Complexe wettelijke procedure
Zoals alle vzw’s heeft ook Legia een penningmeester aangesteld die een wettelijk verplichte opleiding boekhouding voor vzw’s volgde bij een erkend opleidingscentrum. De procedure die hij kreeg aangeleerd om rekeningen bij te houden bleek uiterst ingewikkeld en moeilijk om op te volgen. Rekeningen, ook van vzw’s, moeten steeds kloppen. Dirk Willaert, voorzitter raad van bestuur Legia: “ Onze penningmeester kon dit met het huidige systeem niet garanderen. Bij een overschot of een tekort was hij verplicht om in Excel sheets te zoeken naar het verschil. En ook om bijvoorbeeld een bepaald aangekocht goed terug te vinden, moest hij op dezelfde manier te werk gaan. Gebruiksgemak en structuur ontbraken volledig en lijsten trekken was bijna onmogelijk.” Daarop besloten de bestuursleden om op zoek te gaan naar een alternatief.
Zo testten ze eerst nog een alternatief boekhoudpakket uit, maar zonder veel resultaat. Het bleek duur en niet gebruiksvriendelijk. Inge Coomans, vrijwillige boekhoudster Legia: “Op kantoor werken wij met Exact en zijn daar heel tevreden over. Ik raadde Dirk dan ook aan om na te gaan welke oplossing van Exact het best zou tegemoet komen aan de behoeften van een vzw en zo kwamen we bij Exact Online terecht.”
Gesubsidieerde vzw
Om de werking te kunnen garanderen, dient de Vzw Legia elk jaar meerdere subsidiedossiers in bij ondermeer de Vlaamse Overheid. Elke vzw die een beroep wenst te doen op subsidiëring wordt bij wet verplicht om een boekhouding te voeren en analytisch te kunnen aantonen op welk project er wordt geboekt. Dirk: “Als je als vzw een beroep wil doen op subsidies, heb je alvast een stevig argument als je kan aantonen dat je over een boekhoudpakket beschikt waarmee je per project lijsten kan trekken. Dat was voor ons alvast een belangrijke reden om de overstap naar Exact Online te maken.”
Gunstige prijs-kwaliteitsverhouding
Voor Dirk gaven de prijs, gebruiksvriendelijkheid, moduleerbaarheid en all-in formule van Exact Online de doorslag. “Exact Online is heel gunstig geprijsd en bovendien weet je perfect wat je maandelijks betaalt. Er zijn geen onverwachte bijkomende kosten. Zowel updates, onderhoud als de helpdeskservice zijn allemaal in het maandelijkse abonnementsgeld inbegrepen”, zegt Dirk. Momenteel gebruikt vzw Legia het basispakket en de module analytische boekhouding. “Omdat Exact Online moduleerbaar is, betaal je alleen wat je echt nodig hebt en kan het boekhoudpakket mee evolueren met de vzw”, vervolgt Inge. “De analytische boekhouding heeft vzw Legia vooral nodig in het kader van subsidies en om makkelijk te kunnen rapporteren. Als ze volgend jaar de coördinatie van de Open Monumenten dag voor het Museum van Velzeke voor hun rekening zullen nemen, is het handig dat we alles op één rekening kunnen zetten voor dit project en achteraf lijsten kunnen trekken voor het museum”, gaat ze verder. Inge kende Exact al van haar dagelijkse job, maar ook Dirk, die geen boekhouder is van opleiding kon er al snel zijn weg in vinden. “Omdat het een internettoepassing is, heeft Exact Online een heel intuïtief karakter en is het logisch opgebouwd. Het is bovendien ook heel handig dat we nu met meerdere bestuursleden tegelijk de boekhouding kunnen bekijken. Iedereen kan van op afstand mee volgen, daar waar we vroeger steeds de penningmeester moesten storen als we iets wilden weten”, zegt Dirk. En Inge vervolgt: “je kan met Exact Online ook heel makkelijk gegevens importeren en exporteren, dat was voordien helemaal niet mogelijk. Ook het maken van de jaarrekening is nu met een druk op de knop gerealiseerd, daar waar dat vroeger volledig met de hand moest berekend worden.” Vzw Legia is met Exact Online ook klaar voor de toekomst: “als de vzw op termijn een eigen site kan nabouwen en op het terrein ook een cafetaria wil voorzien, zullen ze ook btw onderhevige inkomsten hebben die boekhoudkundig moeten verwerkt worden. Btw aangiftes kunnen heel makkelijk in Exact Online verwerkt worden”, besluit Inge.
Meer info over vzw Legia - forum voor de ijzertijdstudie
Vzw Legia werkt rond drie pijlers: educatie, informatie en recreatie. Educatie staat voor levenslang leren: zelf bijleren via de experimentele archeologie, maar ook kennis overdragen op historische evenementen en naar scholen via workshops. Informeren doet de vzw voornamelijk via haar website, maar ook via het historische tijdschrift ‘Legia Bulletin’, via lezingen en infostanden op evenementen. Wat het recreatieve luik betreft zullen ze bijvoorbeeld voor de Open Monumentendag 2011 in het Museum van Velzeke een schouwspel opzetten rond het thema conflict. Voor meer informatie: www.legia-forum.org
>> Lees hier wat Exact Online vzw's te bieden heeft
