| VD Consulting |
Exact Online maakt medewerkers mobiel en verbetert samenwerkingsmogelijkheden bij VD ConsultingMobiel werken is niet langer iets dat alleen maar terug te vinden is bij vertegenwoordigers die de hele dag onderweg zijn en van het ene klantbezoek naar het andere rennen. Ook de medewerkers van een boekhoudkantoor zijn veel mobieler dan vroeger. Ze werken van thuis uit aan dossiers en/of op het kantoor van de klant aan hun boekhouding. Ook het samenwerken tussen collega’s en eventueel met klanten kent een gestage opgang en heeft als gevolg dat meerdere personen vaak gelijktijdig in hetzelfde dossier willen werken en vanop verschillende computers toegang nodig hebben tot het dossier van de klant. VD Consulting, een boekhoudkantoor te Haaltert, maakte onlangs de overstap naar Exact Online, de online boekhoudsoftware oplossing van Exact Software om net mobieler te kunnen werken. Zij hebben nu van bij de klant, thuis of onderweg toegang tot hun dossiers. VD Consulting, opgericht in 2000, heeft altijd gebruik gemaakt van Cubic DOS van Exact Software voor de verwerking van de boekhouding van zijn klanten. Omdat de twee zaakvoerders regelmatig onderweg zijn en zich ook vaak bij de klant bevinden, bleven er niet veel tijdstippen over waarbij ze samen op kantoor aanwezig waren om de gemeenschappelijke dossiers van klanten in te kijken en te bespreken. Het was dus tijd om te zoeken naar een oplossing om overleg mogelijk te maken waarbij er van op afstand inzage mogelijk was. Dit was niet mogelijk met de bestaande software. "We hebben de overweging gemaakt om zelf te investeren in een server en gebruik te maken van een softwarepakket van een andere leverancier zodat we, vanop afstand, toegang zouden hebben tot onze gegevens. Maar die investering was te groot op het vlak van de aankoop en vooral onderhoud van de server voor een kantoor van onze grootte. We hebben uiteindelijk gekozen voor Exact Online, de SaaS-oplossing van Exact Software, waarbij we ons geen zorgen moeten maken over software updates, het maken van back-ups van onze gegevens en de beveiliging van onze gegevens," zegt Wim van Damme, zaakvoerder bij VD Consulting. Flexibiliteit en toegankelijkheid op maat van de ondernemingVD Consulting heeft vanaf nu toegang tot de dossiers van klanten, ongeacht of de medewerkers zich op kantoor bevinden, onderweg of bij de klant. Een internetverbinding en een computer volstaan om toegang te hebben tot de dossiers van klanten. Het uitwisselen van gegevens tussen collega’s is kinderspel via de online samenwerkingsmogelijkheden. Met Cubic DOS was het niet mogelijk om met meerdere personen toegang te hebben tot hetzelfde dossier. Wanneer collega’s nu vragen hebben over een bepaald dossier dan kan er vanop verschillende locaties onmiddellijk worden gereageerd omdat andere medewerkers ook inzage hebben in het dossier. Wanneer er met meerdere personen aan de boekhouding van eenzelfde klant moet gewerkt worden, moeten de gegevens niet meer naar de computer van een collega worden overgezet. Dikwijls werd de computer waar de gegevens van de klant zich op bevonden gebruikt als databank waar meerdere personen de klantenbestanden afhalen voor of opzetten na verwerking. Iedereen kan dankzij Exact Online op zijn eigen werkstation blijven verder werken of van bij de klant werken op die dossiers die hij of zij nodig heeft zonder de rompslomp van de filetransfers. "Er was slechts 1 dag nodig voor de vlekkeloze overgang en het overzetten van de Cubic DOS gegevens van onze klanten naar Exact Online," aldus Wim van Damme. "De grootste aanpassing was misschien wel het veelvuldiger werken met de muis. Het werkt misschien niet zo snel als Cubic DOS maar de online boekhoudoplossing laat toe om veel sneller data terug te vinden omdat je kan doorklikken in schermen en niet meer voortdurend moet wisselen tussen de verschillende schermen zoals bij Cubic DOS. De algemene balans na de overgang naar Exact Online is dus positief. "Wat de samenwerkingsmogelijkheden betreft, zijn het enkel de medewerkers die hier op dit ogenblik gebruik van maken. Exact Online voorziet ook samenwerkingsmogelijkheden tussen boekhoudkantoren en klanten maar in dit stadium verkiezen de klanten van VD Consulting nog gebruik te maken van eigen lokaal geïnstalleerde oplossingen of doen zij beroep op het boekhoudkantoor voor het verwerken van onder andere de facturen. PrijsExact Online is een online oplossing waarbij klanten per dossier betalen. Voor VD Consulting betekende dit dat er veel meer transparantie is in de kosten per klant.
|
