module kunnen we de brutomarge per contract opvolgen, de directe kosten uitsplitsen per project aan de hand van verschillende analysecriteria – goederenaankoop, loon van de arbeiders... Allemaal zaken die het vroegere administratiekantoor niet deed en die zo gemakkelijk te gebruiken zijn met Exact Online.”
De modules Budgetbeheer en Buitenlandse valuta kunnen Visibuzz in de toekomst eveneens van pas komen. “Vooral de module Buitenlandse valuta interesseert ons gezien de ontwikkeling van onze activiteiten in het buitenland. We zijn hoofdzakelijk actief in de eurozone maar onze activiteiten in het Verenigd Koninkrijk nemen ook toe. Deze module zal de gegevensinvoer vergemakkelijken voor een luttel bedrag van slechts een tiental euro per maand.”
Verbeterde mobiliteit
Een ander element dat erg zwaar woog bij de keuze Olivier Caeymaex drie jaar geleden maakte: “Een gehoste oplossing verbetert de mobiliteit omdat je overal toegang hebt, een internetverbinding volstaat!” Niet dat Olivier Caeymaex een fervent reiziger is, maar hij vindt het fijn dat hij ook thuis kan werken en ondanks alles moet hij vaak op klantenbezoek, ook in het buitenland, waar de meeste klanten van Visibuzz zich bevinden. “Het is altijd handig om bij verplaatsingen naar het buitenland een factuur te kunnen opstellen of een situatie te kunnen controleren ...”, benadrukt hij. Zijn accountant maakt ook gebruik van deze toegang op afstand en komt nog slechts twee keer per maand naar het kantoor van zijn klant.
Sommigen staan huiverachtig tegen het hosten van de boekhouding of andere toepassingen op een externe server, maar Olivier Caeymaex maakt zich geen zorgen. Integendeel. “De gegevens worden er automatisch geback-upt. Wij beperken ons tot een wekelijkse interne back-up. En hosting is volgens mij een voordeel op het vlak van beveiliging. Het is alleszins een veiligere oplossing dan alles hier te houden.”
Over Visibuzz
Visibuzz werd in 2002 opgericht in het noorden van de provincie Namen en richt zich op de markt van de verkoopspromotie. Het bedrijf is gespecialiseerd in de transformatie en aankleding van ‘karakter’-voertuigen die merken, bedrijven en producten die voor deze marketingmethode kiezen een hoge zichtbaarheid garanderen.
De klanten van Visibuzz zijn marketingbureaus, organisatoren van evenementen en bedrijven die het voertuig voor een bepaalde periode kopen of huren (met of zonder chauffeur). Visibuzz neemt de logistiek voor zijn rekening. Het wagenpark bestaat uit dubbeldekbussen, vrachtwagens, bestelwagens, Airstream-caravans, Greyhound-bussen, Amerikaanse schoolbussen, Londense taxi’s, enz. Visibuzz transformeert ze, van laswerken, schrijnwerkerij, elektrische installaties, geluidsinstallaties, airconditioning of internetverbindingen tot de grafische vormgeving in de kleuren van het bedrijf, het product of de dienst die wordt gepromoot.
>> Lees hier wat Exact Online ondernemers te bieden heeft
