Budgettaire transparantie is voor een kleine vereniging met slechts 2 vaste personeelsleden van het grootste belang. “Cijfers, daar staat of valt onze hele werking mee”, zegt Evelien Dekens, stafmedewerker Beleid & Onderzoek bij het KeM. “Ik kreeg er, door een samenloop van omstandigheden, de taak bij om de boekhouding over te nemen. Dat slorpte heel veel van mijn tijd op: software aanleren, gegevens invoeren, input checken etc. Uiteindelijk namen we een professionele accountant onder de arm, maar veel van het voorbereidend werk bleef ik zelf doen. En het bestaande softwareprogramma bleek daarbij al gauw een struikelblok. Het was veel te complex en helemaal niet gebruiksvriendelijk, wat mij te afhankelijk maakte van de boekhouder en de softwareleverancier. ”
Naast het jaarlijks innen van de lidgelden voor de driemaandelijkse ‘Thuiszorgkrant’ brengt het verwerken van de subsidies en de giften, maar ook het uitgeven en verkopen van een aantal publicaties allerlei boekhoudoperaties met zich mee. “Omdat ik boekhouden met mijn andere activiteiten moet combineren en zelf geen boekhouder van opleiding ben, had ik nood aan een gebruiksvriendelijk programma dat ik snel onder de knie kon krijgen”, zo benadrukt Evelien Dekens. “Daarnaast was het voor mij ook belangrijk om efficiënt te kunnen werken. Zo vond ik het noodzakelijk dat de bestaande gegevens rechtstreeks zouden kunnen geïntegreerd worden in een nieuw boekhoudsysteem. Via een bestuurder kwamen we uiteindelijk terecht bij Exact Online”.
De gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheden van het online boekhoudpakket gaven de doorslag. “Met Exact Online kon ik meteen aan de slag. Je hoeft er echt geen specialist voor te zijn. Ik gebruik Exact Online voornamelijk voor administratie, facturatie en het opvolgen van betalingen” vervolgt Evelien Dekens. Door overschakeling op een webshop kon het KeM het aantal verkoopfacturen al drastisch terugdringen. Een ander groot voordeel van Exact Online is dat ik met de Premium versie zowel de facturen als de betalingsherinneringen nu digitaal, rechtstreeks vanuit het boekhoudsysteem, naar de klanten kan sturen. Dat werkt een stuk efficiënter. En ik hoef mijn hoofd niet langer te breken over software updates, het vernieuwen van licenties en het maken van back-ups.” Dat Exact Online via een systeem van modules tal van mogelijkheden biedt zodat de boekhouding een stuk transparanter is geworden, weet Evelien ook heel sterk te waarderen: “ Zo kan ik nu heel gemakkelijk analyses maken van betalingsoverzichten of met de module ‘budgetten’ bepaalde scenario’s aftoetsen binnen de boekhoudkundige mogelijkheden. Dat was voorheen misschien ook wel mogelijk, maar niet op één, twee, drie terug te vinden in de software”.
Exact Online biedt de gebruiker ook de mogelijkheid om van op afstand met de boekhoudsoftware te werken. Dat komt het KeM bijzonder goed uit, want de penningmeester en andere bestuurders wonen niet allemaal naast de deur. Ze kunnen nu van op afstand ‘meekijken’ in de boekhouding. Op de hoofdzetel biedt het dan weer een praktische oplossing voor het feit dat er slechts enkele laptops ter beschikking zijn. “Van zodra er een externe bezoeker is, wordt het vechten om een PC. Met Exact Online kan ik van op elke PC toegang krijgen tot de boekhoudsoftware, zo zou ik ook van thuis uit kunnen werken”, zegt Evelien Dekens.
Het KeM is een kleine vereniging en de subsidies van de overheid zijn ontoereikend voor een comfortabele werking. Er wordt bijgevolg goed nagedacht over elke nieuwe investering en het bestuur waakt erover dat het gemeenschapsgeld goed en efficiënt wordt beheerd. “Met Exact Online hebben we al heel wat kunnen verbeteren in het beheer van onze boekhouding en de winst op lange termijn zien we vooral in het volledig zelfstandig en onafhankelijk beheren van onze boekhouding”, concludeert Evelien.
>> Lees hier wat Exact Online vzw's te bieden heeft
Kenniscentrum Mantelzorg vzw of kortweg KeM is de oudste mantelzorgvereniging in Vlaanderen en Brussel. Mantelzorgers ondersteunen zorgafhankelijke personen uit hun omgeving. Het begon allemaal in 1988, toen in het kader van het onderzoek “De stem van het thuismilieu”, gepubliceerd door de Koning Boudewijnstichting, voor het eerst werd gepeild naar ervaringen, noden en verwachtingen van familieleden van zorgafhankelijke personen. De uitzending die de toenmalige BRT in het programma “Ommekaar” vervolgens aan dit onderzoek wijdde, bracht families samen die thuis voor een kind, partner of ouder zorgden. Het was duidelijk dat iemand zijn schouders onder deze problematiek diende te zetten en zo werd in 1990 de Werkgroep Thuisverzorgers, het huidige KeM, opgericht. Aanvankelijk kreeg de vereniging geen subsidies en bleef ze overeind door giften, verkoop van publicaties en steun van de families zelf. In 1999 werd het KeM in het kader van het ‘Thuiszorgdecreet’ door de Vlaamse Gemeenschap erkend als vereniging van gebruikers en mantelzorgers. Samen met 4 andere mantelzorgverenigingen timmert het nu aan de weg naar een beter mantelzorgbeleid.
