Vooraleer de markt op te gaan, stelde Volvo Trucks Belgium een eisenpakket samen waaraan een mogelijk nieuwe partner zou moeten voldoen. Marc Maes, Business Systems Manager bij Volvo Trucks Belgium: “Het was voor ons belangrijk dat een nieuwe partner aan een aantal belangrijke voorwaarden voldeed. Bekendheid met de automotive markt in de Benelux, focus op de KMO markt en mogelijkheid tot rechtstreeks contact tussen leverancier en Volvo Trucks dealer waren de belangrijkste. Daarnaast wensten we ook met één partner voor heel Belux te werken van wie we een gezonde toekomstvisie verwachtten.”
Ook aan de nieuwe boekhoudoplossing zelf, stelde Volvo belangrijke voorwaarden. Zo moest het een stabiele en bewezen oplossing zijn, maar toch voldoende modern om mee te evolueren en te groeien met het dealernetwerk. “Verder was het belangrijk dat het een kostefficiënte Software as a Service - oplossing (SaaS) zou zijn, met minimale hardware investeringen. En vanuit het dealernetwerk werd vooral gepleit voor beschikbare technische ondersteuning gedurende de volledige werkweek”, aldus Marc. Met dit eisenpakket trok Volvo Trucks Belgium de markt op en kwam uit bij Exact Online, het online boekhoudpakket van Exact Software. Daarop werden twee werkgroepen opgericht, één voor Vlaanderen en één voor Wallonië, om Exact Online intern te evalueren ten opzichte van de behoeftes van de dealerorganisaties. De werkgroepen kwamen unaniem tot de conclusie dat het voorstel op alle vlakken voldeed aan de voorwaarden, waarna het werd overgemaakt aan de betrokken Volvo Trucks dealers. Zij hebben vervolgens unaniem beslist om over te stappen naar Exact Online. “Onze dealers zijn heel enthousiast en weten de gebruiksvriendelijkheid en de functionaliteiten van Exact Online te waarderen”, zegt Marc Maes. Exact is ook partner van het Volvo Trucks dealernetwerk in Nederland en tevens jarenlang vaste partner voor Volvo Cars België.
“Exact Online is een moderne, stabiele oplossing en een uitstekende match voor ons Belgische dealernetwerk. Zij gebruiken Exact Online nu voor het voeren van de volledige boekhouding en facturatie. Het online boekhoudpakket is gekoppeld en perfect geïntegreerd met het Volvo Dealer Management Systeem voor alle werkplaats- en magazijnfacturen”, zegt Marc. “Het is bovendien een abonnementsformule, dus de aanschaf van licenties of extra hardware vervalt. Vijf werkdagen op vijf ondersteuning door een professionele helpdesk is standaard inbegrepen, evenals de software-upgrades. En dat alles tegen een beduidend lagere kostprijs dan het oude boekhoudpakket.”
De implementatie van Exact Online in het volledige Volvo Trucks Belgium dealernetwerk was een omvangrijke operatie, die door de goede samenwerking tussen klant en leverancier vlot is verlopen. Na het succesvol afronden van een pilootinstallatie bij een geselecteerde dealer, werd definitief met de uitrol van start gegaan. Exact Software stelde een projectplan op waarbij de implementatie in vier ‘runs’ werd opgedeeld. Per ‘run’ werden telkens vier trainingen voorzien bij aanvang en tijdens de introductie van Exact Online. Daarnaast werd ook één dag assistentie ter plaatse geboden om de daadwerkelijke opstart te begeleiden. Van bij de opstart kon elke dealer ook meteen een beroep doen op de ondersteuning door een professionele helpdesk. De interface tussen het Volvo Dealer Management Systeem en Exact Online werd gezamenlijk door Volvo en Exact Software uitgewerkt. “Beide systemen zijn perfect geïntegreerd en het resultaat voldoet aan onze verwachtingen. Alle deadlines, maar ook het budget werd gerespecteerd. We zijn dan ook heel tevreden over de samenwerking”, besluit Marc.
Over Volvo Trucks Belgium
Volvo Trucks Belgium zorgt voor de invoer en distributie van vrachtwagens in België en in het Groot-Hertogdom Luxemburg (aantal dealers in België en Luxemburg: 33 verkoops- en servicepunten, waarvan 15 dealer-eigenaars), en behoort tot de Volvo Group Belgium N.V. Volvo Trucks is sinds 1964 actief in België en is één van de leidende truck producenten ter wereld.
Ons bedrijf is volledig toegewijd aan onze 3 basiswaarden: kwaliteit, veiligheid en respect voor het milieu (Volvo Europa Truck in Gent is de eerste CO2- vrije vrachtwagenfabriek ter wereld).
Naast vrachtwagens heeft het bedrijf een uitgebreid dienstenaanbod op het gebied van logistiek en financiering. Hierdoor kan Volvo Trucks haar klanten totale oplossingen bieden die kosteneffectieve en veilige transporten mogelijk maken. Voor meer informatie ga naar www.volvotrucks.be
>> Lees hier wat Exact Online ondernemers te bieden heeft
