Pioniers
VZW Feniks werkt reeds sinds het begin van de jaren ’90 met boekhoudpakketten van Exact Software. Er is sinds ‘Cubic Dos’ en later ‘Cubic Pro’ een hele weg afgelegd op vlak van technologische mogelijkheden. In 2005 zette Feniks dan de stap naar het online boekhoudpakket van Exact Online. “We hebben altijd al een pioniersmentaliteit gehad. Als we voelen dat ergens voordeel uit te halen valt, aarzelen we niet om een nieuwe stap te zetten. Met de overschakeling naar Exact Online was dat niet anders”, zegt Gudrun Tack, verantwoordelijke van de boekhouding.
“Toen principieel het besluit werd genomen om het management van de 3 vzw’s centraal te beheren, was het duidelijk dat ook de boekhouding geïntegreerd moest worden. Omdat er gewerkt wordt van op 3 verschillende locaties waren we op zoek naar een transparant, gebruiksvriendelijk en flexibel systeem dat door iedereen op de 3 locaties consulteerbaar was. Exact Online kwam aan al die noden tegemoet ”, vervolgt ze.
Transparantie
Het is voor vzw Feniks belangrijk om een vergelijking te kunnen maken tussen de 3 vzw’s. Daarvoor moeten ze kunnen terugvallen op een historiek. “Exact Online houdt steeds de hele historiek van de boekhouding bij en dit stelt ons in staat om leveranciers op hun prijzen te kunnen aanspreken. Gegevens binnen Exact Online zijn ook makkelijk te exporteren en importeren zodat we er zelf de nodige bewerkingen op kunnen doen” , zegt Johan Baert, Administratief Manager.
Gebruiksgemak
“Exact Online bespaart ons ook een hele hoop papier- en opzoekwerk. Zo kunnen we betalingsherinneringen automatisch online versturen en kunnen we een nieuw afgesloten en ingescand contract rechtstreeks aan de leveranciersfiche hangen. Als je iets wilt opzoeken hoef je dus geen tijd te verliezen met het doorzoeken van mappen” , zo vervolgt hij. “De cockpit-pagina is dan weer één van mijn favorieten”, gaat Gudrun verder. “Daar krijg je in één oogopslag een overzicht van de solvabiliteit, de openstaande facturen en hoeveel dagen er nog te gaan zijn voor de BTW aangifte. Héél handig en overzichtelijk vind ik dat. En met Exact Online moet ik mij ook geen zorgen meer maken over back-ups of updates want die lopen volledig automatisch.”
Flexibiliteit
Exact Online biedt vzw Feniks ook een antwoord op hun vraag naar flexibiliteit. Zo stelt het modulesysteem hen in staat om een boekhouding ‘op maat’ uit te werken, waarbij ze alleen betalen voor de modules die ze nodig hebben. Het is ook altijd mogelijk om op elk moment foutjes recht te zetten en correcties door te voeren. “Zo was het vroeger noodzakelijk dat de jaarafsluiting rond was om verder te kunnen gaan. Nu kan je in tussentijd verder blijven boeken”, zegt Gudrun.
Met Exact Online kan de gebruiker ook van op afstand met de boekhoudsoftware werken en dat komt vzw Feniks bijzonder goed uit. “Onze medewerkers op de verschillende locaties kunnen van op afstand meekijken en alles van elkaar volgen. Hierdoor moeten we niet meer fysiek afspreken en dat bespaart ons heel wat tijd en geld. Met Exact Online hebben we onze boekhouding ook altijd ‘bij de hand’, ook als we op verplaatsing zijn”, zo bevestigt Johan.
Service
Over de service tenslotte, zijn beide heel tevreden. Gudrun en Johan: “Op de helpdesk word je snel en efficiënt geholpen: we hebben een direct aanspreekpunt. Exact Software staat ook open voor feedback van gebruikers en suggesties. Zo hebben we bij hen aangekaart dat we voorlopig de bestaande facturatiemodule niet gebruiken omdat ze niet afgestemd is op onze specifieke noden.* We gebruiken hiervoor een applicatie die binnen de sector ontwikkeld is Bij Exact bekijkt men momenteel hoe de link tussen beide programma’s kan worden gemaakt zodat wij onze facturen in de toekomst niet meer handmatig moeten invoeren. Ze luisteren naar hun gebruikers en trachten oplossingen aan te reiken waar nodig.”
*VZW Feniks is een gesubsidieerde vzw die functioneert binnen een strikt genormeerd systeem en op die basis middelen en personeel toegewezen krijgt. Door haar eigenheid is de vzw zogenaamd ‘gemengd BTW-plichtig’. Concreet betekent dit dat er 2 pijlers zijn binnen de facturatie: klantenboekhouding enerzijds en leveranciersboekhouding anderzijds. Op de 350 facturen die maandelijks aan de cliënten voor geleverde dienstverlening worden aangerekend, is de vzw niet BTW-plichtig. Op aankopen en verkopen binnen de werking van het technisch atelier is de BTW-wetgeving wel van toepassing.
Feniks VZW
Bevrijdingslaan 44 - 8580 Avelgem
Tel.: 056/64 60 62 - fax: 056/64 49 81
E-mail: info@vzwfeniks.be
>> Lees hier wat Exact Online vzw's te bieden heeft
